實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)智能管理

葛翠翠

（西山煤電（集團(tuán)）有限責(zé)任公司職業(yè)病防治所，山西 太原 030053）

實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)智能管理

葛翠翠

（西山煤電（集團(tuán)）有限責(zé)任公司職業(yè)病防治所，山西 太原 030053）

應(yīng)用Microsoft office 2007軟件設(shè)計(jì)開發(fā)實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)智能管理系統(tǒng)，通過Excel方便的IF公式計(jì)算和條件格式工具，使其具備了標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)有效期的計(jì)算和到期前的自動(dòng)提醒功能，并能通過顏色的設(shè)置一目了然的查看標(biāo)注物質(zhì)的使用狀態(tài)。通過簡單的表格設(shè)置和函數(shù)的使用，解決了傳統(tǒng)的管理過程中繁瑣、易錯(cuò)等問題，使實(shí)驗(yàn)室的管理的管理水平大大提高，節(jié)省了人力資源。

標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)；智能管理；Excel

標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)是指具有一種或多種足夠均勻和很好確定了的特性值，用以校正設(shè)備、評(píng)價(jià)測量方法和給材料賦值的材料和物質(zhì)[1]。標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)是實(shí)驗(yàn)室中必不可少的實(shí)驗(yàn)條件，是實(shí)驗(yàn)成功的關(guān)鍵，是實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可信的保障。根據(jù)量值溯源和實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控式的要求，檢測機(jī)構(gòu)需要設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理員[2]，建立一套有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的完整的臺(tái)賬。

標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理員的職責(zé)有：建立標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的管理臺(tái)賬；核對并登記標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)信息；正確分類和存放標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)；定期檢查標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)；保存標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)證書，其中包括原件的存儲(chǔ)和掃描件的電子件保存；填寫標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)領(lǐng)用和使用記錄；及時(shí)清理過期的標(biāo)注物質(zhì)；提醒購置人員及時(shí)補(bǔ)充所需標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)等。

傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理辦法是利用表格，填寫標(biāo)準(zhǔn)值信息，建立臺(tái)賬，填寫標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用記錄，人工察看或者搜索即將過期的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)等。這樣管理的弊端主要有以下幾點(diǎn)：工作量大；工作繁瑣；每次有標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)入庫或者被領(lǐng)用，將會(huì)重新人工錄入，需要填寫入庫或者領(lǐng)用記錄，容易出錯(cuò)，且每次需重復(fù)；無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的過期情況，難以保證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的有效性；無法提示標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的庫存情況，不能提醒申購人員及時(shí)補(bǔ)充所需標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)。

解決傳統(tǒng)管理弊端的方法主要有以下幾點(diǎn)：第一，購買第三方軟件，但是價(jià)格昂貴，方法不夠靈活，操作繁瑣，普通人員不能很好地掌握。第二，利用Microsoft office 2007的相關(guān)應(yīng)用，自己設(shè)計(jì)一個(gè)簡單、靈活、高效、實(shí)用的一個(gè)簡易系統(tǒng)，可以提高管理者的效率，操作簡單，一目了然，對于計(jì)算機(jī)知識(shí)差的人員也可熟練掌握。

1 環(huán)境基礎(chǔ)

本系統(tǒng)智能管理表格以Microsoft office 2007 Excel作為設(shè)計(jì)基礎(chǔ)，利用其函數(shù)和條件格式工具等強(qiáng)大功能進(jìn)行編制。

2 目標(biāo)功能需求分析

2.1 標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)臺(tái)賬一覽表

能夠反映標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)所有信息的一覽表，包括名稱、生產(chǎn)單位、證書編號(hào)、生產(chǎn)批號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)值/純度、規(guī)格、數(shù)量、保存條件、入庫日期、有效期、狀態(tài)等。用于標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)檔案管理存檔，同時(shí)作為標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)智能管理系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)，也可作為標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)期間核查周期制定的依據(jù)[3]。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)剩余有效期的及時(shí)更新

能夠根據(jù)有效期的時(shí)間和當(dāng)天的時(shí)間進(jìn)行計(jì)算，及時(shí)更新剩余有效期的天數(shù)

2.3 標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)狀態(tài)的醒目提醒

能夠根據(jù)顏色的不同顯示不同標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的狀態(tài)，分為“有效”、“即將過期”、“已過期”、“已用完”和“已報(bào)廢”，尤其能及時(shí)自動(dòng)刷新30天內(nèi)即將到期的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，以便提醒檢測人員是否需要申購。

3 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架

本系統(tǒng)由1個(gè)Excel工作簿組成，其中包括“標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)總表”和“30天內(nèi)到期提示表”2個(gè)工作表。

4 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與功能實(shí)現(xiàn)

4.1 新建Excel工作簿，命名為“標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)數(shù)據(jù)庫.xlsx”。

