我國電子文件管理研究發(fā)展?fàn)顩r與特點(diǎn)探析
——基于1988-2013年國內(nèi)期刊的文獻(xiàn)計(jì)量分析

尚昌紅 江媛媛

（東南大學(xué)檔案館南京210096）

我國電子文件管理研究發(fā)展?fàn)顩r與特點(diǎn)探析
——基于1988-2013年國內(nèi)期刊的文獻(xiàn)計(jì)量分析

尚昌紅 江媛媛

（東南大學(xué)檔案館南京210096）

電子文件逐漸成為人類社會主要的信息記錄方式，電子文件管理也成為時(shí)下研究熱點(diǎn)。本文以“電子文件管理”為主題檢索出的數(shù)據(jù)為樣本，通過對1988—2013年樣本文獻(xiàn)量年度分布、作者、機(jī)構(gòu)、主題等方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以期可以大致把握我國電子文件管理研究狀況和特點(diǎn)，針對問題提出對策，為我國今后的電子文件管理研究提供參考。

電子文件管理文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)統(tǒng)計(jì)分析對策

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的迅猛發(fā)展，電子文件以其無法比擬的優(yōu)勢逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件成為人類社會主要的信息記錄方式[1]4-7，因而，電子文件管理逐漸成為檔案學(xué)研究的熱點(diǎn)領(lǐng)域。筆者試圖通過對我國電子文件管理研究的文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，期望可以大致把握我國電子文件管理研究狀況和特點(diǎn)，從而為我國今后的電子文件管理研究提供參考。

一、數(shù)據(jù)來源

本文筆者以中國期刊全文數(shù)據(jù)庫（CNKI）為背景，以“主題”為“電子文件管理”進(jìn)行檢索，得出數(shù)據(jù)樣本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。徐欣在其文章《我國20年來電子文件管理的實(shí)踐探索與理論研究及其發(fā)展趨勢》中提到我國首次發(fā)表有關(guān)電子文件管理的文章是《檔案學(xué)通訊》1988年第1期《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》[2]4-7，因此筆者將統(tǒng)計(jì)年度定為1988—2013年，再剔除一些無用文獻(xiàn)，共檢索出有效論文總量為2033篇。對檢索結(jié)果用EXCEL進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，利用文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)的方法進(jìn)行分析[3]54-58。

二、我國電子文件管理研究文獻(xiàn)量年度分布統(tǒng)計(jì)分析

科學(xué)文獻(xiàn)的增長與科學(xué)知識的增長有著極為密切的聯(lián)系，科學(xué)文獻(xiàn)數(shù)量的變化直接反映了科學(xué)知識量的變化情況，因此科學(xué)文獻(xiàn)的數(shù)量是衡量科學(xué)知識量的重要尺度之一[4]4-45。1988—2013年電子文件管理研究文獻(xiàn)量的統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果表明：雖然我國從1988年就已經(jīng)有對電子文件管理進(jìn)行研究的論文，由許士平翻譯，原由美國羅伯特·F·威廉斯發(fā)表的《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》一文，載于《檔案學(xué)通訊》1988年01期，開啟了我國電子文件管理領(lǐng)域研究的新紀(jì)元,但直至1996年9年間，也只有共4篇，1989年、1991—1995年間都沒有相關(guān)文章,發(fā)展速度非常的緩慢，屬于電子文件管理研究的萌芽期。

由圖1可以看出，我國電子文件管理研究論文的數(shù)量整體上是在增長的，尤其從1996年以后增長趨勢更加明顯快速。1996—2013年間，2001、2004、2007、2008和2011年都分別呈現(xiàn)出了較大幅度的數(shù)量增長和回落現(xiàn)象。2001年到2002年電子文件管理研究的文獻(xiàn)數(shù)量雖然不多，但是兩年的增幅達(dá)到了102%。2004年到2007年間研究文獻(xiàn)的數(shù)量也一直在持續(xù)快速增長，雖然2003至2004年間文獻(xiàn)量出現(xiàn)了一點(diǎn)小小的回落，也可能是誤差使然，但是這并不影響對整體趨勢的判斷。因此，從數(shù)量上看，2001—2007年可謂是電子文件管理研究的蓬勃發(fā)展時(shí)期。究其原因，2001年電子政務(wù)建設(shè)提上日程，各級檔案部門積極參與，為電子文件管理的研究提供了契機(jī)。然而，研究達(dá)到高潮之后，文獻(xiàn)數(shù)量急速下降，一定程度上說明了電子文件管理的研究出現(xiàn)了瓶頸，研究隊(duì)伍需要冷靜下來重新尋找研究思路，而馮惠玲電子文件管理國家戰(zhàn)略研究的提出，為電子文件管理的研究開辟了新視野，帶來了轉(zhuǎn)機(jī)，文獻(xiàn)量也隨著時(shí)間在穩(wěn)步回升，直至2011年又再次達(dá)到高峰。

