高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式探析

姚葆青

摘 要：隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)展，資金的來(lái)源渠道多元化，財(cái)務(wù)核算量迅速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)報(bào)賬模式的弊端也逐漸凸顯出來(lái)。而網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬在財(cái)務(wù)核算和資金往來(lái)上具有快捷高效的特點(diǎn)，因此受到高校財(cái)務(wù)管理人員的青睞。但是，目前各高校的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式并不十分完善，在經(jīng)費(fèi)審批、報(bào)賬管理等方面仍然存在一些問(wèn)題。本文就網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的實(shí)施背景、優(yōu)點(diǎn)以及在實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：高校；網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬；財(cái)務(wù)管理

一、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的實(shí)施背景

（1）報(bào)賬人排隊(duì)等待時(shí)間長(zhǎng)，對(duì)財(cái)務(wù)服務(wù)滿意度低。傳統(tǒng)報(bào)賬模式的流程較為繁瑣，審核制單人員在前臺(tái)直接面對(duì)報(bào)賬人進(jìn)行原始票據(jù)審核、歸集費(fèi)用類別、計(jì)算加總金額、財(cái)務(wù)系統(tǒng)錄入、打印生成憑證等一系列現(xiàn)場(chǎng)操作流程，這種模式在業(yè)務(wù)量不多、核算經(jīng)費(fèi)有限的情況下還能應(yīng)付，但是隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，各類教育經(jīng)費(fèi)及科研經(jīng)費(fèi)來(lái)源多元化，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)頻繁復(fù)雜，財(cái)務(wù)的核算量成倍增長(zhǎng)，而財(cái)務(wù)人員的編制有限，報(bào)銷大廳往往人滿為患，報(bào)賬排隊(duì)現(xiàn)象已成常態(tài)。

（2）前臺(tái)審核制單人員工作壓力大，工作效率低下。高校報(bào)賬工作是高校財(cái)務(wù)最主要也是最基礎(chǔ)的工作，直接反映會(huì)計(jì)工作質(zhì)量和水平。由于業(yè)務(wù)內(nèi)容不斷增加，業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，資金核算量劇增，無(wú)疑給前臺(tái)審核制單人員的工作帶來(lái)了壓力，再加上長(zhǎng)時(shí)間處于嘈雜的環(huán)境中，客觀上對(duì)財(cái)務(wù)人員的身心健康產(chǎn)生不利影響，因此極易造成工作差錯(cuò)率高，工作效率降低，服務(wù)水平也無(wú)法得到提高。

（3）經(jīng)費(fèi)預(yù)算和報(bào)賬環(huán)節(jié)無(wú)法對(duì)接。傳統(tǒng)報(bào)賬模式下，報(bào)賬人按照發(fā)生的費(fèi)用項(xiàng)手工填寫(xiě)報(bào)銷單列支相關(guān)經(jīng)費(fèi)，這與經(jīng)費(fèi)預(yù)算查詢系統(tǒng)無(wú)法進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)接，只有在前臺(tái)審核人員錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)時(shí)才會(huì)提示超支的費(fèi)用項(xiàng)，導(dǎo)致費(fèi)用無(wú)法列支或臨時(shí)調(diào)整項(xiàng)目等情況發(fā)生，使報(bào)賬效率降低，經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理不到位。

二、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的優(yōu)點(diǎn)

（1）合理安排報(bào)賬時(shí)間，減少排隊(duì)現(xiàn)象。傳統(tǒng)報(bào)賬模式下經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)某一時(shí)間段報(bào)銷人到財(cái)務(wù)部門集中報(bào)賬的情況，導(dǎo)致排隊(duì)現(xiàn)象，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬解決了這一弊端，報(bào)賬人員通過(guò)了解預(yù)約排號(hào)情況，在網(wǎng)上預(yù)約合適的時(shí)間，按預(yù)約的時(shí)間遞交單據(jù)至財(cái)務(wù)處即可，節(jié)省了等待的時(shí)間。同時(shí)財(cái)務(wù)部門的系統(tǒng)管理員根據(jù)業(yè)務(wù)量及人員配備情況合理限定每日的預(yù)約報(bào)銷號(hào)，使財(cái)務(wù)人員工作量均衡，單據(jù)處理及時(shí)。

