檔案管理工作路徑探討

劉娜

一、信息時代下檔案管理工作的內(nèi)容及特點

（1）信息時代下檔案管理工作的內(nèi)容。

針對信息時代下的檔案管理而言，它在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過程中的工作是不同的，它進一步地要求把現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中進行充分的應(yīng)用，這就需要相關(guān)的檔案管理部門，不僅要在規(guī)劃下進行，同時也要在組織下進行，在一定程度上對檔案信息資源進行相應(yīng)的采集，對其進行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)嶓w的保管進行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時也走向了現(xiàn)代化檔案管理。

（2）信息時代下檔案管理工作的主要特點。

一是在信息時代背景下，針對檔案管理來說，不僅要對相關(guān)的法律進行遵循，同時也要對相關(guān)的政策以及法規(guī)進行遵循，并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門進行統(tǒng)一制定的。二是針對目前來說，檔案管理大多數(shù)以電子檔案形式或者是重要電子文件形式進行的，這在一定程度上標(biāo)志著國家以及企業(yè)走向信息化時代。三是檔案管理工作在信息時代下，對現(xiàn)代信息技術(shù)所具有的優(yōu)勢在一定程度上進行了充分的利用，不僅實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，同時也實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，對檔案管理在工作過程中的效率進行有效的提高，讓檔案在管理的過程中不僅具有高效性，并且還具有一定的準(zhǔn)確性。

二、新常態(tài)下完善檔案管理工作的有效舉措

（1）提高對檔案管理工作重要性的認識。

檔案管理工作小到與我們每個人的工作和生活息息相關(guān)，大到關(guān)系國家方針、政策的制定和調(diào)整。檔案管理的信息化和數(shù)字化，可以對龐大的數(shù)據(jù)群體進行迅速分析，從而得出最科學(xué)的結(jié)果，應(yīng)用到國家的各項建設(shè)事業(yè)中去。所以，只有全社會都重視檔案管理的新常態(tài)化建設(shè)，我們的檔案管理工作才能有實質(zhì)性、突破性的跨越。利用電子計算機以及專業(yè)檔案管理軟件，可以有效提高檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的勞動強度，在進行檔案管理的過程中，避免文檔的存積。檔案管理信息化可以方便對文檔的補漏，檔案管理人員僅僅需要對檔案進行歸檔，在計算機上對相關(guān)信息進行檢索，就可以方便地找出檔案管理中的問題，及時補漏。檔案的信息化管理可以有效實現(xiàn)信息的開放性及共享性，提高工作的效率。

（2）加大檔案管理工作的投入保障力度。

在檔案管理工作中，人才、資金、技術(shù)、培訓(xùn)等多方面的投入必不可少，沒有專業(yè)性人才，信息化工作就無從談起。而缺少資金的保障，就無法采購新設(shè)備、新技術(shù)。沒有信息化所需的技術(shù)，工作就會盲目，無從適應(yīng)數(shù)字化需要。如果沒有培訓(xùn)保障，檔案人員就不能更好地接受新知識、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素為主導(dǎo)，調(diào)動人的積極性尤為重要，所以工作中的激勵機制同樣是做好檔案管理工作的有力保障。我們各級單位和部門，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是人才的選拔和培養(yǎng)，檔案存儲場地和管理設(shè)備的配置等。

（3）完善檔案信息化管理體系尤其重要。

開展各項工作都需要有一整套體系，保證所開展的工作完整、規(guī)范、良好地運作。建立完善的檔案信息化管理體系是開展檔案管理各項工作的基礎(chǔ)。一是要建立完善的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系。對檔案信息化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)及目標(biāo)要求進行明確的規(guī)定，以保障檔案信息化管理能夠有方向性的指導(dǎo)和必要的約束。二是要建立完善的開發(fā)利用體系。對檔案資料的存儲及信息咨詢服務(wù)等一系列流程進行有效規(guī)范，開發(fā)有效的信息技術(shù)及檢索工具。三是要建立規(guī)范運作的制度保障體系。要確保工作規(guī)范有序開展，提高信息化管理的技術(shù)水平，從而在有效實現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。

三、信息時代下改進檔案管理工作的措施

（1）不斷推進檔案管理的制度建設(shè)。

制度在一定程度上是規(guī)范管理的主要基礎(chǔ)，同時也是對檔案管理科學(xué)化的基本要求。由于檔案管理方式的變革，進一步要求對其管理制度也要作出相應(yīng)的調(diào)整。要想把檔案管理工作做好，首先應(yīng)該做的就是加強制度建設(shè)，相關(guān)的工作要作出具體的規(guī)定，只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發(fā)展。檔案的保存時間、方式、方法以及公開的程度都要進行明確的界定，讓檔案管理相關(guān)的工作人員在對檔案管理的過程中能夠有章可循，在新技術(shù)背景下，讓檔案管理更加規(guī)范有序。檔案管理制度建設(shè)一定要適應(yīng)社會的發(fā)展，對不適應(yīng)發(fā)展的制度不僅要進行修訂，還要對其進行變革，對空白的地方要制定出新的制度進行相應(yīng)的補充等。

（2）完善檔案管理的體制。

由于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，讓檔案工作管理工作能夠和信息技術(shù)進行有效的集合。但是就目前來說，在信息化的時代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問題，并且檔案在使用的過程中也不是很方便。我國的檔案信息系統(tǒng)在進行建設(shè)的過程中比較分散，在軟硬件進行選用上也還存在著一定的問題，所以，應(yīng)該在管理體制上進一步地保證各個部門能夠在一定程度上對信息自動化系統(tǒng)進行統(tǒng)一的管理，這不僅要求對技術(shù)操作進行有效的規(guī)范，還要求對軟硬件的選擇進行相應(yīng)的規(guī)范。

（3）實現(xiàn)檔案信息資源的充分共享。

目前在信息化建設(shè)過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發(fā)揮，這樣就會進一步導(dǎo)致檔案信息不能充分共享，相關(guān)各個部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應(yīng)該在一定程度上應(yīng)該明確檔案管理過程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過程中各項工作和檔案管理過程中各個環(huán)節(jié)，建立相對比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

（4）加強檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

我國大體上還處在文件處理向信息化管理進行過渡的階段，因此，要想向信息化管理的過渡進行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。針對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫在一定程度上是需要長期的過程，我們應(yīng)該本著從低級到高級的過程進行相應(yīng)的建設(shè)。在對數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)工作和計算機技術(shù)這兩者進行有效的結(jié)合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫進行相應(yīng)的集合，只有這樣才能進一步地形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進得到不斷地提高。

（作者單位：公主嶺市中心血站）