試論高校檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施

謝連賜

摘 要：高校檔案管理工作是高校管理工作中的重要組成部分，在高校管理中具有重要意義。高校檔案管理工作可以對(duì)學(xué)校處于各個(gè)階段的教學(xué)科研、編史修志以及行政管理等進(jìn)行全方面的真實(shí)反映，有利于高校更好的發(fā)展。本文針對(duì)目前高校檔案管理中存在一些問(wèn)題進(jìn)行分析，并且提出了有效的解決措施。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；問(wèn)題；解決措施

1 高校檔案管理工作的重要意義

高校檔案管理工作在高校的日常管理中占有重要地位，可以說(shuō)，高校檔案管理的水平和質(zhì)量直接影響了高校的辦學(xué)質(zhì)量。高校檔案可以為編史修志提供符合實(shí)際的材料，可以為教學(xué)評(píng)估和評(píng)價(jià)提供原始的數(shù)據(jù)，可以為教職員工宣傳教育教學(xué)提供有力的素材，可以說(shuō)，高校檔案管理工作跟高校的發(fā)展具有密切聯(lián)系?，F(xiàn)代社會(huì)講究依法辦事，根據(jù)規(guī)章制度辦事，高校檔案真實(shí)的反映了學(xué)校教職員工的各種信息，為依法辦事、依據(jù)規(guī)章制度辦事提供了依據(jù)，對(duì)于學(xué)校提高教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。高校檔案相當(dāng)于高校教職員工的憑證，具有權(quán)威性和真實(shí)性，可以為學(xué)校的教學(xué)建設(shè)、科學(xué)研究、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估等等提供真實(shí)可靠的參考依據(jù)，高校檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)關(guān)系到高校管理能否正常實(shí)現(xiàn)，高質(zhì)量的高校檔案管理是高校管理工作的重要保障，高校檔案管理工作的優(yōu)化可以促進(jìn)高校管理進(jìn)程的加快，提高高校的辦學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平，有助于提升高校在社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)的全面發(fā)展具有重要意義。

2 高校檔案管理中存在的問(wèn)題

高校檔案管理對(duì)于高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)具有重要意義，為了提升高校在社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)力，必須要做好高校檔案管理工作，但是目前高校檔案管理工作中還存在一些問(wèn)題，制約了高校檔案管理工作水平的提升。

1. 高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠

高校檔案管理工作應(yīng)該是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、連續(xù)性的工作，但是目前高校檔案管理工作缺乏這一發(fā)展原則，這主要是高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠。在高校開展檔案管理達(dá)標(biāo)工作時(shí)，工作人員加班加點(diǎn)的對(duì)檔案進(jìn)行整理和升級(jí)，但是一旦達(dá)標(biāo)任務(wù)完成，檔案管理工作馬上恢復(fù)到之前不管不問(wèn)的狀態(tài)。還有一些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)不清，參與程度不夠，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于高校發(fā)展的重要性，有些人甚至錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理就是保存一些沒(méi)什么用處的資料，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案室的實(shí)際作用，正是這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)阻礙了高校檔案管理工作的發(fā)展。

2. 高校檔案管理工作 的管理程序不完善

高校檔案管理工作中還存在缺乏制度化管理程序的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：首先是對(duì)檔案的收集不規(guī)范，高校檔案管理的工作人員在收集檔案時(shí)，沒(méi)有一個(gè)完善系統(tǒng)的檔案收集制度，工作存在隨意性，教職員工檔案相交就交，不想交就不交，造成了高校檔案收集工作存在許多的漏缺。其次是檔案整理不規(guī)范，近年來(lái)高校發(fā)展十分迅速，教職員工的數(shù)量在不斷的增加，檔案管理工作越來(lái)越繁重，因此檔案管理部門也引進(jìn)了一批新的檔案管理工作人員，但是這些剛進(jìn)入的工作人員專業(yè)素質(zhì)水平不同，有的缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，造成了檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了很多問(wèn)題。第三是高校檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)設(shè)立不規(guī)范，現(xiàn)在高校檔案管理體系大多是獨(dú)立存在的，不受行政部門的管理，因?yàn)闄n案管理部門的人員在進(jìn)行某項(xiàng)工作時(shí)，需要直接向上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，而一般高校檔案管理的主管領(lǐng)導(dǎo)都是由學(xué)校其他領(lǐng)導(dǎo)兼任的，本身的各項(xiàng)工作比較忙碌，檔案管理工作人員與領(lǐng)導(dǎo)溝通的時(shí)間有限，造成了許多檔案管理工作開展困難。最后是檔案利用管理不規(guī)范，主要是檔案外借之后，沒(méi)有如期歸還，這給其他工作帶來(lái)了困難。