三、核心作者及作者機(jī)構(gòu)分布統(tǒng)計(jì)分析

1.核心作者的確定[5]82-85。文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)上，電子文件管理研究的核心作者可以根據(jù)普賴斯定律加以確定。普賴斯定律指出，“杰出科學(xué)家”或“核心作者”應(yīng)該完成所有專業(yè)論文總和的一半，核心作者的最低發(fā)文量m值應(yīng)為：，其中nmax是指發(fā)文最多的作者所發(fā)表的論文數(shù)[6]191。為了保證與1988-2013年文獻(xiàn)總數(shù)量的正確對應(yīng)，每篇論文均以第一署名的作者進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，我國發(fā)文最多的作者所發(fā)的論文數(shù)量為31篇，即nmax=31，因此計(jì)算得m≈4.17，取m的最大整數(shù)4，即電子文件管理研究核心作者的最低發(fā)文量應(yīng)為4篇。統(tǒng)計(jì)文獻(xiàn)中發(fā)文4篇以上的作者共34人，共發(fā)文293篇，占被統(tǒng)計(jì)文獻(xiàn)總量的14.4%。單就核心作者文獻(xiàn)占總文獻(xiàn)的比例來看，14.4%并不高，但也說明一定的問題，一是我國電子文件管理研究核心作者在該領(lǐng)域中起到了一定的學(xué)科帶頭作用。二是我國電子文件管理領(lǐng)域的研究隊(duì)伍還是比較大的，而中堅(jiān)研究力量稍顯不足。張正強(qiáng)以31篇相關(guān)研究文獻(xiàn)排在第一位。馮惠玲、劉家真，劉越男，安小米等電子文件管理研究領(lǐng)域的領(lǐng)軍人物也都赫然在列。

2.論文作者機(jī)構(gòu)分布[5]82-85?？偟膩碚f，我國電子文件管理研究的文獻(xiàn)作者主要分布在全國各地的大學(xué)、研究院的檔案專業(yè)或者各地的檔案機(jī)構(gòu)等。通過對前文檢索結(jié)果的作者機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，結(jié)果表明發(fā)表10篇以上相關(guān)文獻(xiàn)的作者機(jī)構(gòu)有16所，具體如表1所示，按文獻(xiàn)量從多到少排序，這些機(jī)構(gòu)合計(jì)發(fā)文量約占被統(tǒng)計(jì)總文獻(xiàn)量的25.6%。

總結(jié)表1的特點(diǎn)可以看出我國電子文件管理研究的機(jī)構(gòu)分布呈現(xiàn)高校集中性，表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，文獻(xiàn)量最多的前16所機(jī)構(gòu)中，高校有14所，占87.5%。第二，僅中國人民大學(xué)、南京政治學(xué)院、武漢大學(xué)三所大學(xué)的發(fā)文量就已超過16所學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)總文獻(xiàn)量的一半。

