淺析畢業(yè)生檔案管理工作的問題與對策

程成

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展和教育改革的推進，大學(xué)生就業(yè)問題逐漸成為社會關(guān)注的熱點話題，然而，在大學(xué)生就業(yè)過程中發(fā)揮重要作用的畢業(yè)生檔案卻沒有引起足夠的重視，高校畢業(yè)生檔案還存在收集整理不完善，檔案流轉(zhuǎn)不規(guī)范，檔案信息局域化等問題，給人力資源服務(wù)中心的畢業(yè)生檔案管理工作也帶來了許多困難。本文通過分析畢業(yè)生檔案管理過程中存在的問題及其原因，提出完善人力資源服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理工作的有效途徑，以期探索在新形勢下畢業(yè)生檔案管理的發(fā)展趨勢，建立健全檔案管理模式，提高現(xiàn)代化檔案管理水平，從而進一步滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需要。

關(guān)鍵詞：人力資源服務(wù)中心；畢業(yè)生；檔案管理

畢業(yè)生人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變而來，是畢業(yè)生個人信息的重要載體，全面、準(zhǔn)確地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。近年來，涌入社會的大學(xué)畢業(yè)生越來越多，全國各地的人力資源服務(wù)中心接收到的畢業(yè)生檔案也越來越多，在管理大學(xué)畢業(yè)生檔案的過程當(dāng)中出現(xiàn)了很多的問題。因此，不斷加強人力資源服務(wù)中心對畢業(yè)生檔案的創(chuàng)新管理，提高管理水平和質(zhì)量，對人才資源開發(fā)乃至社會經(jīng)濟發(fā)展都有十分重要的意義。

1 畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題

（一）各高校檔案收集整理不規(guī)范，裝訂難

由于畢業(yè)生檔案來自不同的高校，學(xué)生檔案的收集整理不嚴格、不規(guī)范的現(xiàn)象較為普遍，不同學(xué)校所使用的檔案袋不統(tǒng)一，檔案資料所用的紙張材質(zhì)、大小也各不相同，因此人力資源服務(wù)中心的檔案管理人員在整理這些學(xué)生檔案時，出現(xiàn)了裝訂難的問題，在存放檔案時，出現(xiàn)檔案袋入柜難的問題，這給人力資源服務(wù)中心對畢業(yè)生檔案的管理效率和工作質(zhì)量造成了很大的影響。

（二）每年畢業(yè)季檔案集中到達，錄入難

近年來，涌入社會的大學(xué)畢業(yè)生越來越多，高校畢業(yè)生檔案也越來越多，每到畢業(yè)季，集中移交到人力資源服務(wù)中心的檔案更是數(shù)不勝數(shù)，這時候，人力資源服務(wù)中心檔案管理工作人員配備不足的情況就更加明顯，加上目前人力資源服務(wù)中心的檔案信息化管理水平不高，造成畢業(yè)季高校畢業(yè)生檔案錄入難的問題。

（三）檔案信息局域化，共享難

目前，大部分畢業(yè)生的檔案是直接由學(xué)校移交到畢業(yè)生戶籍所在地的人力資源服務(wù)中心，而很多畢業(yè)生并沒有回到戶籍所在地的人力資源社會保障局報到，導(dǎo)致他們的人事檔案被棄置，還有很多畢業(yè)生在檔案被轉(zhuǎn)回戶籍所在地的人力資源社會保障局以后就不再管了，導(dǎo)致他們的人事檔案不能及時更新，造成在人力資源服務(wù)中心里，出現(xiàn)大批被遺棄或喪失真正價值的畢業(yè)生檔案，給檔案管理帶來極大的不便。

2 畢業(yè)生檔案管理中存在問題的原因

（一）高校對學(xué)生檔案的管理體制不完善

大學(xué)生畢業(yè)前檔案的整理、保存是由各高校來完成的，但大多數(shù)高校沒有按照“分級管理、分級負責(zé)”的原則，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案的收集整理不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。在畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)寄等方面的工作也不盡完善，一些學(xué)校允許學(xué)生將檔案自行帶走，在此過程中就可能會發(fā)生自行拆封檔案袋的情況，后期畢業(yè)生到人力資源服務(wù)中心報到或者辦理接轉(zhuǎn)檔案的時候，還會經(jīng)常出現(xiàn)代辦的情況，給人力資源服務(wù)中心的后續(xù)管理造成困難。

