試議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的發(fā)布和利用

王柏新

摘要：為了保證檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下能展現(xiàn)其寶貴價值，應(yīng)認識到網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)管理模式對檔案信息的積極作用，并能從檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的實際出發(fā)，促進檔案信息其發(fā)布管理以及利用效果的提升。本文就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對于檔案信息的發(fā)布管理以及利用進行了分析。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息；利用；發(fā)布

檔案信息當(dāng)中往往凝聚了大量的珍貴信息，對于推動社會發(fā)展有著突出價值，在過去的檔案管理中，由于受到輔助設(shè)備以及工作模式的影響，檔案信息的利用效果有一定的局限性。而在進入了網(wǎng)絡(luò)時代后，需要能用現(xiàn)代類型的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提檔案信息方面的發(fā)布管理以及利用管理。

1網(wǎng)絡(luò)檔案信息體系分析

1.1網(wǎng)絡(luò)檔案概述

在各領(lǐng)域都實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展之后，都對相應(yīng)領(lǐng)域的發(fā)展起到了積極的推動，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息管理也產(chǎn)生了積極影響，將過去紙質(zhì)類型的文字或者是圖形信息轉(zhuǎn)化成了數(shù)據(jù)類型信息，讓檔案信息脫離了紙質(zhì)媒介的束縛，能以數(shù)據(jù)信息的形式在網(wǎng)絡(luò)上進行傳輸，對檔案信息的利用以及管理都產(chǎn)生了積極影響。當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容大致可以被歸為兩種類型，一種是以檔案館中已有的檔案信息作為原始資料，在轉(zhuǎn)化之后所形成的數(shù)據(jù)副本；另一種是直接使用數(shù)字設(shè)備而生成的數(shù)字類型檔案。

1.2網(wǎng)絡(luò)類型檔案體系建設(shè)工作分析

在開展網(wǎng)絡(luò)類型檔案信息體系建設(shè)的時候，需要檔案管理領(lǐng)域從業(yè)者能做好各個環(huán)節(jié)的管理工作，最終推動檔案信息體系的建設(shè)。首先，在從過去檔案信息管理模式向網(wǎng)絡(luò)檔案模式轉(zhuǎn)變的時候，需要有現(xiàn)代計算機技術(shù)的支持，并能將檔案信息管理和網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合。其次，檔案信息管理一直都是社會中的重要工，并且在長時間以來的管理中累積了大量的各種類型檔案信息，因此在開展網(wǎng)絡(luò)化類型檔案信息模式發(fā)展的時候，不但要注意到以新型檔案信息收錄模式進行網(wǎng)絡(luò)類型檔案信息管理，同時還要能將過去長時間累積下的檔案信息轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)。在實行高效檔案信息管理的同時，避免出現(xiàn)檔案資源的浪費。

2網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理方面的發(fā)布管理

2.1檔案信息發(fā)布網(wǎng)站的建設(shè)

完成了過去陳舊檔案信息轉(zhuǎn)化以及信息檔案信息錄入之后，就要將這些檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)中，讓檔案數(shù)據(jù)有更高效的利用，并且這些珍貴的檔案信息也會成為信息化類型網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)的基礎(chǔ)。

檔案信息的發(fā)布操作需要處理好的多個環(huán)節(jié)的工作，并在保證每一個環(huán)節(jié)質(zhì)量的基礎(chǔ)上蛻晶網(wǎng)絡(luò)檔案體系的建設(shè)。首先，在開展網(wǎng)絡(luò)檔案信息傳輸?shù)臅r候，要能建立一個可供傳輸使用的網(wǎng)絡(luò)站點，以供網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)據(jù)發(fā)布以及人們?yōu)g覽使用所。網(wǎng)絡(luò)站點的建設(shè)是推進網(wǎng)絡(luò)檔案信息體系建設(shè)的基石，應(yīng)清晰的明確網(wǎng)站建設(shè)的核心目標(biāo)以及出發(fā)點，避免檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)僅僅流于形式而未能其實的發(fā)揮其作用。網(wǎng)站本身也就在一定程度上代表了檔案信息的特點，因此開展網(wǎng)絡(luò)信息體系建設(shè)的時候也要能以內(nèi)容為向?qū)?，推進檔案信息體系的建設(shè)效果。

2.2檔案信息發(fā)布方式選擇

在進行檔案信息發(fā)布管理的時候，不僅要注意檔案信息發(fā)布的據(jù)具體內(nèi)容，同時還要能注意到具體的檔案信息的發(fā)布方式、發(fā)布語言等方面的內(nèi)容。在現(xiàn)代的檔案信息發(fā)布環(huán)節(jié)中，一些管理部門忽視發(fā)布方式的重要性，影響檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。我國當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)發(fā)布工作一般會劃分為兩種形式，一種是靜態(tài)類型的檔案信息發(fā)布，也就是網(wǎng)頁類型的檔案信息發(fā)布；另一種是動態(tài)類型的檔案信息發(fā)布，也就是數(shù)據(jù)類型的信息發(fā)布。