筆者認(rèn)為機(jī)構(gòu)分布呈現(xiàn)高校集中性主要是由于：首先，14所高校均設(shè)有檔案學(xué)類專業(yè)，部分高校受權(quán)設(shè)立碩士點(diǎn)和博士點(diǎn)。高校本身是學(xué)術(shù)基地，師生專業(yè)理論水平較高，學(xué)術(shù)力量強(qiáng)，可潛心從事理論研究，與外界工作部門也多機(jī)會聯(lián)系。電子文件管理是檔案學(xué)專業(yè)研究的熱點(diǎn)領(lǐng)域，高校檔案學(xué)專業(yè)師生依托高校獨(dú)特研究優(yōu)勢則更易出成果。另外，中國人民大學(xué)排在第一位也有其必然原因。中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)在中國檔案學(xué)領(lǐng)域創(chuàng)建最早、規(guī)模最大、師資和研究力量雄厚，其較早開始對電子文件管理進(jìn)行系列研究，時(shí)至今日，中國人民大學(xué)已經(jīng)形成一支實(shí)力強(qiáng)勁的電子文件管理研究隊(duì)伍和力量。3.1中13位核心作者中中國人民大學(xué)的有7位。

表1 發(fā)表電子文件管理文獻(xiàn)量最多的前16所機(jī)構(gòu)

四、基于詞頻的電子文件管理研究特點(diǎn)分析

為了總結(jié)我國電子文件管理研究主題的特點(diǎn)，筆者抽取核心作者的293篇論文為樣本，對論文的關(guān)鍵詞進(jìn)行逐個(gè)統(tǒng)計(jì)，提取的關(guān)鍵詞以CNKI數(shù)據(jù)庫提取的為準(zhǔn)，以保證統(tǒng)計(jì)結(jié)果的客觀性和可信度。經(jīng)過EXCEL統(tǒng)計(jì)，獲得原始關(guān)鍵詞共1018個(gè)，對詞義相同的關(guān)鍵詞作處理，為盡量使主題比較全面，選擇詞頻不小于4次，并且具有一定表征意義的關(guān)鍵詞作為分析我國電子文件管理研究主題的依據(jù)，從而確定了44個(gè)高頻關(guān)鍵詞（見表2）。

從高頻關(guān)鍵詞的統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以總結(jié)出電子文件管理的以下幾個(gè)特征：

1.電子文件管理的研究建立在檔案學(xué)學(xué)科傳統(tǒng)基礎(chǔ)理論研究的基礎(chǔ)之上。表2的高頻關(guān)鍵詞中，“紙質(zhì)檔案/紙質(zhì)文件”“檔案工作人員/檔案工作者”“檔案管理”無疑是傳統(tǒng)檔案學(xué)中研究詞匯。“憑證價(jià)值/憑證性”“原始性”“真實(shí)性”“可靠性”“完整性”等反映的正是檔案的本質(zhì)屬性，是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的核心價(jià)值所在，也應(yīng)當(dāng)是保管電子文件要具備的目標(biāo)屬性?！拔募芷诶碚摗薄拔募B續(xù)體理論”“前端控制”“全程管理”等是檔案學(xué)學(xué)科基礎(chǔ)理論的重要組成部分，對保證電子文件的目標(biāo)屬性提供了理論依據(jù)和思路。以上有關(guān)檔案學(xué)學(xué)科傳統(tǒng)基礎(chǔ)理論的高頻詞匯共12個(gè)，占表2中詞匯數(shù)量的27%，如此高頻率地在電子文件管理研究中被提及，可見檔案學(xué)學(xué)科傳統(tǒng)基礎(chǔ)理論仍然是電子文件管理理論研究的基石，而傳統(tǒng)基礎(chǔ)理論在電子文件管理研究中也得到了新的延續(xù)和發(fā)展。

2.電子文件管理研究是微觀與宏觀的結(jié)合研究。從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以看出，電子文件管理研究的主題是微觀和宏觀兩方面相結(jié)合。范圍研究上，從對電子文件管理的某一具體環(huán)節(jié)“電子文件歸檔”“長期保存/電子文件保存”“風(fēng)險(xiǎn)管理”的分解研究，到“管理流程/過程/環(huán)節(jié)”“管理方法（方式、策略）”“集成管理”的概括研究，再到“標(biāo)準(zhǔn)（化）/標(biāo)準(zhǔn)體系”“國際標(biāo)準(zhǔn)（化）”的綜合研究，最后上升到“頂層設(shè)計(jì)/國家戰(zhàn)略”研究的高度，技術(shù)研究上從“元數(shù)據(jù)”到“云存儲/云計(jì)算”的研究等等，它們所體現(xiàn)的是研究角度從微觀到宏觀的的遞進(jìn)變化，是研究高度的不斷上升，是研究視野的不斷開闊，是研究思路的不斷轉(zhuǎn)變，是對電子文件管理研究體系的不斷完善。

