淺談檔案管理在人力資源管理過程中的重要作用

李云娟

摘要：企業(yè)只要加強人力資源管理的戰(zhàn)略地位和作用，建立和完善的現(xiàn)代人力資源技術(shù)系統(tǒng)，培養(yǎng)、造就高水平的管理團隊，奠定堅實的人力資源工作基礎(chǔ)，加大人力資源的培訓(xùn)與開發(fā)力度，則整個企業(yè)的綜合管理水平和人力資源競爭力就會不斷提升，從而不斷提升企業(yè)的核心競爭力。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源；提升

人事檔案管理的問題一直倍受人力資源管理部門的關(guān)注和重視，但受到各種因素的影響，致使人事檔案在管理上存在不同程度上的影響和制約，從而得不到更好的發(fā)展，造成檔案的材料不齊全，從而給人力資源管理帶來了不可估量的損失。因此，要牢牢抓住改革帶來的一切機遇，認清改革是加速人事檔案工作的大趨勢。樹立創(chuàng)新觀念，人才信息觀念和效益觀念，從而進一步推動人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，把量化觀念、管理觀念、責(zé)任觀念、效益觀念有機結(jié)合起來，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要性。如何更好地發(fā)揮人事檔案管理的作用，為企業(yè)歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才提供重要依據(jù)，提升企業(yè)的人力資源管理，是本文論述的重點。

一、人事檔案在人力資源管理中的作用

1、人事檔案為人力資源管理提供真實可靠的信息。一個企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，人力資源管理部門就必須首先掌握有關(guān)每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱員工的人事檔案就可以了解每個員工的全部歷史和全部工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息。通過人事檔案全面了解員工的詳細情況，就可以避免壓抑人才、埋沒人才，使各類人才各就其位，揚其長，避其短，正如英國的一句格言所說：“使合適的人在合適的位置上”，只有這樣才能在最大程度上發(fā)揮人力資源的作用。2、人事檔案為人力資源管理提供重要的依據(jù)。人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等等，是人力資源管理的一個重要環(huán)節(jié)，關(guān)系著員工的晉升和獎懲，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析，作出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

二、人力資源管理中利用人事檔案的現(xiàn)狀

通過上面的論述可以看出人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，然而在現(xiàn)代人力資源管理中卻出現(xiàn)了與此截然不同的情況，那就是人事檔案在逐漸被淡化，企業(yè)在選才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下幾點：1、人事檔案的內(nèi)容不全面。我國目前的人事檔案都是套用。干部檔案的模式，其中的材料大多側(cè)重于反映本人的“政治歷史”，而真正進入檔案的反映一個人的工作能力、工作業(yè)績、培訓(xùn)方面的材料卻很少。企業(yè)希望利用人事檔案了解和掌握一個人全部信息的要求得不到滿足，給企業(yè)選才、識才帶來了不便，使往日風(fēng)光的人事檔案受到了冷落。2、人事檔案內(nèi)容缺少真實性。由于經(jīng)濟的發(fā)展，競爭的壓力越來越大，人們?yōu)榱苏业焦ぷ?、找到一份好工作，就會在檔案上做些手腳。如把人事檔案中的工作時間提前了，把學(xué)歷變高了，有的檔案材料甚至出現(xiàn)了涂改痕跡。這些信息給人力資源管理制定崗位配置計劃、退休解聘計劃及各種培訓(xùn)計劃造成誤導(dǎo)，使人力資源管理在企業(yè)中的作用發(fā)揮受到了阻礙。

三、改善人事檔案在人力資源管理中作用的途徑

1、充實人事檔案的內(nèi)容。人事檔案應(yīng)為人力資源管理提供有價值的信息和數(shù)據(jù)，人力資源管理部門通過利用人事檔案，可以從中探索人才成長規(guī)律、工作經(jīng)歷等信息，從而為開發(fā)人才資源提供依據(jù)，提高人力資源管理的科學(xué)水平。因而在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些能夠反映個人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門認定的業(yè)績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個性化的材料，改變傳統(tǒng)檔案“千人一面”，千篇一律的現(xiàn)象，使人事檔案成為人力資源管理的得力助手。2、增強人事檔案的真實性。真實性是人事檔最基本的特性，也是人事檔案的“第二靈魂”，失去了真實性，人事檔案也就失去了其存在的意義。要想做到“檔如其人”“檔即其人”就必須首先保證歸檔材料的真實可靠，做到實事求是，完全符合當(dāng)事人的實際情況。其次，要加強相關(guān)法律法規(guī)制度的建設(shè)及審核機制、監(jiān)管機制的力度，對每一個工作流程和環(huán)節(jié)把好關(guān)，為人力資源管理的決策提供可靠依據(jù)。3、加強人事檔案的時效性。人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個人經(jīng)歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，補充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。4、加強人事檔案的現(xiàn)代化管理。當(dāng)今社會，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已占據(jù)了主導(dǎo)地位，如何快捷方便地找到所需人才的信息，成為人力資源管理的關(guān)鍵問題。傳統(tǒng)人事檔案的紙質(zhì)管理模式已遠遠不能滿足這種需求了。這就要求改革人事檔案的管理方式，大力推進人事檔案的現(xiàn)代化，變由紙質(zhì)管理為信息化管理，加快人事檔案信息在全國聯(lián)網(wǎng)的步伐，實現(xiàn)個人信息的聯(lián)網(wǎng)查詢，以此來消除由于時間和空間等問題帶來的障礙，做到人事檔案資源的社會共享，使人力資源管理部門足不出戶便能方便快捷的查詢到想要了解的那個人的全部信息，而不必東奔西走，從而節(jié)省了時間，提高了工作效率。

總之，當(dāng)今知識經(jīng)濟時代，企業(yè)之間的競爭越來越激烈，表現(xiàn)為企業(yè)核心競爭力的競爭。因此，不斷提升企業(yè)的核心競爭力，是保持企業(yè)競爭優(yōu)勢的戰(zhàn)略選擇。人力資源作為企業(yè)最具創(chuàng)造性和能動性的第一資源要素，對企業(yè)核心競爭力的提升具有直接的決定性的作用。endprint