（二）畢業(yè)生本人對人事檔案不重視

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和人才流動外部環(huán)境的逐步寬松，組織人事政審工作相對減少，不少畢業(yè)生就認為人事檔案的作用不大了，一些在私企、民企、外企等沒有人事主管權(quán)的單位就業(yè)的大學(xué)生，更是抱著一種人事檔案可有可無的態(tài)度置之不理，殊不知將來政審、調(diào)資、出具證明、職稱晉升等均要以檔案材料為依據(jù)。這種對人事檔案重要性的錯誤認識，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案內(nèi)容不能及時更新，甚至出現(xiàn)大批棄置檔案，給人力資源服務(wù)中心的檔案管理帶來了混亂。

（三）檔案管理信息化水平相對落后

目前，人力資源服務(wù)中心的檔案管理仍然以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔工序繁瑣復(fù)雜，加之每年都有大批新的畢業(yè)生檔案及材料增加，檔案管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、裝、訂等大量重復(fù)性的勞動，使得檔案管理人員根本沒有時間和精力來考慮開發(fā)檔案的卷內(nèi)信息。即使使用計算機管理，也僅限于名字和檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力不能完全發(fā)揮出來，沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、效率低下等問題。

3 完善畢業(yè)生檔案管理工作的對策與措施

（一）提高畢業(yè)生檔案的信息化管理水平

第一，人力資源服務(wù)中心檔案管理部門的工作人員在最初接收畢業(yè)生檔案時就要把畢業(yè)生檔案中的相關(guān)信息都錄入到計算機的檔案管理系統(tǒng)中；第二，在平時對畢業(yè)生檔案的管理過程中，如果有畢業(yè)生提取過存檔檔案或者在這期間又提交了后續(xù)檔案材料等，檔案管理人員應(yīng)該在計算機的檔案管理系統(tǒng)中及時對存檔的學(xué)生檔案進行增減或修改；第三，人力資源服務(wù)中心的財務(wù)和主管部門都要提高對畢業(yè)生檔案管理工作的重視程度，加大資金投入，加強硬件和軟件的完善，實現(xiàn)人力資源服務(wù)中心檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）充足人力，增加檔案管理專業(yè)人員

一是根據(jù)實際需要，適當(dāng)?shù)脑黾尤肆Y源服務(wù)中心畢業(yè)生檔案的管理人員，積極引進專業(yè)的管理人才，真正解決畢業(yè)季檔案集中到達，錄入難的問題；二是加強對學(xué)生檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，只有檔案管理人員成為具備熟練的信息技術(shù)水平、豐富的工作經(jīng)驗以及全面的專業(yè)素養(yǎng)的全能型人才時，才算是檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)得到了整體的提高，才能夠加快實現(xiàn)畢業(yè)生檔案的高效管理。

（三）強化檔案流轉(zhuǎn)過程的規(guī)范性和嚴密性

一方面要建立健全檔案管理工作的責(zé)任追究制度并嚴格執(zhí)行，嚴格按照相關(guān)的手續(xù)和流程把畢業(yè)生檔案管理的責(zé)任追究制度落實到位，對于檔案流轉(zhuǎn)過程當(dāng)中出現(xiàn)的違規(guī)行為要嚴肅處理，追究責(zé)任。另一方面，人力資源服務(wù)中心要提高檔案管理效率，減輕工作壓力，提高服務(wù)質(zhì)量，就要加強對畢業(yè)生檔案管理工作的宣傳力度，提高高校和畢業(yè)生對人事檔案重要性的認識，從而提高對檔案的重視程度。

（四）進一步完善檔案管理方式

要想實現(xiàn)對畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化，就要實現(xiàn)檔案管理人員對檔案管理方式的統(tǒng)一化，實現(xiàn)檔案管理的一致性、規(guī)范性。檔案管理人員可以根據(jù)時間來對畢業(yè)生檔案進行歸類，如果畢業(yè)生檔案數(shù)量很大的話，還可以采用分級分類的方法進行歸類，如可以先將檔案按照檔案所投的時間歸一次類，再根據(jù)檔案的來源地區(qū)進行二次歸類，從而方便查找。在完善了檔案管理方法之后，人力資源服務(wù)中心對畢業(yè)生檔案的管理工作的效率和質(zhì)量就能得到很大的提高。

4 結(jié)語

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和高等教育水平的不斷提高，對畢業(yè)生檔案管理工作的要求必將越來越高，人力資源服務(wù)中心作為畢業(yè)生檔案的管理部門，只有堅持不懈的創(chuàng)新與發(fā)展，在新形勢下探索完善畢業(yè)生檔案管理的有效途徑，建立健全檔案管理制度，建立高效的檔案管理模式，加強對畢業(yè)生檔案管理重要性的宣傳，不斷提高人力資源服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理工作的效率和質(zhì)量，才能使畢業(yè)生檔案發(fā)揮其真正的作用，為社會人力資源建設(shè)提供更加有效的保障。

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