數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應用

黃華

[摘 要]當今，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)成為了人們現(xiàn)實生活中的重要技術(shù)之一，尤其是隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，其在各大領(lǐng)域的運用越來越廣泛。在我國的房地產(chǎn)發(fā)展中，檔案管理工作繁瑣，信息量大，因此，數(shù)字化技術(shù)的應用顯得十分重要?；诖?，本文通過對數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應用進行探討，希望能夠繼續(xù)強化應用認識，提高技術(shù)應用效率，從而推進房地產(chǎn)檔案管理整體質(zhì)量的提升。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化技術(shù)；房地產(chǎn)；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.099

[中圖分類號]F299.23；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

0 引 言

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，近些年，房地產(chǎn)行業(yè)崛起，房地產(chǎn)增量的同時也帶來了房地產(chǎn)檔案管理難度的增加。而數(shù)字化技術(shù)的到來為管理部門提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統(tǒng)方式進行了革新，與手工處理相比較，數(shù)字化技術(shù)大大提高了處理效率。另外，智能化是數(shù)字化技術(shù)的顯著特征，大量的數(shù)據(jù)文檔通過數(shù)字化技術(shù)的處理，效率有明顯的提高，并且在網(wǎng)絡(luò)應用的基礎(chǔ)上還能夠使數(shù)據(jù)資源進行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運用數(shù)字化技術(shù)進行房地產(chǎn)檔案管理是社會發(fā)展的必然趨勢，也是房地產(chǎn)發(fā)展的必然需求。

1 房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運用的注意事項

目前，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量地運用現(xiàn)代電子計算機技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，通過電子計算機的形式加以保存，建立相應的電子信息庫，進一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理，加強數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。

在數(shù)據(jù)化檔案的管理當中，必須按照一定的原則對相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們帶來了便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒有較好的保護措施，相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應當做好充分的準備，從細節(jié)入手認真仔細地做好每個環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應的防木馬軟件，聘請專業(yè)的技術(shù)人才充當顧問，使檔案的安全性得到充分的保障。

2 房地產(chǎn)檔案管理的特點

2.1 專業(yè)性和項目性

專業(yè)性和項目性是房地產(chǎn)檔案管理最為突出的特點。所謂專業(yè)性，意思是房地產(chǎn)檔案的專業(yè)性比較強，這是由房地產(chǎn)檔案的產(chǎn)生基礎(chǔ)而決定的，其檔案資料一般是管理活動中的真實資料。項目性指的是房地產(chǎn)建設(shè)與管理過程分為許多項目，根據(jù)不同項目建立檔案資料，管理也就相應根據(jù)項目而區(qū)分。

2.2 分散性和集中性

房地產(chǎn)檔案管理的另一個特點是分散性和集中性。鑒于房地產(chǎn)項目的開發(fā)過程中，不同項目有著不同的工作內(nèi)容和流程，所以項目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個角度看，即使項目不同區(qū)分不同，但是從整體項目角度出發(fā)，是需要集中管理才能實現(xiàn)整個項目的管理目標的。因此，房地產(chǎn)檔案管理要把分散管理與集中管理結(jié)合起來，才能實現(xiàn)檔案管理的最終目的和效果。

3 數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應用

3.1 在檔案檢索和查詢中的應用

數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案管理的貢獻很大，比較突出的一點是能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檔案檢索和查詢。傳統(tǒng)的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進行查詢，而在數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)上的檢索和查詢，只需要輸入檢索內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫就可以省略傳統(tǒng)方式的繁瑣步驟，快速獲得結(jié)果，檢索十分快捷方便。除此之外，運用數(shù)字化技術(shù)時，檢索和查詢不會受時間和空間的影響，能夠隨時進行，充分利用了檔案的價值。

3.2 在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面的應用

在房地產(chǎn)檔案的管理中，要確保數(shù)據(jù)信息的真實和完整，就在安全方面設(shè)置權(quán)限。檔案管理中，通過應用數(shù)字化技術(shù)，將各環(huán)節(jié)劃分開，并進行權(quán)限設(shè)置，這樣一來，房地產(chǎn)檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。

