基于大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的高校檔案管理服務(wù)模式再造

畢鵬瑤

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2017.25.253

摘 要：在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的基本特征，這些新特征給高校傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式帶來了挑戰(zhàn)。為此，高校檔案管理服務(wù)模式要在理念、流程、機(jī)構(gòu)等方面進(jìn)行再造。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 高校檔案 管理模式 再造

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）09（a）-0253-02

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展而來的“大數(shù)據(jù)”應(yīng)用，伴隨著云計(jì)算、云存儲等新型的IT服務(wù)模式，已經(jīng)開始深刻影響經(jīng)濟(jì)社會的方方面面。大數(shù)據(jù)有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、動態(tài)的數(shù)據(jù)流量、多樣的數(shù)據(jù)類型、巨大的數(shù)據(jù)價(jià)值4個特征。高校檔案是記錄著學(xué)校最清晰的原始信息，具有數(shù)據(jù)海量、動態(tài)性強(qiáng)、多源異構(gòu)、需求多樣、價(jià)值巨大等特點(diǎn)，是“大數(shù)據(jù)”應(yīng)用的重要領(lǐng)域，將會對高校檔案管理與服務(wù)模式變革產(chǎn)生巨大的影響[1]。

1 理念再造：應(yīng)對大數(shù)據(jù)下高校檔案管理服務(wù)挑戰(zhàn)

理念是行動的先導(dǎo)。在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理面臨著巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，高校檔案工作要進(jìn)一步從傳統(tǒng)思維中解放出來，積極進(jìn)行理念改造，從內(nèi)在動力因素上積極應(yīng)對挑戰(zhàn)。

一是數(shù)據(jù)服務(wù)理念。大數(shù)據(jù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，由于其數(shù)據(jù)分析的效率性和便利性，可以對相關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)進(jìn)行全樣本、全過程、全方位分析，提供更為新穎和便利的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)，滿足師生多樣化的服務(wù)[2]。

二是數(shù)據(jù)共享理念。由于傳統(tǒng)檔案管理和檔案數(shù)據(jù)的局限性，很多應(yīng)該開放、共享的檔案數(shù)據(jù)并不能及時(shí)提供給被服務(wù)者和需求者。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，是在共享中運(yùn)行和實(shí)現(xiàn)的，可以對眾多相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合，形成能夠滿足多樣化需求的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)校內(nèi)校外共享。

三是數(shù)據(jù)集成理念。高校檔案有數(shù)據(jù)種類繁多、數(shù)量巨大等特點(diǎn)，檔案管理人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔和存儲時(shí)，可通過制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)數(shù)據(jù)云平臺，將不同種類、不同格式、不同來源、不同形式的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的集成，建立數(shù)據(jù)模塊化管理，建立統(tǒng)一的高校檔案數(shù)據(jù)資源庫，實(shí)現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)之間的融通整合和集成分析。

四是數(shù)據(jù)安全理念。安全是數(shù)據(jù)的生命。大數(shù)據(jù)背景下，確保檔案信息的齊全完整、原始真實(shí)、機(jī)密可用是檔案數(shù)據(jù)工作的重中之重。這就需要建立“人防、物防、技防”三位一體的數(shù)據(jù)信息安全體系，提高檔案工作人員的安全意識、完善安全管理制度。

2 流程再造：優(yōu)化大數(shù)據(jù)下高校檔案管理服務(wù)系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)技術(shù)是將大量信息資源在合理時(shí)間內(nèi)進(jìn)行采集、篩選與處理，并將有效信息及時(shí)反饋給用戶，幫助用戶實(shí)現(xiàn)輔助決策。這就需要高校檔案管理與服務(wù)要充分適應(yīng)和運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和技能，有效管理和開發(fā)檔案資源，優(yōu)化和再造高校檔案管理與服務(wù)流程，最大限度地滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案信息的需求[3]。

一是拓展高校檔案歸檔范圍。大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢之一，就是能夠?yàn)槲覀兲峁嫶蟮拇鎯臻g。這就使高校檔案收集整理工作突破了傳統(tǒng)的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容和保管期限的限制，高校任何教學(xué)管理等活動所形成的不同媒介載體的數(shù)據(jù)，都將被納入到歸檔范圍。高校教學(xué)管理等活動中形成的文件、數(shù)據(jù)、視頻、郵件等，都應(yīng)被收集歸檔，形成高校檔案信息資源大數(shù)據(jù)集。

二是統(tǒng)一高校檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。高校應(yīng)建立檔案信息化管理統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌推動檔案信息化建設(shè)，破除信息壁壘、推進(jìn)數(shù)據(jù)開放，制定電子文件歸檔管理、元數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)交換格式等檔案信息化管理規(guī)章與制度，保證檔案數(shù)據(jù)資源的有效整合，實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)共享。同時(shí)，高校檔案部門應(yīng)以統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)為媒介，加強(qiáng)與其他高校之間、與地方之間在資源、技術(shù)、人才、資源建設(shè)等領(lǐng)域的協(xié)作與交流。

