會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制研究

楊其全

摘要：隨著電子商務(wù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)的逐步實(shí)施，企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一體化，會(huì)計(jì)核算與管理發(fā)生了巨大的變化，為了適應(yīng)這種變化，提升管理效率，就要有效的加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、加工、傳輸并輸出大量會(huì)計(jì)信息的系統(tǒng)。企業(yè)為實(shí)現(xiàn)既定的管理目標(biāo)，必需建立一整套內(nèi)部控制制度，以保證企業(yè)有序、健康地發(fā)展。本文通過對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的介紹以及結(jié)合當(dāng)前會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀，分析了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的目的、要求、意義，并在此基礎(chǔ)之上，更深一步探討了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的策略。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)信息化環(huán)境；會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制以保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確、完整和可靠等為目的，在企業(yè)的各層管理工作中處于十分重要的地位。本文在對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制進(jìn)行了探討。

一、會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的目的

內(nèi)部控制在每個(gè)企業(yè)管理工作中處于十分重要的地位。如果內(nèi)部控制良好，就可使生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有秩序、高效率地進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)其既定的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)；反之，則會(huì)使整個(gè)企業(yè)管理陷于混亂、效率低下和造成不必要的損失，這樣的計(jì)算機(jī)環(huán)境就不能被認(rèn)為是處于安全性和可靠性之中。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的目的具體地說有以下幾個(gè)方面： 第一，確保會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)信息是反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況的經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)資料，它包括各種會(huì)計(jì)記錄、賬冊(cè)、會(huì)計(jì)報(bào)表等。會(huì)計(jì)信息必須準(zhǔn)確可靠，這不僅為企業(yè)外部的有關(guān)部門所需要，如上級(jí)主管部門、國(guó)家稅收部門、企業(yè)的投資單位等，而且也是企業(yè)內(nèi)部改善經(jīng)營(yíng)管理的需要。建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制制度，可以保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確可靠，進(jìn)而提高管理決策的正確性。第二，可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提高。根據(jù)企業(yè)總體目標(biāo)建立的包括組織結(jié)構(gòu)、方法程序和內(nèi)部審計(jì)在內(nèi)的內(nèi)部控制，其最終的目的在于促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)合理化，改善經(jīng)營(yíng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益。第三，可以有效考核各個(gè)部門業(yè)績(jī)。在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部制定必要的控制制度，明確職責(zé)分工，一方面有利于該部門或企業(yè)各項(xiàng)方針政策的貫徹執(zhí)行，另一方面也為考核和評(píng)價(jià)各部門、甚至每個(gè)職工的工作業(yè)績(jī)提供了依據(jù)。這不僅有利于進(jìn)一步調(diào)動(dòng)各方面的積極性，做到獎(jiǎng)罰電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的研究分明，而且也為主管人員及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)各項(xiàng)工作提供了依據(jù)。另外，任何一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)都必須遵守國(guó)家的相關(guān)政策、法規(guī)的規(guī)定，建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制制度，可以保證企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的合法性，減少或杜絕企業(yè)內(nèi)部各種有意無意的違法違規(guī)操作。

二、會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的要求

會(huì)計(jì)信息是對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的反映，其數(shù)據(jù)來源于業(yè)務(wù)部門，大量的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)從企業(yè)各個(gè)管理子系統(tǒng)直接采集，與有關(guān)外部系統(tǒng)相聯(lián)結(jié)。絕大部分的業(yè)務(wù)信息能夠?qū)崟r(shí)轉(zhuǎn)化，直接生成會(huì)計(jì)信息，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理呈集成化趨勢(shì)。與之相對(duì)應(yīng)，內(nèi)部控制也要求采用集成化的思路，例如以前管理軟件中的模塊都是針對(duì)部門級(jí)的應(yīng)用而設(shè)計(jì)的，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間、部門與部門之間信息流通不暢。流程控制型企業(yè)管理軟件把企業(yè)作為一個(gè)整體，強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)系統(tǒng)、購(gòu)銷系統(tǒng)、制造系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)以及決策支持系統(tǒng)的整體應(yīng)用，這些系統(tǒng)之間采用整合式設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)共享，從而實(shí)現(xiàn)資金流、物流和信息流統(tǒng)一。

