信息時(shí)代檔案管理工作的實(shí)踐與創(chuàng)新

徐曉蘭

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)的應(yīng)用逐漸普遍化，進(jìn)而對(duì)我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展起到了一定的促進(jìn)作用，然而雖然信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)的發(fā)展提供了一定的便利性，但也帶來(lái)了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，促使市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈化。因此企業(yè)若想得到更好的發(fā)展，就一定要加大創(chuàng)新管理力度，結(jié)合時(shí)代的發(fā)展背景，從而提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；檔案管理；實(shí)踐；創(chuàng)新

一、檔案管理信息化的重要優(yōu)勢(shì)

（一）信息采集更便捷

在信息時(shí)代，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展與建設(shè)已經(jīng)勢(shì)在必行，而信息化的檔案管理工作在采集信息方面，能夠有效利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高效性和強(qiáng)大的交互性、共享性等重要優(yōu)勢(shì)，用最短的時(shí)間搜集整理出海量的檔案信息，在有效保障檔案信息采集時(shí)效性的同時(shí)，進(jìn)一步加快了信息的采集速度，為有效提升檔案管理效率奠定了良好基礎(chǔ)。

（二）檔案管理更高效

通過(guò)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理工作當(dāng)中積極運(yùn)用包括電子計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代信息技術(shù)等，能夠?qū)⒃痉稚⒌臋n案信息進(jìn)行集中處理，而通過(guò)將不易保存和運(yùn)輸?shù)募堎|(zhì)版檔案匯總整理成電子檔案，并將其上傳至相關(guān)管理庫(kù)當(dāng)中能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的永久、妥善保存。尤其是在借助專業(yè)管理軟件下，使得檔案信息分析、處理速度更快，準(zhǔn)確性更高，對(duì)于提升整體檔案管理水平具有積極意義。

二、信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題

（一）管理軟件缺乏通用性

隨著檔案管理信息化的發(fā)展需求逐年增加，現(xiàn)階段已經(jīng)有很多檔案管理系統(tǒng)無(wú)法滿足檔案管理與電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)統(tǒng)一發(fā)展的要求。此外，各地區(qū)檔案部門(mén)沒(méi)有統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)型號(hào)和規(guī)格，均是自主開(kāi)發(fā)的應(yīng)用和檔案管理系統(tǒng)，所以不能相互協(xié)調(diào)通用，阻礙了檔案管理信息化、現(xiàn)代化前進(jìn)的步伐。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度偏低

在當(dāng)前的信息時(shí)代，由于檔案管理系統(tǒng)都是個(gè)人開(kāi)發(fā)，網(wǎng)絡(luò)檔案管理的基礎(chǔ)工作卻并未做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。檔案信息管理系統(tǒng)的形式各有不同的情況非常明顯，這使得網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作缺乏規(guī)范性、服務(wù)性、共享性，無(wú)法滿足信息時(shí)代下檔案信息資源共享的要求。由于種種因素的影響，大部分系統(tǒng)軟件的兼容性相對(duì)較差，而且至今為止尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化檔案。

（三）檔案的安全性和保密性有待加強(qiáng)

網(wǎng)絡(luò)給人們帶來(lái)了諸多方便，但不法分子也會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)原始檔案信息進(jìn)行篡改、竊取，甚至是刪除和損壞。同時(shí)，電子檔案文件的存儲(chǔ)方式多種多樣，一旦遇到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓或者不法分子網(wǎng)絡(luò)攻擊以及進(jìn)行病毒傳播時(shí)，就會(huì)使檔案遭到損壞，甚至造成不可逆轉(zhuǎn)的局勢(shì)。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

現(xiàn)階段，各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案工作者是以往檔案專業(yè)人員，雖然他們具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，但是否具備信息時(shí)代下應(yīng)當(dāng)具備的信息素質(zhì)是無(wú)法估量的，甚至有些年長(zhǎng)的檔案管理人員無(wú)法適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境和計(jì)算機(jī)工作環(huán)境。

三、信息時(shí)代檔案管理工作的實(shí)踐與創(chuàng)新

（一）思想觀念的創(chuàng)新

一種是將有用信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐庾R(shí)的積極觀念。檔案管理工作十分復(fù)雜，檔案信息庫(kù)非常巨大，現(xiàn)實(shí)中各類檔案被分散保存在各個(gè)單體檔案中，在有需求時(shí)，將相關(guān)檔案文件尋找歸類，發(fā)揮其根本作用，所以講檔案信息進(jìn)行編輯整理加工為更加直接的信息是檔案工作的關(guān)鍵。另一種是利用檔案更加便捷有效率的觀念。在檔案管理工作的過(guò)程中應(yīng)該認(rèn)識(shí)到管理檔案的根本在于將檔案信息有效的利用起來(lái)，從思想觀念方面入手，提高對(duì)工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，這樣才能更好的提高工作效率，對(duì)檔案信息加以有效的運(yùn)用，這樣才能將檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮到極致。

（二）管理方式的創(chuàng)新

檔案信息存放的科技化使手工操作逐漸減少，立卷和檢索更加方便科學(xué)，也使保管和統(tǒng)計(jì)工作節(jié)省了更多的時(shí)間，檔案存放與物質(zhì)載體的分散更是讓檔案管理工作上了一個(gè)臺(tái)階。對(duì)檔案信息的進(jìn)一步檢索和傳輸要通過(guò)更加獨(dú)立的科技儲(chǔ)存形式來(lái)實(shí)現(xiàn)，就要對(duì)檔案管理信息做到更深層次的利用。

（三）服務(wù)方式的創(chuàng)新

第一，豐富創(chuàng)新檔案服務(wù)的內(nèi)在。由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提高，檔案服務(wù)的范圍愈加廣泛，內(nèi)容愈發(fā)豐富，因此豐富創(chuàng)新檔案服務(wù)十分重要。第二，由于科技的進(jìn)步，信息化技術(shù)也有了長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案服務(wù)的方法隨著檔案工作條件的不斷變化和改進(jìn)，也不斷進(jìn)行創(chuàng)新。因此需要在現(xiàn)實(shí)中不斷對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，在實(shí)踐中進(jìn)行豐富及改善服務(wù)活動(dòng)。工作過(guò)程中，必須不斷改善檔案服務(wù)的現(xiàn)狀，使其更加主動(dòng)及時(shí)和有針對(duì)性，不斷加大對(duì)檔案工作各方面的研究，在了解檔案工作的需求方面更應(yīng)重視，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)障礙的進(jìn)一步減少，創(chuàng)新服務(wù)。

（四）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)要從基礎(chǔ)細(xì)節(jié)一級(jí)級(jí)著手，在長(zhǎng)時(shí)間的建立過(guò)程中，必須將計(jì)算機(jī)技術(shù)與各項(xiàng)檔案管理工作相協(xié)調(diào)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效性，將數(shù)據(jù)與檔案目錄有機(jī)結(jié)合、協(xié)調(diào)發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，若想使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)最佳效果，就一定要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，選擇科學(xué)合理的檔案管理模式，不斷創(chuàng)新自身的檔案管理理念，進(jìn)而最大限度提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

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