從可移動(dòng)文物普查看博物館文物藏品檔案管理

羅娜

【摘 要】任何一件館藏文物的檔案都是從入庫(kù)開始的，隨著業(yè)務(wù)活動(dòng)的豐富而漸漸形成跟蹤記錄和完成組檔工作。文物藏品檔案管理者對(duì)可移動(dòng)文物在征集、發(fā)掘、捐贈(zèng)等過(guò)程中的各類檔案要素信息的細(xì)致記錄，可以有效提取樣本的各種屬性。同時(shí)，利用可移動(dòng)文物普查過(guò)程中的相關(guān)科技手段，采用信息化思維方式對(duì)藏品檔案進(jìn)行統(tǒng)一編制，是藏品保護(hù)、管理、定損、鑒定等工作的主要依據(jù)。館藏文物檔案管理的價(jià)值在于能夠?yàn)闅v史研究提供基礎(chǔ)性材料，為地方歷史發(fā)展研究提供實(shí)物以外的輔助性資源，提升藏品實(shí)物保管水平?！拌b定明確、賬目清楚、編目詳細(xì)”的館藏文物檔案可以成為歷史研究的第一手資料，有利于避免不必要的實(shí)物研究。因此，以此次可移動(dòng)文物普查為抓手，逐步優(yōu)化博物館文物藏品檔案的建設(shè)是十分必要的。

【關(guān)鍵詞】可移動(dòng)文物 文物普查 檔案 藏品

截至2016年底，江西省第一次全國(guó)可移動(dòng)文物普查工作全面結(jié)束。在“三個(gè)階段”“三個(gè)落實(shí)”和“三個(gè)清楚”的具體要求下，萍鄉(xiāng)市嚴(yán)格把握時(shí)間節(jié)點(diǎn)和數(shù)據(jù)要求，發(fā)動(dòng)各級(jí)普查機(jī)構(gòu)和各類收藏單位，攻堅(jiān)克難，齊心協(xié)力，按時(shí)保質(zhì)完成了可移動(dòng)文物的普查任務(wù)。在歷時(shí)5年的緊張工作中，對(duì)全市分布于各類國(guó)有單位中的可移動(dòng)文物進(jìn)行實(shí)地走訪調(diào)查，并對(duì)全市可移動(dòng)文物家底進(jìn)行登記、建檔。摸清全市可移動(dòng)文物家底有利于掌握文物遺產(chǎn)資源的基本情況，有利于科學(xué)評(píng)估其實(shí)際價(jià)值，有利于優(yōu)化博物館文物藏品的檔案管理機(jī)制，有利于提升館藏文物的檔案管理水平，有利于深度挖掘文物的價(jià)值。此次普查工作緊緊圍繞國(guó)普辦統(tǒng)一制定的普查工作規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，有針對(duì)性地對(duì)文物標(biāo)本的名稱、種類、級(jí)別、年代、材質(zhì)等基礎(chǔ)屬性信息登錄方面展開工作。以優(yōu)化博物館文物藏品檔案制作整理過(guò)程為目的，詳細(xì)記錄和補(bǔ)充文物標(biāo)本尺寸、質(zhì)量、完殘情況、保存現(xiàn)狀、數(shù)量、來(lái)源、收藏時(shí)間、編號(hào)、單位名稱等基本資料。此外，此次普查工作成果有助于摸清可移動(dòng)文物的數(shù)量、類型、分布和收藏保管等基本信息。

一、博物館文物藏品檔案的內(nèi)容

建立藏品檔案的目的在于對(duì)藏品進(jìn)行全面、系統(tǒng)地鑒定研究，并形成圖文并茂的基礎(chǔ)資料。藏品檔案一般可分為三個(gè)部分：第一部分是指有關(guān)藏品本身的相關(guān)資料，包括有藏品的原始記錄、鑒定意見(jiàn)、藏品總登記賬、藏品卡、藏品修復(fù)檔案、藏品保護(hù)檔案、藏品分類賬、藏品目錄、藏品出入庫(kù)（館）憑證及藏品調(diào)撥手續(xù)等，此外還有藏品的照片、拓片、音像和光盤資料等；第二部分是有關(guān)藏品參展的檔案資料，即參展藏品的目錄、展品的點(diǎn)交冊(cè)、裝箱單、出入館憑證、展覽陳列的方案、展覽小樣以及社會(huì)各界及新聞媒體對(duì)此次展覽的報(bào)道等；第三部分是與藏品相關(guān)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案，即科研項(xiàng)目的開發(fā)與合作，其他學(xué)科對(duì)本藏品直接或間接的研究，新聞媒體對(duì)考古發(fā)掘、專題展覽、藏品移交的宣傳報(bào)道等。

