淺談如何做好基層檔案管理工作

李文進(jìn)

摘 要：隨著社會(huì)主義事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的利用越來越廣泛，國(guó)家對(duì)檔案的重視程度逐步加強(qiáng)，新的檔案法和檔案法實(shí)施辦法相繼頒布實(shí)施，各地紛紛制定了相應(yīng)的地方性檔案管理?xiàng)l例，對(duì)檔案管理工作更加重視，也提出了更高的要求?；鶎訖n案如何管理，基層檔案如何設(shè)置，什么樣的管理模式才能適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的需要，如何與時(shí)俱進(jìn)地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作社會(huì)化、產(chǎn)業(yè)化、信息化的要求，這些亟待解決的問題不容回避地?cái)[在檔案工作者面前。面對(duì)新時(shí)期檔案工作的需要，做好基層檔案管理工作，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面抓起。

關(guān)鍵詞：基層；檔案；管理工作

一、搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能順利開展；如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體的工作就會(huì)困難重重。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，是時(shí)代發(fā)展的需要，是規(guī)范檔案工作的需要。對(duì)檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響、去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。如果只是一味地指責(zé)、埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，也是很難做好的。要使一個(gè)單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個(gè)根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。那么，應(yīng)如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作呢？

（一）端正態(tài)度，正確認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)，檔案工作的重要意義越來越大，建立一套適應(yīng)本單位的規(guī)范化、科學(xué)化的管理體系，必將為企業(yè)發(fā)揮重大作用。因此，必須充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。

（二）愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作

領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿意不滿意，因此，作為檔案工作人員，首先要熱愛本職工作，忠于

職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。

（三）積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案意識(shí)

有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，大都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位不是生產(chǎn)一線，可有可無。因此，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的。要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，次數(shù)多了，自然會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下痕跡，產(chǎn)生作用。尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中力圖仿效。要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。要努力服務(wù)，主要是及時(shí)地提供信息，使檔案發(fā)揮其作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

（四）做好檔案信息的開發(fā)和利用

為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策服務(wù)好，提高檔案信息利用的使用價(jià)值。檔案工作的最終目的就是提供檔案為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)。因此，整個(gè)檔案工作的價(jià)值是通過檔案利用來體現(xiàn)的。從這個(gè)意義上講，檔案的開發(fā)利用意義十分重大。在檔案的開發(fā)和利用工作中，必須有高度的責(zé)任心，要主動(dòng)、熱情、服務(wù)周到，給利用者以最滿意的服務(wù)。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

（一）加強(qiáng)管理意識(shí)

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)、尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開闊視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

（二）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主，而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來。這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

（三）利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但是，檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以 “卷” 為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又能發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

三、 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)繼續(xù)教育

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造住，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體多樣化，管理方法要不斷改革，對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法已不適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌渥新技術(shù)又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

（一）提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育

發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多。首先，要解決思想認(rèn)識(shí)問題。要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)發(fā)展和檔案服務(wù)質(zhì)量提高的根本出路在于檔案人漬整體素質(zhì)的不斷提高。其次，21世紀(jì)的檔案管理工作者的機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動(dòng)檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列人重要的議事日程。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立相關(guān)運(yùn)行機(jī)制

可以說，加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開展檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān) 鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。endprint