事業(yè)單位設(shè)備檔案管理的信息化建設(shè)分析與研究

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及科技水平的不斷提高，事業(yè)單位對從業(yè)者的各項要求也隨之提高，這也間接增加了員工的流動性，從而加大了事業(yè)單位檔案管理的難度。對于現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理來講，科學(xué)合理利用先進(jìn)的信息化管理模式不容小覷。事業(yè)單位設(shè)備檔案管理信息化可以從根本上改善傳統(tǒng)事業(yè)單位管理中存在的問題和弊端。本文針對事業(yè)單位設(shè)備檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行了簡要分析，并闡述現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，為提高事業(yè)單位設(shè)備檔案管理信息化的整體水平提供些許建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；設(shè)備；檔案管理；信息化建設(shè)；對策

事業(yè)單位中的設(shè)備作為維護(hù)正常工作的媒介與工具，同時也是事業(yè)單位中固定資產(chǎn)的重要部分，所以做好設(shè)備的管理尤為重要?，F(xiàn)階段，在新時代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)事業(yè)單位設(shè)備檔案管理的需求，為了不斷提升事業(yè)單位設(shè)備檔案管理的整體水平，必須要做到與時俱進(jìn)，并轉(zhuǎn)變管理思想，完善設(shè)備檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行。

1 事業(yè)單位設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，我國事業(yè)單位設(shè)備檔案管理工作仍然存在諸多問題，許多事業(yè)單位的檔案管理人員并不重視自己崗位的重要性，而相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)亦是忽視設(shè)備檔案管理的發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理工作仍舊處于傳統(tǒng)“抄抄寫寫”的管理模式中，這種工作模式使得工作氛圍較為沉悶，嚴(yán)重影響了檔案管理工作者的積極性，枯燥古板的檔案管理工作環(huán)境也是阻礙事業(yè)單位高效發(fā)展的重要因素。此外，在事業(yè)單位設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)中，缺乏高素質(zhì)人才的投入和培養(yǎng)，由于檔案管理人員的專業(yè)水平有限，所以不能適應(yīng)信息化管理的模式，這就是導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)問題的人為因素。在傳統(tǒng)檔案信息管理的影響下，主要是以人工查找資料為主，而現(xiàn)代檔案信息則是通過計算機(jī)進(jìn)行查找，但由于事業(yè)單位對設(shè)備的維護(hù)和投入資金的不足，導(dǎo)致事業(yè)單位設(shè)備檔案數(shù)據(jù)檢索工具不能更好的服務(wù)于檔案管理系統(tǒng)。

2 事業(yè)單位設(shè)備檔案管理信息化的重要性

事業(yè)單位設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)不僅能夠有效的提高工作效率與質(zhì)量，同時信息化的處理方式更有利于保存完整的檔案資料，完善的信息化數(shù)據(jù)庫能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙式信息進(jìn)行數(shù)字化處理，更便于查找和收集。經(jīng)調(diào)查研究表明，我國事業(yè)單位采用傳統(tǒng)與現(xiàn)代化檔案管理相結(jié)合的方式來相互彌補(bǔ)彼此的不足，以更好的進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。但由于我國事業(yè)單位檔案管理的信息化水平較低，發(fā)展的也比較緩慢，所以，在信息化管理中就會存在各種問題。為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位自身的競爭力，就需要加快信息化建設(shè)的進(jìn)程和力度，不斷提高自身的管理水平，以更好的實施人力資源管理工作。

3 加快事業(yè)單位設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

3.1 樹立現(xiàn)代化管理理念

就事業(yè)單位而言，進(jìn)行體制改革，樹立現(xiàn)代化管理理念以及不斷創(chuàng)新管理模式非常重要。要想加快信息化建設(shè)的步伐，首先需要改善相關(guān)工作人員的管理思想，樹立他們現(xiàn)代化的管理思維，著重于從業(yè)者的思想建設(shè)和素質(zhì)的培養(yǎng)，讓他們了解現(xiàn)代化檔案管理信息化的重要性，以此來為事業(yè)單位設(shè)備管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。其次，要轉(zhuǎn)變管理人員的工作態(tài)度，隨時做好主動管理和主動服務(wù)的準(zhǔn)備，由傳統(tǒng)的被動式管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，只有這樣才能真正的適應(yīng)新形勢下設(shè)備檔案管理的需求。

3.2 加大設(shè)備檔案管理硬件的投入

事業(yè)單位要想實現(xiàn)設(shè)備檔案管理的信息化建設(shè)，做到“與時俱進(jìn)”很重要，首先要采購先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，然后引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，這樣才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。新形勢下，事業(yè)單位的設(shè)備使用率越來越高，隨之產(chǎn)生的問題也越來越多，由于檔案資料大批量收集，如果再依賴于傳統(tǒng)的紙式管理將很難滿足現(xiàn)代化管理的需求，因此，事業(yè)單位必須要加大設(shè)備檔案管理硬件的投入，包括電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公軟件，以加快檔案信息數(shù)字化的處理。

3.3 打造高素質(zhì)的信息化管理團(tuán)隊

首先，事業(yè)單位要嚴(yán)格制定管理制度來約束相關(guān)工作人員的行為，通過健全的檔案管理流程和技術(shù)規(guī)范性實施獎懲措施，特別是針對電子文件要做好安全處理，以確保電子檔案的完整性，同時在獎懲制度的影響下，調(diào)動從業(yè)者的工作積極性。此外，要想進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位設(shè)備檔案管理信息化的建設(shè)，打造高素質(zhì)的信息化管理團(tuán)隊非常重要，檔案管理是一項復(fù)雜且繁瑣的系統(tǒng)化工程，只有培養(yǎng)專業(yè)的管理技術(shù)人員才能做好檔案管理工作。在信息化時代的推動下，設(shè)備檔案管理信息化不僅實現(xiàn)了無紙作業(yè)的目標(biāo)，同時提高了管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，通過不斷的進(jìn)行信息化教育培訓(xùn)，使更多的人了解信息技術(shù)的專業(yè)知識，進(jìn)一步促進(jìn)了事業(yè)單位的發(fā)展和工作效率的提升。

4 結(jié)束語

終上所述，對事業(yè)單位設(shè)備檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)非常重要。雖然我國的科技水平在不斷的創(chuàng)新和提升，但現(xiàn)階段我國事業(yè)單位設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)中依然存在諸多問題和弊端，包括事業(yè)單位設(shè)備檔案管理信息化體系不夠完善以及相關(guān)信息管理人員素質(zhì)不高等，這些都是影響設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。因此，要想高效實現(xiàn)事業(yè)單位設(shè)備檔案管理信息化的建設(shè)，就必須提高設(shè)備檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并對設(shè)備檔案管理進(jìn)行合理的規(guī)劃，以提高事業(yè)單位設(shè)備檔案管理水平的整體效率。

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作者簡介

紀(jì)彩娟（1977-），女，天津，漢族，大學(xué)本科，助理館員，研究方向：信息資源管理，檔案學(xué)。endprint