從中樞作用看辦公室人員的工作水平培養(yǎng)與質(zhì)量把控的必要性

李曉峰

摘要：辦公室是一個單位的中樞機(jī)關(guān)，既是單位的門面和窗口，又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。辦公室工作質(zhì)量的好與壞，直接關(guān)系著單位整體的對外形象和內(nèi)部運(yùn)作，辦公室的中樞作用決定了其對工作人員有著較高的素質(zhì)要求，現(xiàn)代辦公技能的普及又要求工作人員向著專業(yè)化、職業(yè)化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，正因為如此，各個單位都非常重視辦公室人員工作水平的培養(yǎng)，并對工作人員的質(zhì)量嚴(yán)格把控，以提高整個單位的經(jīng)營水平。

關(guān)鍵詞：中樞作用；辦公室工作；工作水平培養(yǎng)；質(zhì)量把控

盡管辦公室工作的大部分內(nèi)容都基本相同，細(xì)細(xì)品味下來，辦公室工作絕非一成不變，而是每時、每刻都在發(fā)展變化，辦公室工作人員的主要職責(zé)就是能夠為領(lǐng)導(dǎo)摒除雜務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)能夠集中精力抓好單位的主業(yè)。辦公室工作人員一定要養(yǎng)成遇事隨機(jī)應(yīng)變，處事冷靜的能力，對于一般性的事務(wù)要能夠獨立應(yīng)對，并做到妥善、正確處理。

一、辦公室的中樞作用及其對工作人員的基本要求

（一）中樞概念闡述

中樞指的是核心和關(guān)鍵，是在事物處理體系中，處于中心、主導(dǎo)地位的重要部分。對于任何組織來說，其運(yùn)行發(fā)展過程中，都需要中樞機(jī)關(guān)對其作出具體指令，因此，中樞是組織健康運(yùn)行的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。辦公室是一個單位的指揮中心，對于單位的各執(zhí)行部門來說，辦公室是平衡和協(xié)調(diào)的樞紐，對于上下左右來說，辦公室又是信息分享的平臺，因此，辦公室是溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐和橋梁，既要面對上級，又要接待下級。

（二）基于中樞作用及對工作人員的基本要求

基于中樞作用，一是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，作好各項事務(wù)的基礎(chǔ)調(diào)研，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳細(xì)準(zhǔn)確的情況；二是督查職能，負(fù)責(zé)督促檢查領(lǐng)導(dǎo)各項決策的貫徹落實情況并向通報工作進(jìn)度；三是協(xié)調(diào)內(nèi)部事務(wù)，保證單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，四是辦理領(lǐng)導(dǎo)及單位的日常事務(wù)?？梢钥闯?，辦公室起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、綜合服務(wù)的重要作用。

正因為其地位和作用非常重要，決定了辦公室的職能也非常多，重點包括以下五個方面，一是指導(dǎo)職能，辦公室參與單位各項事務(wù)的管理，對單位的工作有著一定的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限，在權(quán)限范圍內(nèi)具有指導(dǎo)單位工作的職能。二是管理職能，單位的日常事務(wù)一般都由辦公室來加以管理；三是參謀和咨詢職能，是單位的參謀部、指揮所；四是服務(wù)職能，為領(lǐng)導(dǎo)提供日常服務(wù)；五是協(xié)調(diào)職能，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)本單位各部門的日常運(yùn)作。

二、辦公室工作的工作水平培養(yǎng)與質(zhì)量把控的必要性分析

正因為辦公室的地位重要，因此，辦公室工作人員的素質(zhì)要求也十分的嚴(yán)格，特別是當(dāng)今信息時代的到來，要想快速高效地作好辦公室工作，辦公室工作的工作水平培養(yǎng)與質(zhì)量把控過程中，必須堅持以下幾點要求：

“辦文”是辦公室人員的一項基本技能。任何單位都需要以文字形式發(fā)布各類命令，通報各種情況，上報各類信息、報告、請示等，辦公室也需要向領(lǐng)導(dǎo)提交各類調(diào)研報告供領(lǐng)導(dǎo)決策參考，因此，文字表達(dá)能力是一項必備條件和基本功，工作人員不會寫作，等于無手無腦，是不稱職的；而寫作能力不僅僅是文字表達(dá)能力，還從另一側(cè)面反映了一個人的邏輯思維能力、語言表達(dá)能力和觀察分析能力，因此，合格的工作人員不但要有深厚的文字功底，更要有良好的綜合分析和歸納總結(jié)能力，這絕不是一朝一夕可以實現(xiàn)的。從這個層面上講，工作人員的培養(yǎng)、選拔及質(zhì)量把控顯得尤其重要，不具備基本素質(zhì)的工作，即使再努力培養(yǎng)，也最終難以達(dá)到效果。所以，在工作的選拔階段就要做好質(zhì)量把控，做到寧缺勿濫，從而保證單位工作隊伍的高質(zhì)量。

上傳下達(dá)也是辦公室工作人員的主要職能之一，沒有良好的語言溝通能力，辭不達(dá)意，是非常影響工作效率和工作開展的，甚至還會誤事，造成一定的損失或者影響，秘書的口才直接影響著其參謀助手作用的發(fā)揮，所以，辦公室人員在工作過程中，尤其在說話時要善于總結(jié)要點，使人在第一時間內(nèi)就能夠了解到其所要表達(dá)的信息并做出正確的判斷，這樣才能推動工作的快速開展?，F(xiàn)代社會的工作人員需要參加大量的社會活動，組織或參加各類會議，參與單位各項事務(wù)的協(xié)調(diào)安排，這就更加需要辦公室人員具有一定的社交公關(guān)能力和組織協(xié)調(diào)能力，才能處理好各種復(fù)雜的人際關(guān)系，才能更好地當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

從許多側(cè)面可以看到先進(jìn)的辦公工具對現(xiàn)代人的影響是十分巨大的，工作人員地處單位的中樞機(jī)關(guān)，常常要一個人當(dāng)成幾個人來用，而當(dāng)前各單位都在“精兵簡政”，辦公室首腦機(jī)關(guān)的人員配置更是非常緊張，不可能象過去那樣打字員、駕駛員、翻譯員配備一大堆人員，隨著人民素質(zhì)的提高，要設(shè)置一崗多能，，這些技能既是現(xiàn)代社會對工作人員的基本要求，也是現(xiàn)代社會生活節(jié)奏加快的真實寫照，從這一點上看，工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)與提高確實是迫在眉睫，辦公室人員只有做到一職多責(zé)，才能符合現(xiàn)代社會的發(fā)展要求。

三、結(jié)語

辦公室工作人員素質(zhì)關(guān)系到辦公室的工作質(zhì)量，關(guān)系到能否將單位的各項工作落到實處，造就一支政治強(qiáng)、作風(fēng)實、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的秘書隊伍是時代發(fā)展的客觀要求，也是對秘書從業(yè)人員提出的一項新課題，各單位的辦公室工作者都要不斷積累探索辦公室工作的先進(jìn)經(jīng)驗，培養(yǎng)出更多符合單位、社會要求的工作人員，更多地充實到工作隊伍當(dāng)中。通過充分發(fā)揮辦公室的中樞作用，必然能夠發(fā)揮辦公室價值，推動組織順利運(yùn)行。

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