檔案管理數(shù)字化研究

王海艷

摘 要：信息技術的飛速發(fā)展與廣泛應用給企業(yè)檔案工作帶來新的契機，也帶來了新的研究課題。本文從簡介檔案數(shù)字化建設的意義開始，分析當前檔案數(shù)字化建設存在的問題，并就檔案數(shù)字化建設的程序提出一點建議。

關鍵詞：檔案；數(shù)字化；管理

處于科學技術高度發(fā)展的時代，信息技術、計算機技術與網(wǎng)絡技術共同發(fā)展，在我們的生活中，數(shù)字化已成為不可分割部分。所謂的數(shù)字化，指的是把模擬信號轉換為數(shù)字信號，這個過程需要利用計算機系統(tǒng)來完成。在2008年召開了檔案整理和數(shù)字化現(xiàn)場會，會議是由中央和國家機關組織的，當時的檔案局局長做出重要指示，提出要把檔案數(shù)字化工作列為重點，使檔案管理水平得以提升，服務質量達到更高標準。多企業(yè)檔案管理角度來看，數(shù)字化是難得的機遇和挑戰(zhàn)，甚至對企業(yè)檔案管理部門的發(fā)展具有決定作用，可以使企業(yè)檔案管理向現(xiàn)代化的方向發(fā)展，滿足不斷變化的要求。本文的研究重點是檔案數(shù)字化，研究具有針對性，企業(yè)館藏的原始檔案資料具有多種不同的載體，要把計算機技術、掃描技術利用起來，并采用OCR技術手段使之轉變，以數(shù)字化檔案信息的模式存在，實現(xiàn)網(wǎng)絡化和智能化的同時還要完成可視化，在網(wǎng)絡技術的作用下，把數(shù)字化模式運用到檔案的管理和應用上。

1 檔案數(shù)字化建設的意義

（一）檔案數(shù)字化有利于保護檔案原件，節(jié)省保管空間

企業(yè)檔案是非常重的要資料，不但要長期保存，更主要的要滿足隨時查閱的要求。但在實際工作中，原件損失和遺失的問題依然存在，保管和利用的矛盾難以調(diào)和。但是如果實現(xiàn)數(shù)字化管理，企業(yè)檔案可以在網(wǎng)上進行查閱和打印功能，當然需要具有相應權限的人員才可以操作。作為檔案的管理者和使用者不需要對反復的翻查原件，可以減少庫存檔案老化的速度。不但可以使反復借用和保管的矛盾得以緩解，更主要的是檔案原件的安全性得到保障。另外，經(jīng)過數(shù)字化處理后，企業(yè)檔案不需要占據(jù)大量的儲存空間，避免了傳統(tǒng)紙質檔案需要較大面積的庫存儲存的問題，使企業(yè)檔案保管的空間降到最低。

（二）檔案數(shù)字化有利于改善利用方式，提高利用效率

由于把數(shù)字化管理應用到檔案管理之中，改善了檔案的利用方式，使檔案利用空間增加，使檔案管理和利用手段向現(xiàn)代化的方向發(fā)展，不但使檔案的利用效率顯著提高，更重要的是使檔案信息利用成本顯著下降。企業(yè)檔案能夠更好的發(fā)揮其作用。如果檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化，只要網(wǎng)絡暢通，使用者可以隨時隨地的調(diào)用所需檔案，不再受時間和空間的限制，也不必受到檔案數(shù)量的影響。由此企業(yè)在檔案管理上實現(xiàn)數(shù)字化，可以完成多人同時查閱，使檔案共享程度顯著提高。值得一提的是檔案還可在網(wǎng)絡的作用下，把異地傳輸變化現(xiàn)實，使工作效率顯著提高。

2 檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀

（一）缺乏檔案數(shù)字化建設標準化規(guī)范體系

由于在檔案管理中應用了數(shù)字化技術，使檔案從保管到查詢都擺脫了傳統(tǒng)管理的約束，使用方法也隨之改變。計算機系統(tǒng)成為檔案管理的不可缺少的工具，而傳統(tǒng)的檔案管理標準規(guī)范失去意義，需要建立新的管理規(guī)范體系。但是目前在數(shù)字化檔案管理方面還處于起步階段，沒有形成完善的規(guī)范體系，行業(yè)標準尚未形成，企業(yè)管理者仍然在摸索規(guī)律，由于在檔案數(shù)字化管理中責任和義務并不明確，工作程序不夠具體，對數(shù)字化檔案資源管理方法缺乏掌控力，所以在數(shù)字化檔案資源的管理中，一直沒有實現(xiàn)標準化操作。