頁面發(fā)布是指以計算機文件的方式來管理各類信息，并將這些文件基于置標(biāo)語言（如SGML）組織成許多的靜態(tài)網(wǎng)頁，然后將這些網(wǎng)頁復(fù)制到中心服務(wù)器上。早期的信息發(fā)布都是靜態(tài)頁面發(fā)布。這種發(fā)布方式，對于網(wǎng)絡(luò)用戶來說，只是被動瀏覽，缺乏與信息發(fā)布端的交互。而對于信息發(fā)布方來說，維護靜態(tài)頁面費時費力。

在網(wǎng)絡(luò)使用范圍的日趨廣泛，僅有靜態(tài)頁面形式已不能滿足發(fā)布信息的需求，人們引入了數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以動態(tài)數(shù)據(jù)庫形式發(fā)布信息。這種方式是通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器擴展程序?qū)eb技術(shù)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)連接起來。在Web上連接、訪問或獲取數(shù)據(jù)庫信息。數(shù)據(jù)庫中的信息是由集成的內(nèi)部管理系統(tǒng)提供，也就是說內(nèi)部管理系統(tǒng)（如檔案信息管理系統(tǒng)）的數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容是信息發(fā)布的數(shù)據(jù)源。信息發(fā)布方通過Web服務(wù)器接收用戶的輸入，實時執(zhí)行用戶的提問，并返回執(zhí)行后的結(jié)果，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息的動態(tài)發(fā)布。

這樣給用戶提供了一個可供交互的平臺，滿足了用戶對信息的動態(tài)需求，一方面減少了用戶利用網(wǎng)絡(luò)信息的盲目性，另一方面提高了網(wǎng)絡(luò)的有效利用率，不僅把Web與數(shù)據(jù)庫的所有優(yōu)點集中在一起，而且充分利用了大量已有的數(shù)據(jù)庫信息資源。這對網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布者和維護人員來說也非常有意義。他們再也不必維護大量需手工修改的靜態(tài)網(wǎng)頁，取而代之的是發(fā)布可以根據(jù)用戶的特殊需要從數(shù)據(jù)庫提取不同數(shù)據(jù)生成相應(yīng)內(nèi)容的動態(tài)網(wǎng)頁。數(shù)據(jù)庫由專業(yè)人士進行組織和管理，數(shù)據(jù)質(zhì)量、可靠性、安全性都比較高。利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以對各種復(fù)雜的信息進行有效的管理。

3網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用

網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用，是指檔案機構(gòu)通過各種類型的網(wǎng)絡(luò)直接傳遞檔案信息，為利用者服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用具有開放性、及時性、全面性、檢索的方便性等特點。

采用系統(tǒng)分析的方法可以設(shè)計清楚網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用的整個工作流程（略）。在這個流程中涉及的主要問題包括：：（1）利用者需求分析，掌握利用者對檔案信息的需求是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的前提條件；（2）檢索提問，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用者直接操作檢索系統(tǒng)，獲得檢索結(jié)果，因此利用者要有能力進行檢索提問；（3）執(zhí)行檢索，利用者按下相應(yīng)的功能鍵，檢索系統(tǒng)會自動進行相應(yīng)的檢索操作；（4）身份認證與用戶權(quán)限，在網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用中必須能對某些有特殊要求的檔案信息加以控制。這種控制主要表現(xiàn)在利用者提供身份證明，檔案機構(gòu)賦予用戶權(quán)限；（5）網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用的費用，包括檔案機構(gòu)前期開發(fā)投入的費用、利用者的通信費用和檔案機構(gòu)收取的信息服務(wù)費幾個方面；（6）網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用結(jié)果，對于利用者來說，利用的結(jié)果有三種：一是在網(wǎng)絡(luò)中直接閱讀檔案信息，并按照需要下載；二是通過網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索發(fā)現(xiàn)相關(guān)信息線索，獲得物理載體的復(fù)制品；三是獲得檔案證明。前兩種結(jié)果實現(xiàn)了檔案的情報價值，后一種實現(xiàn)了檔案的憑證價值。

研究網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用，服務(wù)效益是一個不可回避的問題。相對于傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)形式來說，網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用對促進檔案信息服務(wù)社會化具有積極意義，其社會效益更加顯著，這主要表現(xiàn)在兩個方面：一是有利于更廣泛地傳播社會記憶和人類文化；二是有利于提高社會檔案意識。至于網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用服務(wù)的經(jīng)濟效益，目前無法進行定量分析。但是通過我國航拍片從美國國家檔案館“回歸”、北京市公路設(shè)計研究院的局域網(wǎng)檔案信息利用等實例，可以看出網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用是有明顯的經(jīng)濟效益的。此外，檔案事業(yè)是公益性的基礎(chǔ)事業(yè)，不能僅僅以局部的、短期的利益來衡量其利用效益。

4結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息發(fā)布即能提升網(wǎng)上檔案信息資源的價值，又可以更主動地為利用者提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。同時它還是原始檔案信息的延伸，也是單位檔案部門檔案信息資源建設(shè)的新內(nèi)容。

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