三是優(yōu)化高校檔案管理與服務(wù)流程。大數(shù)據(jù)技術(shù)條件下，以“收、管、用”為主要環(huán)節(jié)的傳統(tǒng)高校檔案管理方式將會被重構(gòu)與再造，檔案管理由實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變、向知識管理轉(zhuǎn)型。高校檔案管理與服務(wù)“收”的環(huán)節(jié)將由傳統(tǒng)的“集整理各歸檔部門移交與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送過來的紙質(zhì)檔案與電子檔案”轉(zhuǎn)變“數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、自動收集”；“管”將由傳統(tǒng)的“是對收集的材料進(jìn)行分類、整編、組卷、著錄等流程”轉(zhuǎn)變?yōu)樵破脚_存儲、計(jì)算、分析；“用”將由傳統(tǒng)的“為用戶提供簡單利用或通過對館藏資源進(jìn)行整理、加工、分析、編研”等流程轉(zhuǎn)變?yōu)榉治?、發(fā)現(xiàn)與預(yù)測，為大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案工作管理研究。

3 機(jī)構(gòu)再造：構(gòu)建大數(shù)據(jù)下高校檔案管理服務(wù)體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代呼喚高校構(gòu)建檔案管理與服務(wù)大體系，不僅要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)運(yùn)用的開放性、先進(jìn)性、社會化與多元化，而且要樹立大服務(wù)的理念，主動挖掘大數(shù)據(jù)檔案資源的有效價(jià)值，為用戶提供個性化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化服務(wù)。

一是建立統(tǒng)一開放的數(shù)據(jù)平臺。大數(shù)據(jù)背景下，檔案館將通過對大數(shù)據(jù)先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)動，包括移動互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等，由傳統(tǒng)業(yè)務(wù)向資源的數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析等方向轉(zhuǎn)移。這些變化的實(shí)現(xiàn)將通過檔案管理與服務(wù)部門統(tǒng)計(jì)分析服務(wù)、移動平臺服務(wù)、在線互動服務(wù)等信息服務(wù)方式，建立起統(tǒng)一開放的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)平臺。通過云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘等數(shù)據(jù)技術(shù)，高效處理海量的檔案數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)館藏檔案的核心價(jià)值。比如，可以實(shí)現(xiàn)大學(xué)生的學(xué)籍表、成績單等與畢業(yè)調(diào)配表的相關(guān)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，進(jìn)一步了解學(xué)生的基本信息，包括生源所在地、成績、家庭背景等對學(xué)生就業(yè)的影響，從而有針對性地對學(xué)生開展職業(yè)生涯規(guī)劃和就業(yè)指導(dǎo)等方面的工作。通過互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等搭建用戶互動平臺，推出微信平臺服務(wù)，為用戶更加便利、個性化地服務(wù)[4]。

二是建立統(tǒng)一共享的服務(wù)平臺。大數(shù)據(jù)技術(shù)將充分發(fā)掘檔案數(shù)據(jù)資源的巨大價(jià)值，有效地改變傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)別人來查檔案的“以我為主”的被動服務(wù)模式，將“死檔案”變成“活信息”，為用戶提供更加快捷、便利和個性化的數(shù)據(jù)服務(wù)。建立統(tǒng)一共享的數(shù)據(jù)服務(wù)平臺，需要充分挖掘和利用信息技術(shù)，積極主動了解用戶的訴求，深入挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)，尋找檔案數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，搜索可利用的信息資源，滿足用戶需求，為其提供精準(zhǔn)化信息參考，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)一站式服務(wù)[5]。

三是建立統(tǒng)一有效質(zhì)量監(jiān)控平臺。檔案數(shù)據(jù)服務(wù)質(zhì)量的高低、服務(wù)效果的優(yōu)劣不僅取決于數(shù)據(jù)服務(wù)平臺的功能性服務(wù)，還取決于是否建立起了統(tǒng)一有效的數(shù)據(jù)服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控平臺，服務(wù)質(zhì)量是衡量檔案服務(wù)是否有成效的標(biāo)準(zhǔn)；滿足用戶需求的程度是測量檔案服務(wù)是否有質(zhì)量的標(biāo)尺。因此，檔案管理與服務(wù)部門在提供檔案服務(wù)的同時(shí)，重點(diǎn)應(yīng)該健全并完善以用戶需求為導(dǎo)向的服務(wù)質(zhì)量全過程監(jiān)管與考核體系，這應(yīng)主要包括關(guān)于檔案利用服務(wù)制度和考核指標(biāo)的建立健全、檔案數(shù)據(jù)服務(wù)平臺功能化服務(wù)反饋等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改，不斷規(guī)范和優(yōu)化服務(wù)流程，大力提升檔案數(shù)據(jù)服務(wù)水平。

4 結(jié)語

檔案記載著高校各種活動，是學(xué)校發(fā)展的真實(shí)反映，是學(xué)校建設(shè)的重要信息資源，其服務(wù)功能必須要充分地發(fā)揮出來。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理人員要積極應(yīng)對高校檔案管理服務(wù)挑戰(zhàn)，優(yōu)化大數(shù)據(jù)下高校檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，構(gòu)建檔案管理與服務(wù)大體系。

參考文獻(xiàn)

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