（二）缺少整體數(shù)字化建設流程的規(guī)劃與設計

在企業(yè)檔案管理中，遵循《文獻檔案資料數(shù)字化工作導則》中的規(guī)定，對數(shù)字化工作過程做出說明，確定數(shù)字化工作的過程所涵蓋的內(nèi)容了知識產(chǎn)權審計和市場調(diào)研外，還包括數(shù)字化工作計劃的編制，并對主體流程進行設計，同時還要處理好技術準備和制作編輯工作，并負責成品審校和驗收，同時還要承擔起標準化審查、整理項目作文檔等責任，對于項目成果進行歸檔處理，并進行驗收等操作。在實際工作中，關于檔案數(shù)字化建設并沒有做了準確定位，認識不夠明確甚至有偏差存在。在企業(yè)數(shù)字化建設整體時，一直沒有形成完善的流程和科學的規(guī)劃，如果對于數(shù)字化過度追求，沒有把檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設列為重點，在數(shù)字化檔案管理上必然會受到影響，檔案資料難以得到全面的利用。

3 檔案數(shù)字化建設程序

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃設計

實施檔案數(shù)字化是復雜的過程，要做好準備工作，要制定出檔案數(shù)字化的整體方案，并確定流程和步驟。首先要考慮到企業(yè)的實際情況，確定企業(yè)核心需求是什么。其次，明確檔案數(shù)字化建設項目管理等事宜，招投標和人員管理等都要明確。第三，在對企業(yè)文件進行管理之前，要對原有文件進行清理，并做好備份等工作。最后，安全管理程序是重點，要保障文件使用的安全性，做好保密、權限、使用等工作，加大管理和控制的力度。

（二）基礎準備

企業(yè)開展檔案數(shù)字化建設是發(fā)展的趨勢，但在實施之前，基礎準備工作必不可少。其中數(shù)字化軟硬件平臺的搭建是重點，檔案數(shù)字化系統(tǒng)的選擇是關鍵環(huán)節(jié)。一方面，企業(yè)要考慮到自身的條件，在檔案管理方面的不足，并與發(fā)展規(guī)劃相結合，以此為基礎來選擇服務器、計算機等工具，除此之外還要選擇掃描設備和備份設備，保障網(wǎng)絡環(huán)境處于暢通狀態(tài)。另一方面，在數(shù)字化建設中，軟件是關鍵環(huán)節(jié)。應用在檔案數(shù)字化管理的軟件必須有如下功能：能夠與企業(yè)OA系統(tǒng)無縫連接，使文檔管理實現(xiàn)一體化；圖像處理工具完善，數(shù)字化加工流程成熟，構建查詢平臺并保障服務的高效性；安全控制功能必不可少。

（三）目錄建庫

為了方便查閱面要有檢索工具，檔案目錄可以實現(xiàn)快速查詢。計算機通過一次或多次輸出操作，輸入時遵循著錄規(guī)則進行，即可以實現(xiàn)多途徑檢索，保證查準率和查全率。由此可知在實施檔案數(shù)字化建設時，建立企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫是重要環(huán)節(jié)。在著錄時要遵循《檔案著錄規(guī)則》，需要強調(diào)的是建庫時所采用的數(shù)據(jù)格式是通用的，在XML文檔的作用下，能夠直接或間接的完成數(shù)據(jù)交換。

（四）數(shù)字化加工處理

在檔案數(shù)字化建設中，承擔核心的是檔案數(shù)字化加工，具體來說指的是企業(yè)檔案整理、檔案掃描、圖像處理和存儲，以及數(shù)據(jù)質檢等各種環(huán)節(jié)。在進行企業(yè)檔案整理時，要確定檔案的一致性和完整性不受破壞，與實體檔案完全相同，嚴禁出現(xiàn)缺卷或少頁的情況。企業(yè)檔案整理所包括的內(nèi)容較多，必須好目錄數(shù)據(jù)的準備、拆除裝訂、頁面整理等工作，同時還要對掃描件和非掃描件進行區(qū)分，對所整理好的內(nèi)容進行抽檢。在檔案掃描時對掃描環(huán)境有較高要求，同時還要確定掃描參數(shù)，這些都要根據(jù)企業(yè)需求進行。

檔案數(shù)字化流程結束后需要進行數(shù)據(jù)的匯總、掛接、關聯(lián)和備份。需要進行檔案數(shù)字化成果的數(shù)據(jù)備份，以確保數(shù)字化成果的安全、完整和長期利用。

參考文獻

[1]李京萍.檔案數(shù)字化探索[J].機電兵船檔案，2015（05）：32-34

[2]張廣濤.對檔案數(shù)字化建設的思考——以電力勘測設計行業(yè)為例[J].云南檔案，2015（12）：47-48

[3]馬茹.房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設[J].機電兵船檔案，2015（04）：77-79

[4]朱紅梅.檔案數(shù)字化應遵循的原則[J].檔案，2016（05）：56-57

[5]章曉鐳.檔案數(shù)字化建設之我見[J].浙江檔案，2016（12）：46endprint