在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下，內(nèi)部控制不應(yīng)該只是一個(gè)固定、一成不變的模式，它應(yīng)隨著企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化而變化，即符合權(quán)變?cè)瓌t。在設(shè)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)時(shí)，要考慮軟件和技術(shù)的結(jié)合。計(jì)算機(jī)信息處理的集中性、自動(dòng)性，使傳統(tǒng)職權(quán)分割的控制作用近于消失，信息載體的改變及其共享程度的提高，又使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效。手工會(huì)計(jì)要采用結(jié)構(gòu)控制方法，包括設(shè)置相互牽制和制約的會(huì)計(jì)崗位，通過對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的多重反映或者相互稽核關(guān)系進(jìn)行控制。而信息技術(shù)給企業(yè)的內(nèi)部控制賦予了新的內(nèi)涵，會(huì)計(jì)控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀?jì)算機(jī)共同控制。

三、會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的意義

任何內(nèi)部控制制度都有其局限性，根據(jù)公認(rèn)的看法，內(nèi)部控制有成本控制，串通舞弊，人為錯(cuò)誤，管理越權(quán)，修訂跟不上變化等幾個(gè)方面。但是，在不同的會(huì)計(jì)操作技術(shù)和信息處理方式下，內(nèi)部控制的這種局限性雖然不能消除，卻是可以改變或影響的。針對(duì)內(nèi)部控制的固有局限性，我們將手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)作一比較，看看會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在改變內(nèi)部控制管理局限性，提高內(nèi)部控制水平方面，與手工會(huì)計(jì)有何不同。第一，合理控制成本。一般說來，控制程序的成本不能超過風(fēng)險(xiǎn)或錯(cuò)誤帶來的損失和浪費(fèi)，否則，再好的控制措施和方法也將失去其降低成本的意義。內(nèi)部控制是組織為了達(dá)到提高經(jīng)營(yíng)效率和充分有效的獲取和使用各種資源，達(dá)到既定的管理目標(biāo)，而在內(nèi)部實(shí)施的各項(xiàng)制約和調(diào)節(jié)的組織、計(jì)劃、方法和程序。實(shí)行任何控制程序都是要有成本的，許多理論上非常有效的控制程序不能得以實(shí)施，其根本原因就是成本太高，企業(yè)不能承受。第二，有效的防止越權(quán)各種控制程序是管理工具，但任何控制程序也不能發(fā)現(xiàn)和防止那些負(fù)責(zé)監(jiān)督控制的管理人員濫用職權(quán)和不正當(dāng)使用權(quán)力。管理越權(quán)是內(nèi)部控制最難以防范的，管理的干預(yù)是導(dǎo)致許多重大舞弊發(fā)生和財(cái)務(wù)報(bào)表失真的一個(gè)重要原因。但在電算化會(huì)計(jì)下，可以大大減小管理越權(quán)的概率，特別是降低了低層管理越權(quán)的可能性。由于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的自動(dòng)控制下進(jìn)行的，只有少數(shù)特殊業(yè)務(wù)才由管理層授權(quán)。由于需要直接授權(quán)的業(yè)務(wù)減少，并且信息系統(tǒng)的高效率，使管理的控制權(quán)可以適當(dāng)上移，這樣可以提高高層對(duì)業(yè)務(wù)的控制，降低基層管理越權(quán)的可能性。第三，防止串通舞弊。不相容職責(zé)的恰當(dāng)分離可以避免單獨(dú)一個(gè)從事和隱瞞不合規(guī)行為提供合理的保證。但是，兩個(gè)或多人合伙可以避開這類控制。串通舞弊一直是企業(yè)內(nèi)部控制失效的主要原因。在手工會(huì)計(jì)下，通過不相容職位的分離和必要的簽字授權(quán)等方式防范作弊。但是，由于成本和效率的原因，這種控制一般由兩個(gè)人來完成，特別重要的流程才由三個(gè)人來完成，由于合伙人基本上是在同一個(gè)部門長(zhǎng)期合作，形成了密切的協(xié)作關(guān)系，因而防范串通舞弊是相當(dāng)困難的。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下，可以大大降低串通舞弊的可能性。由于信息系統(tǒng)的高效率，業(yè)務(wù)的完成可以由經(jīng)辦該項(xiàng)業(yè)務(wù)的所有人員實(shí)時(shí)控制，特別是可以跨部門、跨單位實(shí)時(shí)自動(dòng)控制，業(yè)務(wù)處理過程可以在不同部門的相互協(xié)作和相互監(jiān)督下幾乎同時(shí)完成，避免了手工會(huì)計(jì)下業(yè)務(wù)處理分部門單獨(dú)封閉運(yùn)作，使串通舞弊的難度加大，降低了串通舞弊的概率，提高了內(nèi)部控制水平。