3.3 在檔案統(tǒng)計工作中的應用

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，信息量越來越大，需要以更先進的技術(shù)和形式來滿足工作需要。因此，要應用數(shù)字化技術(shù)，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的科學分類和合理編制，這對于檔案的統(tǒng)計效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質(zhì)形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當就會造成檔案資料的破壞，例如發(fā)生火災的情況，會使檔案統(tǒng)計工作無法進行下去，而數(shù)字化技術(shù)則避免了這些問題的困擾，通過將資料數(shù)字化存檔，能夠確保信息更加完整，統(tǒng)計效率和質(zhì)量更加高效。總之，檔案統(tǒng)計工作，離不來數(shù)字化技術(shù)的應用。

3.4 在檔案分析中的應用

所謂檔案分析，是指通過對檔案的整理和分析形成有價值的信息，提供給人們所用，使其進行必要的活動。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的分析，過程迅速，結(jié)果準確，與傳統(tǒng)分析手法相比，分析所用的時間較短，而且分析得出的結(jié)果精確且符合需求，使檔案的價值得到了積極的發(fā)揮。因此，在房地產(chǎn)檔案管理中，采取信息技術(shù)手段不斷進行檔案分析，通過組合運用檔案數(shù)據(jù)，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對于其他工作的開展也能夠起到積極的輔助作用。

4 加強房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略和方法

首先，在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢下，僅僅做好數(shù)據(jù)信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關(guān)部門應借助數(shù)字化的信息手段，對管理制度進行深化。在人才建設(shè)方面，需要引進更多的專業(yè)性強的信息化人才，以滿足時代發(fā)展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據(jù)實際情況和具體應用情況進行合理的劃分，制訂科學的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數(shù)，降低檔案信息被破壞的風險，面對不安全的信息管理環(huán)境，建立應急預案，當管理系統(tǒng)遭到損壞時，能夠及時有效地進行應急處理，最大程度降低房地產(chǎn)檔案的損失。

其次，在數(shù)字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規(guī)章制度，尤其在數(shù)字化系統(tǒng)的具體應用中，通過高效的管理制度，創(chuàng)造一個房地產(chǎn)檔案管理的良好基礎(chǔ)。檔案管理運行環(huán)境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數(shù)據(jù)化檔案管理工作帶來障礙。總之，運行環(huán)境的管控是一個復雜而系統(tǒng)的過程，只有通過對操作進行規(guī)范、對應用系統(tǒng)的軟硬件進行合理配置、明確相關(guān)監(jiān)督和責任主體，才能確保數(shù)字化技術(shù)的應用效果，體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價值。

最后，雖然數(shù)字化技術(shù)下的房地產(chǎn)檔案管理工作有諸多方面的優(yōu)勢和突出效果，但由于信息原件是數(shù)據(jù)化檔案管理的前提和基礎(chǔ)，所以，對檔案資料原件的管理和保護也不能懈怠。可以建立設(shè)備設(shè)施完善的檔案室，指派專人進行保護。在房地產(chǎn)檔案資料的運用中，嚴禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實性。實施原件保護措施，不僅能夠在前期預防數(shù)字化技術(shù)應用過程中房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息出錯，還能夠在后期針對已出現(xiàn)的錯誤及時追蹤到原件進行查詢和修改。

5 結(jié) 語

數(shù)字化技術(shù)應用于房地產(chǎn)檔案管理中，無論是對于檔案管理還是房地產(chǎn)建設(shè)管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。未來，數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應用將會更加普遍，但同時也充滿挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)管理部門應積極積累和探索應用經(jīng)驗，將更加科學合理的應用成果充分引進到房地產(chǎn)檔案管理中來，采取有效的管控措施，強化數(shù)據(jù)化檔案管理的風險控制，最大程度地預防和處理安全事故，確保房地產(chǎn)檔案的安全性，促進房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。

主要參考文獻

[1]謝靖.淺議房管檔案的信息化建設(shè)[J].上海房地，2016（11）.

[2]趙玉梅.如何推進房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化進程[J].黑龍江檔案，2016（4）.

[3]諶潤.房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)研究[J].企業(yè)文化，2017（1）.endprint