二、可移動(dòng)文物普查中找出現(xiàn)有文物藏品檔案中存在的問(wèn)題

（一）現(xiàn)有文物藏品檔案的局限性

目前，普遍采用的藏品檔案人工、分散式管理模式。具體工作內(nèi)容：首先，形成紙質(zhì)文檔，將藏品的名稱、來(lái)源、征集經(jīng)過(guò)、流傳經(jīng)歷、鑒定意見(jiàn)等記錄在紙質(zhì)文檔中。其次，對(duì)藏品檔案一一制作檢索卡片并實(shí)現(xiàn)人工檢索。根據(jù)一定的工作經(jīng)驗(yàn)和文物研究與鑒定需求制作若干套藏品信息檢索卡片。最后，采用人工手動(dòng)登記造冊(cè)形成文物賬本。

現(xiàn)有文物藏品檔案管理的局限性：其一，檢索卡片大小是有固定規(guī)制的，這就限制了其記錄的容量。受卡片大小的限制，只能記錄藏品的基本信息，其他詳細(xì)信息只能分散地記錄在各賬冊(cè)上。在這種記賬式管理模式下，如果要舉辦一個(gè)展覽陳列或者要查詢藏品的各種信息，館藏文物檔案的工作人員需要耗費(fèi)相當(dāng)長(zhǎng)的工時(shí)來(lái)完成藏品的查詢或統(tǒng)計(jì)工作；其二，登記在賬冊(cè)、卡片上的字跡會(huì)隨著日光照射等因素逐漸淡化、模糊或褪色，紙張還會(huì)脆裂等，最終造成藏品檔案信息的丟失和檔案信息不完整，給藏品的研究和利用造成困難；其三，賬冊(cè)、卡片的保存需要占用一定的存儲(chǔ)空間；其四，文物檔案檢索、統(tǒng)計(jì)的質(zhì)量無(wú)法得到保障，某些文物被遺漏的可能性一直存在。

（二）現(xiàn)有文物藏品檔案管理的滯后性

科學(xué)、合理的文物藏品檔案管理工作的主要作用：確保文物身份識(shí)別的唯一性，在文物利用與研究工作中起到紐帶作用，能夠動(dòng)態(tài)記錄文物藏品的相關(guān)屬性。

但是，目前博物館的文物藏品檔案的組檔工作規(guī)范與技術(shù)規(guī)程還沿用的是以前遺留下來(lái)的管理模式，具有一定的時(shí)代烙印。現(xiàn)有的藏品檔案管理滯后，難以適應(yīng)新時(shí)期的文物研究與利用思路，嚴(yán)重影響到博物館業(yè)與國(guó)際接軌的步伐。同時(shí)，現(xiàn)有文物藏品檔案管理的滯后性還表現(xiàn)在缺乏對(duì)文物藏品屬性記錄的及時(shí)更新機(jī)制。由于文物自身的物理或化學(xué)性質(zhì)會(huì)隨著時(shí)間的推移而不可避免地發(fā)生一定的變化，因此應(yīng)建立行之有效的文物藏品屬性信息更新機(jī)制。

（三）現(xiàn)有文物藏品檔案管理的不規(guī)范性

現(xiàn)有文物藏品檔案管理的不規(guī)范性主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，因檔案管理者經(jīng)驗(yàn)不足而導(dǎo)致無(wú)藏品檔案或檔案不完整的問(wèn)題。出現(xiàn)此類問(wèn)題的原因主要是新建的博物館在相關(guān)利好政策的刺激下大規(guī)模涌現(xiàn)，而專業(yè)的文物檔案管理人才嚴(yán)重不足，優(yōu)秀的管理制度不能合理地得到推廣。另一方面，博物館發(fā)展方向的變更導(dǎo)致的檔案管理不規(guī)范。例如，多數(shù)博物館為綜合性博物館，其文物藏品包括歷史文物、動(dòng)植物標(biāo)本、民俗文物等各個(gè)方面。但是，重建、搬遷或新建后的博物館多為專業(yè)性博物館，在增添了一些專業(yè)性較強(qiáng)文物的同時(shí)，專業(yè)相關(guān)度較低的歷史文物就未搬入新館，這一進(jìn)一出造成了文物的大量變動(dòng)。所以，此類博物館藏品檔案一般都存在著檔案撤銷、更新、新增不同步等問(wèn)題。