3. 缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行改造

隨著科技的進(jìn)步，我們的日常工作生活已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)，但是在高校檔案管理工作中，還是缺乏對(duì)辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用，檔案管理和提供利用中對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用還比較少，落后的檔案管理手段給現(xiàn)代高校檔案管理工作帶來(lái)了困難。高校檔案管理工作中缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化改造的原因主要有兩點(diǎn)：第一是部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠，在檔案管理辦公自動(dòng)化改造方面投入較少，導(dǎo)致了高校檔案管理遲遲沒(méi)有實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，檔案管理工作效率低下。第二是檔案管理的工作人員大多年紀(jì)比較大，即使學(xué)校購(gòu)買了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，工作人員也不能夠熟練的掌握和操作這些設(shè)備，最后還是使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理辦法進(jìn)行檔案管理工作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的辦公自動(dòng)化。

4. 高校檔案管理的人才匱乏

高校檔案管理中存在人才匱乏的問(wèn)題，目前我國(guó)大多數(shù)高校檔案管理工作中都存在這一問(wèn)題，這主要是因?yàn)樵缙诟咝?duì)于檔案管理工作不重視，沒(méi)有注意培養(yǎng)檔案管理專業(yè)的人才，負(fù)責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)大多是其他崗位領(lǐng)導(dǎo)人兼任的，這就造成了目前高校檔案管理工作中存在很多不具備檔案管理專業(yè)素質(zhì)的人，這些人沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，不能夠積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)新的檔案管理方法，造成了高校目前無(wú)法建立起一支高素質(zhì)、技術(shù)型的檔案管理人才隊(duì)伍，人才匱乏給高校的檔案管理工作造成了影響。

3 提高高校檔案管理工作水平的措施

1. 加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度

提高高校檔案管理的水，首先要做的就是加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到高校檔案管理對(duì)于高校發(fā)展的重要性，這樣才能夠?qū)⑦@種檔案精神傳達(dá)給教職員工。其次還要做好宣傳工作，向?qū)W校教職員工和學(xué)生普及檔案管理的重要性，讓大家都能夠積極配合高校檔案管理工作。還要做到完善高校檔案管理工作制度，讓檔案管理工作做到有法可依，有章可循，根據(jù)規(guī)章制度來(lái)規(guī)范檔案管理工作，減少檔案管理工作中各種問(wèn)題的出現(xiàn)，建立起從上到下層層監(jiān)督的體制。最后，要加強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)，高校檔案管理工作具有重要意義，其主要原因就是檔案對(duì)于教職員工的發(fā)展非常重要，通過(guò)檔案可以清除的了解到教職員工和學(xué)生的個(gè)人履歷信息，通過(guò)檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的資源共享，從而更好的促進(jìn)學(xué)校人才儲(chǔ)備工作的發(fā)展，提高學(xué)校的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。

2. 提高高校檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平

提高高校的檔案管理工作的水平，要注意提高高校檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平。檔案管理工作人員的素質(zhì)水平，對(duì)高校檔案管理工作具有非常重要的作用，而要建立一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍，就必須要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)在高校檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高他們檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，定期對(duì)管理人員進(jìn)行新的管理方法和管理理念的培訓(xùn)，不斷的豐富他們檔案管理的知識(shí)和方法。除了提高管理人員的專業(yè)技能之外，還要注意提高他們的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理工作人員愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，檔案管理工作對(duì)于高校的發(fā)展具有重要作用，工作人員必須要重視檔案管理工作，積極地投身到工作之中去，認(rèn)真負(fù)責(zé)的對(duì)待自己的工作，不敷衍、不應(yīng)付。

3. 規(guī)范高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)

提高高校檔案管理工作的水平，還應(yīng)該規(guī)范高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)程序，首先從收集檔案開始，就要有標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范，對(duì)教職員工和學(xué)生的檔案收集進(jìn)行明確的規(guī)定，杜絕出現(xiàn)檔案隨意不提交的現(xiàn)象，其次是對(duì)檔案進(jìn)行整理組合，實(shí)現(xiàn)案卷的規(guī)范化，重新對(duì)檔案進(jìn)行分類整理。最后對(duì)檔案的題名進(jìn)行規(guī)范，保證檢索時(shí)查準(zhǔn)率，按照規(guī)范序號(hào)進(jìn)行查找，提高檔案利用的效率。

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