四、會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的策略

內(nèi)部控制的建立是從上至下的思想變革，是全員參與，責(zé)任層層傳遞和落實(shí)的過程。管理者的觀念起到?jīng)Q定性作用，影響到企業(yè)的內(nèi)部控制制度能否順利實(shí)施，也影響著內(nèi)部控制效率和效果。企業(yè)可以將董事會(huì)作為內(nèi)部控制系統(tǒng)的核心，發(fā)揮董事會(huì)的監(jiān)控、引導(dǎo)和監(jiān)督的作用與職能。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開發(fā)階段，要重視培養(yǎng)管理層的內(nèi)部觀念和信息觀念，使其理解企業(yè)信息化建設(shè)、內(nèi)部控制和企業(yè)發(fā)展三者之間的辯證統(tǒng)一的關(guān)系，轉(zhuǎn)變思想，消除人為控制因素。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開發(fā)階段，企業(yè)要根據(jù)整體的管理信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃方案，明確會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)、財(cái)務(wù)人員配備與職責(zé)分工、人員權(quán)限與審批流程、建設(shè)進(jìn)度安排、建設(shè)經(jīng)費(fèi)等相關(guān)內(nèi)容。并且，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)作為管理信息系統(tǒng)的核心，要重點(diǎn)突出關(guān)鍵的控制點(diǎn)和處理規(guī)則，如費(fèi)用審批權(quán)限與流程，數(shù)據(jù)查詢的權(quán)限設(shè)置等，實(shí)現(xiàn)手工環(huán)境下難以實(shí)現(xiàn)的控制功能。開發(fā)全過程的跟蹤管理是不可或缺的重要環(huán)節(jié)，它是保證信息系統(tǒng)開發(fā)能否按時(shí)按質(zhì)完成的重要手段，但也往往被忽視。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開發(fā)過程中財(cái)務(wù)部門要與負(fù)責(zé)開發(fā)的單位保持溝通順暢，并且與企業(yè)內(nèi)部各單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，特別是在關(guān)鍵控制點(diǎn)的開發(fā)過程，務(wù)必達(dá)到開發(fā)方案所預(yù)期的效果。另外要對(duì)配備的硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件進(jìn)行階段性的檢查驗(yàn)收，組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)試運(yùn)行，及時(shí)反饋試運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)修正。構(gòu)建具有良好績(jī)效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系可以從以下幾個(gè)方面入手：