4.1.1 打開“標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)數(shù)據(jù)庫.xlsx”，將“sheet 1”更名為“標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)總表”，按照ABC順序建立兩類字段：1基本列包括 “序號(hào)（A列）、中心編號(hào)（B列）、中文名稱（C列）、英文名稱（D列）、批號(hào)（E列）、標(biāo)準(zhǔn)值/純度（F列）、規(guī)格（G列）、數(shù)量（H列）、生產(chǎn)廠家（I列）、保存條件（J列）、購入日期（K列）、有效期（L列）”12個(gè)字段。2 管理列字段，“狀態(tài)（M列）、用完時(shí)間（N列）、報(bào)廢時(shí)間（O列）、報(bào)廢原因（P列）、處置人（Q列）、備注（R列）和剩余有效時(shí)間（S列）”字段。將購入日期（K列）、有效期（L列），用完時(shí)間（N列）、報(bào)廢時(shí)間（O列）4列的格式設(shè)置為日期型（見圖1）

4.1.2 在“剩余有效時(shí)間（S列）”中編寫函數(shù)：“=DAYS360（TODAY（），L2）”，用以計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)剩余的有效天數(shù)。在“狀態(tài)（M列）” 中編寫函數(shù)：“=IF（O2=""，IF（N2=""，IF（S2＞=30，"有效"，（IF（S2＞=0，"即將到期"，"已過期"））），"已用完"），"已報(bào)廢"）”，用于實(shí)現(xiàn)Excel對標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)當(dāng)天狀態(tài)的判斷。在狀態(tài)列表中，所能顯示的狀態(tài)分為“有效”、“即將過期”、“已過期”、“已用完”和“已報(bào)廢”。打開“標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)總表總表時(shí)”，將根據(jù)上述設(shè)置好的函數(shù)與程序，計(jì)算出“剩余有效時(shí)間”，根據(jù)剩余有效時(shí)間的不同顯示不同的“狀態(tài)”。同時(shí)，用戶一旦在“用完時(shí)間（N列）”、“報(bào)廢時(shí)間（O列）”中填入相關(guān)內(nèi)容，則狀態(tài)中將自動(dòng)顯示“已用完”和“已報(bào)廢”（見圖1。

圖1 標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)智能管理效果圖

4.1.3 為使“狀態(tài)”列中顯示的五種狀態(tài)更加醒目，利用Excel中的“條件格式工具”中“突出顯示單元格規(guī)則”設(shè)置“有效”顯示綠色，“即將過期”顯示黃色，“已過期”顯示紅色等，使?fàn)顟B(tài)列表一目了然（圖1）。

4.2 30天內(nèi)到期提示表

一個(gè)簡單方法是直接應(yīng)用表格中的數(shù)據(jù)篩選功能，直接在表格“狀態(tài)”中篩選“即將到期”。但是此方法需要每次進(jìn)行篩選操。

5 結(jié) 語

標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理系統(tǒng)是實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，是實(shí)驗(yàn)室管理的必要環(huán)節(jié)。隨著實(shí)驗(yàn)室規(guī)模的日益擴(kuò)大化，包括水質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)與環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的加入，智能管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)逐漸突顯出來。傳統(tǒng)的管理方式已跟不上實(shí)驗(yàn)室需求，智能化管理成為必然趨勢。

由于實(shí)驗(yàn)室樣品使用量逐年增加，樣品流轉(zhuǎn)周期短，使得建立智能管理系統(tǒng)刻不容緩（3）。應(yīng)用Microsoft of fi ce 2007軟件設(shè)計(jì)開發(fā)實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)智能管理系統(tǒng)，可以通過簡單的表格設(shè)置和函數(shù)的使用，使標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)庫存清晰明了，各種信息自動(dòng)更新，解決傳統(tǒng)管理過程中繁瑣、易錯(cuò)等問題，提高實(shí)驗(yàn)室的管理管理水平，節(jié)省人力資源，應(yīng)用簡單，經(jīng)濟(jì)，快捷，值得推廣。

[1]王根榮,陸慧.標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)及其管理[J].化學(xué)分析計(jì)量,2004,13(6):59-62.

[2]徐 捷,史永富,黃宣運(yùn),等.實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)智能管理系統(tǒng)[J],中國漁業(yè)質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn),2013,3(2):102-107.

[3]范文重,馮艷玲,卓海華,等.實(shí)驗(yàn)室樣品管理系統(tǒng)開發(fā)探索,人民長江,2012,43(12):89-91.

With the help of Microsoft of fice 2007 technology to design and develop intelligent management system of reference materials and make it have the function of resetting the valid period and expiry automatic warning for reference materials through the IF formula and conditional formatting tools of excel.Besides,through the color sets,it can view usage status of reference materials clearly. It can solve the complicated and tedious problem in traditional management,management and improve the level of laboratory management and save human resource through the table Settings and functions.

Reference materials;Intelligent management system;Excel.

G322

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ISSN.2095-8242.2017.40.7896.02

本文編輯：王雨辰