三、可移動(dòng)文物普查對(duì)文物藏品檔案建設(shè)發(fā)揮的積極作用

（一）以普查工作為抓手，促進(jìn)文物檔案信息化水平的提升

文物檔案信息化水平的提升有利于提升管理質(zhì)量。在全國(guó)第一次可移動(dòng)文物普查過(guò)程中，可以充分利用信息化建設(shè)成果，將與館藏文物的有關(guān)文字、圖像資料等信息進(jìn)行存儲(chǔ)備份，建立館藏文物檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)館藏文物檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、優(yōu)化、查詢、修改、統(tǒng)計(jì)、復(fù)制、輸出等基礎(chǔ)工作的質(zhì)量。

文物檔案信息化水平的提升有利于提升管理水平。館藏文物數(shù)據(jù)庫(kù)可按照藏品的質(zhì)地、來(lái)源、年代等方面進(jìn)行歸類，給藏品管理者可靠的參考，并根據(jù)不同藏品的存儲(chǔ)要求加以歸類存放。

文物檔案信息化水平的提升有利于提升管理效率。憑借計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)功能，可在數(shù)秒鐘之內(nèi)完成過(guò)去整個(gè)部門需要幾小時(shí)甚至幾天才能完成的查詢統(tǒng)計(jì)工作。對(duì)資料的修改、補(bǔ)充也變得十分方便，可以對(duì)多項(xiàng)資料進(jìn)行修改補(bǔ)充，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)合成，形成新的數(shù)據(jù)。

（二）以普查工作為抓手，促進(jìn)文物藏品檔案實(shí)時(shí)化管理

根據(jù)《館藏文物登錄規(guī)范》對(duì)每一條文物藏品信息進(jìn)行更新，對(duì)原來(lái)的文物信息進(jìn)行重新校對(duì)、核準(zhǔn)，若發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)糾正。此外，此次普查中新增加的藏品信息內(nèi)容也應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充，優(yōu)化文物藏品檔案的建設(shè)，使其在以后的研究工作中發(fā)揮更大的作用。

（三）以普查工作為抓手，促進(jìn)文物藏品檔案規(guī)范化管理

可移動(dòng)文物普查是一次大型的“家底調(diào)查”。文物藏品檔案管理者在開展普查的同時(shí)，還要根據(jù)《館藏文物登錄規(guī)范》對(duì)原有的總賬進(jìn)行整理，對(duì)新征集的文物進(jìn)行重新認(rèn)定，把已認(rèn)定的文物進(jìn)行分類、編目、入賬，并寫明文物信息。把重號(hào)的文物進(jìn)行編號(hào)糾正，并做好備注。對(duì)非文物但具有科研價(jià)值或藝術(shù)價(jià)值的器物，工作人員也要另行分類，將其編目和入賬。對(duì)于那些既非文物又無(wú)科研、藝術(shù)價(jià)值的器物，若已收入總賬，則要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行注銷。

規(guī)范化管理主要表現(xiàn)在一方面對(duì)文物藏品總賬進(jìn)行規(guī)范化整理；另一方面，在登錄文物信息的過(guò)程中必須嚴(yán)格按照《館藏文物信息指標(biāo)著錄規(guī)范（試行）》和《博物館藏品二維影像技術(shù)規(guī)范》的要求，確保每一件登錄的文物信息精確無(wú)誤，從而使文物藏品檔案在規(guī)范、科學(xué)的基礎(chǔ)上發(fā)展，促進(jìn)博物館的數(shù)字化建設(shè)。

可移動(dòng)文物普查不僅是一次全國(guó)性的博物館文物藏品家底的摸底調(diào)查，還是一次文物藏品檔案的更新建設(shè)。各地博物館可以借助這次普查的契機(jī)進(jìn)一步優(yōu)化文物藏品檔案，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化、實(shí)時(shí)化和規(guī)范化管理，從而使文物藏品得到更好地保護(hù)與更合理地利用。

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