（2）錄入工作量減少，有效提高報(bào)賬效率。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)減少了財(cái)務(wù)人員錄入憑證的工作量，通過(guò)報(bào)賬人在網(wǎng)上填報(bào)預(yù)約單，把之前財(cái)務(wù)人員完成的部分信息錄入工作由報(bào)賬人來(lái)完成，報(bào)賬人員通過(guò)預(yù)約系統(tǒng)錄入需報(bào)銷的項(xiàng)目、科目、金額、轉(zhuǎn)卡等各項(xiàng)信息，同時(shí)系統(tǒng)還會(huì)提示填寫(xiě)說(shuō)明以及應(yīng)注意的事項(xiàng)。而財(cái)務(wù)人員只需輸入預(yù)約號(hào)查看相對(duì)應(yīng)的報(bào)賬憑證，并且結(jié)合原始票據(jù)進(jìn)行審核，系統(tǒng)便可自動(dòng)生成記賬憑證，減少了業(yè)務(wù)處理的時(shí)間，提高了工作效率，從而使財(cái)務(wù)人員從核算型向管理型轉(zhuǎn)變成為可能。

（3）加強(qiáng)預(yù)算管理，增進(jìn)財(cái)務(wù)信息交流。由于網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)與賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步， 實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息資源的共享， 經(jīng)費(fèi)使用人能及時(shí)了解財(cái)務(wù)收支、預(yù)算執(zhí)行情況，并促使經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人自覺(jué)按預(yù)算執(zhí)行，確保經(jīng)費(fèi)合理使用，提高資金的使用效益。

（4）有助于報(bào)賬人了解財(cái)務(wù)制度和規(guī)定，提升服務(wù)質(zhì)量。報(bào)銷人員通過(guò)填報(bào)網(wǎng)上預(yù)約單，對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用范圍、額度、費(fèi)用歸集、財(cái)務(wù)報(bào)銷流程等有了進(jìn)一步認(rèn)識(shí)，熟練運(yùn)用和掌握后，逐步接受和認(rèn)同財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，能夠理解財(cái)務(wù)人員退回不合格單據(jù)的行為，減少報(bào)賬爭(zhēng)議，建立良好的報(bào)賬關(guān)系。

三、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬存在的問(wèn)題

（1）報(bào)銷人員操作不規(guī)范。使用初期，由于部分報(bào)銷人對(duì)操作流程不熟悉，導(dǎo)致預(yù)約失敗，影響報(bào)賬人員使用預(yù)約系統(tǒng)的信心；還有部分報(bào)銷人在填寫(xiě)預(yù)約報(bào)銷單時(shí)發(fā)現(xiàn)某些費(fèi)用項(xiàng)預(yù)算超支或不清楚費(fèi)用項(xiàng)范圍，隨意亂列支出，導(dǎo)致交單通過(guò)率低，影響財(cái)務(wù)審核效率；也有部分教師專注于教學(xué)與科研，覺(jué)得傳統(tǒng)報(bào)賬方式中直接將單據(jù)交給財(cái)務(wù)人員歸類匯總比較方便，網(wǎng)上填報(bào)太麻煩，對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)有抵觸情緒，影響預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的全面推廣。

（2）財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)審批問(wèn)題。目前網(wǎng)上預(yù)約業(yè)務(wù)只是改變了單據(jù)傳遞方式，并沒(méi)改變?cè)械臉I(yè)務(wù)審批簽字流程，高校財(cái)務(wù)管理制度中明確規(guī)定，有些經(jīng)費(fèi)必須由幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批之后才能報(bào)銷，因此相關(guān)負(fù)責(zé)人的工作時(shí)間和地點(diǎn)會(huì)影響到相應(yīng)審批的完成程度。為了完成審批工作，報(bào)賬人通常需要奔波往返于各校區(qū)及相關(guān)部門。