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，建立健全內(nèi)部控制體系

任何企業(yè)的控制活動(dòng)都存在于一定的控制環(huán)境之中。內(nèi)部控制環(huán)境是集團(tuán)內(nèi)部控制構(gòu)建的基礎(chǔ)，在一定程度上，環(huán)境因素內(nèi)部控制的實(shí)施效果，還會(huì)對(duì)集團(tuán)內(nèi)部控制框架中的其他要素產(chǎn)生影響，另外，其他要素的構(gòu)建和實(shí)施又會(huì)反過來影響內(nèi)部環(huán)境?？刂骗h(huán)境的好壞直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制的貫徹和執(zhí)行以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制，首先應(yīng)注意企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)。計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)的引進(jìn)，使我們要在以往內(nèi)部控制形式上注入新的特色?？傊?，良好的內(nèi)部控制有賴于積極的、與之匹配的控制環(huán)境的支持。優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境，是提高經(jīng)營(yíng)管理水平的基礎(chǔ)性工作，也是不可回避的現(xiàn)實(shí)需要。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)全球化的形成，現(xiàn)代企業(yè)只有通過建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境，才能提高經(jīng)營(yíng)管理效率，在未來激烈的競(jìng)爭(zhēng)中求得生存和發(fā)展企業(yè)為了適應(yīng)控制環(huán)境的變化，需要從一個(gè)新的角度來看待信息技術(shù)，要重視公司進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的整體能力，而不是簡(jiǎn)單的建立諸如儲(chǔ)存系統(tǒng)、存貨控制系統(tǒng)等幾個(gè)孤立的信息系統(tǒng)。首先要加強(qiáng)系統(tǒng)的組織控制，合理確定權(quán)責(zé)關(guān)系組織結(jié)構(gòu)與權(quán)責(zé)分派體系是實(shí)施內(nèi)部控制的載體。其次要調(diào)整內(nèi)部控制方式，重新界定內(nèi)部控制中的內(nèi)在關(guān)系。最后要關(guān)注員工的培養(yǎng)和，創(chuàng)造內(nèi)部控制良好氛圍。

（二）加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督，促進(jìn)內(nèi)部控制制度不斷完善

隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的普遍應(yīng)用，管理部門對(duì)由計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表等會(huì)計(jì)信息的依賴越來越大，這些會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的控制下，才能保證其可靠性和準(zhǔn)確性。同時(shí)也只有在嚴(yán)格的控制下，才能預(yù)防和減少計(jì)算機(jī)犯罪的可能性。這就要求內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)每個(gè)崗位、每個(gè)部門和各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)施全面監(jiān)督反饋，實(shí)現(xiàn)與行政管理交叉控制。首先內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)構(gòu)必須在形式上和實(shí)質(zhì)上保持獨(dú)立。其次稽核工作要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的監(jiān)督審計(jì)程序。最后內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)構(gòu)人員應(yīng)由熟悉業(yè)務(wù)、有責(zé)任心、作風(fēng)正派的人員構(gòu)成。

（三）建立暢通的信息溝通渠道，提離內(nèi)部控制效果

企業(yè)在其經(jīng)營(yíng)與控制的過程中，需要按某種形式辨識(shí)并取得來自企業(yè)內(nèi)部及外部的信息，并在組織內(nèi)部進(jìn)行溝通，以使員工清楚地獲取有關(guān)其控制責(zé)任的信息，履行其責(zé)任。與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有開放化、實(shí)時(shí)化、電子化的技術(shù)特點(diǎn)，在內(nèi)部控制系統(tǒng)中呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)并發(fā)揮出新的作用。因此要建立良好的管理信息系統(tǒng)并保障信息傳遞渠道的暢通。

（四）進(jìn)行全面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，利用信息技術(shù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制

每個(gè)企業(yè)都面臨著來自內(nèi)部和外部的不同的風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是分析和辨認(rèn)實(shí)現(xiàn)企業(yè)所定目標(biāo)時(shí)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)并適時(shí)加以處理。企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的日益復(fù)雜化，以及企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)不斷提高，如何辨別、分析、防范和控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，已成為企業(yè)內(nèi)部控制制度的重要內(nèi)容之一。信息技術(shù)手段的不斷應(yīng)用，在給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)也帶來了控制風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)會(huì)和工具。

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