（3）網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。報(bào)銷集中時(shí)段，網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)會(huì)遇到短時(shí)期的大量訪問(wèn)，因而經(jīng)常會(huì)發(fā)生系統(tǒng)故障，出現(xiàn)預(yù)約過(guò)程中斷，甚至無(wú)法訪問(wèn)等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致預(yù)約系統(tǒng)無(wú)法在財(cái)務(wù)部門最需要的時(shí)候發(fā)揮其作用。另外預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)是基于校園網(wǎng)上的應(yīng)用系統(tǒng)，校園網(wǎng)的安全性和穩(wěn)定性問(wèn)題也會(huì)直接影響到預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（4）溝通不及時(shí)，影響報(bào)賬進(jìn)程。傳統(tǒng)報(bào)賬模式下，報(bào)銷人和前臺(tái)財(cái)務(wù)人員直接交流，對(duì)發(fā)票真?zhèn)?、?jīng)費(fèi)審批等情況進(jìn)行溝通，對(duì)不規(guī)范、不合格的單據(jù)現(xiàn)場(chǎng)修改或退回整改，能及時(shí)解決問(wèn)題。預(yù)約報(bào)賬模式下，報(bào)賬人遞交單據(jù)后在財(cái)務(wù)處停留時(shí)間短，有的高校采取單據(jù)自助投遞方式，報(bào)賬人甚至不需要到現(xiàn)場(chǎng)，這會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)在審核時(shí)發(fā)現(xiàn)票據(jù)有問(wèn)題還需電話聯(lián)系報(bào)賬人溝通，反而影響了報(bào)賬進(jìn)程。

四、相關(guān)改進(jìn)措施

（1）做好宣傳指導(dǎo)工作，全面推廣預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)。采取多種方式做好宣傳工作，如：印制預(yù)約報(bào)賬操作手冊(cè)、財(cái)務(wù)報(bào)銷指南等供報(bào)賬人學(xué)習(xí)，利用校園網(wǎng)財(cái)務(wù)主頁(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)知識(shí)的宣傳和普及；在財(cái)務(wù)報(bào)銷大廳擺放電腦，對(duì)網(wǎng)上操作有難度的報(bào)賬人提供現(xiàn)場(chǎng)輔導(dǎo)，幫助完成預(yù)約；定期對(duì)報(bào)賬人進(jìn)行財(cái)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)報(bào)賬人規(guī)范操作。

（2）增加經(jīng)費(fèi)審批模塊。將傳統(tǒng)的負(fù)責(zé)人簽字審批轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訉徟?，保證經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人即使在外地也能及時(shí)完成審批工作，節(jié)省審批流程的時(shí)間，同時(shí)提高報(bào)賬工作的效率。

（3）保障網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)正常運(yùn)行。對(duì)預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，減少系統(tǒng)的出錯(cuò)率，配置高性能的服務(wù)器和專職的系統(tǒng)管理員，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對(duì)人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，以提高預(yù)約系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。

（4）科學(xué)設(shè)置崗位，提高報(bào)賬效率。前臺(tái)審核制單人員職能分離，分成初審接單人員和制單人員，初審接單人員只負(fù)責(zé)審核票據(jù)基本要素和審批手續(xù)，減少報(bào)賬人等待時(shí)間；制單人員在后臺(tái)負(fù)責(zé)復(fù)核預(yù)約報(bào)銷單、金額加總、生成憑證、退單處理等工作。通過(guò)分工和改變工作模式，明確職責(zé)，加快報(bào)賬速度，減少差錯(cuò)率。

（5）運(yùn)用信息化手段及時(shí)溝通，優(yōu)化流程。對(duì)初審后發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題票據(jù)，利用預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)行單據(jù)退回處理，增加短信模塊，制單人員通過(guò)預(yù)約單上的聯(lián)系電話直接發(fā)送固定格式的短信通知報(bào)賬人，使報(bào)賬人能及時(shí)了解退單原因并盡快去財(cái)務(wù)部門處理，避免了電話溝通占用時(shí)間等問(wèn)題。

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（責(zé)任編輯：何萌）