3.電子文件管理研究主題始終順應(yīng)著社會主題的變化。表2的關(guān)鍵詞中，“辦公自動(dòng)化”“電子政務(wù)”“頂層設(shè)計(jì)/國家戰(zhàn)略”“云計(jì)算”其實(shí)都在一定程度上反映了當(dāng)時(shí)的社會主題，它們是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。20世紀(jì)80年代，隨著電子計(jì)算機(jī)的慢慢普及，現(xiàn)代化設(shè)備的不斷更新?lián)Q代，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公室由傳統(tǒng)手工辦公進(jìn)入自動(dòng)化辦公時(shí)代，電子文件開始產(chǎn)生，我國電子文件管理的研究也開始萌芽并慢慢發(fā)展。2001年，國務(wù)院辦公廳制定了全國政府系統(tǒng)政務(wù)信息化建設(shè)的五年計(jì)劃，確立了我國大體用3—5年時(shí)間建設(shè)以“三網(wǎng)一庫”為基本架構(gòu)的政務(wù)信息化框架[7]41。各級檔案部門積極參與電子政務(wù)建設(shè)，電子政務(wù)背景下的電子文件管理研究成為一個(gè)新視點(diǎn)[8]29-33。2006年5月，馮惠玲等在《檔案學(xué)通訊》上發(fā)表了《電子文件管理國家戰(zhàn)略芻議》一文，指出我國電子文件管理缺乏頂層設(shè)計(jì)[9]4-8。2010年，頂層設(shè)計(jì)變成政治詞匯，出現(xiàn)于中共中央關(guān)于“十二五”規(guī)劃的建議當(dāng)中，也證明了我國檔案學(xué)者提出電子文件管理頂層設(shè)計(jì)的前瞻性和正確性。如今我們進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子文件管理不乏與云計(jì)算、云存儲有關(guān)的研究文章。

4.電子文件管理技術(shù)研究是重點(diǎn)，法制建設(shè)研究是弱勢。統(tǒng)計(jì)結(jié)果中，除去“電子文件”和“電子文件管理”，關(guān)鍵詞“元數(shù)據(jù)”的詞頻最高67次，緊接著“電子文件管理系統(tǒng)/文件管理系統(tǒng)”33次，“功能/功能需求”25次、“信息安全”“信息技術(shù)”“背景信息”“計(jì)算機(jī)系統(tǒng)”“云存儲/云計(jì)算”等技術(shù)詞匯也都是在高頻詞匯表中，可見電子文件管理研究領(lǐng)域?qū)夹g(shù)研究的熱衷，但是這種技術(shù)研究多停留在理論層面，對于技術(shù)實(shí)現(xiàn)的研究卻不多，深度研究更少。

僅通過表2中的44個(gè)高頻統(tǒng)計(jì)詞匯并不能全面反映電子文件管理研究領(lǐng)域的研究主題，它只能一定程度上反映當(dāng)前的研究熱點(diǎn)，但是這也能從反面揭示出研究的薄弱點(diǎn)所在。例如表2中沒有法規(guī)制度相關(guān)的字眼，可見這在目前電子文件管理研究領(lǐng)域是弱勢。

表2 電子文件管理核心作者論文的高頻關(guān)鍵詞統(tǒng)計(jì)

六、存在的問題及提出的對策

筆者通過核心作者、機(jī)構(gòu)的分析，發(fā)現(xiàn)電子文件管理研究核心作者和機(jī)構(gòu)分布不平衡，集中于高校；對核心期刊的統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)核心期刊關(guān)于電子文件管理研究的載文數(shù)量和質(zhì)量分布有差異；對研究主題的詞頻統(tǒng)計(jì)，分析出電子文件管理理論層面研究多，實(shí)際管理工作研究少；技術(shù)研究多而不深刻；研究重復(fù)性大，卻忽視了薄弱領(lǐng)域的研究等等，進(jìn)而影響了電子文件管理研究的廣度和深度。筆者認(rèn)為，這些問題的存在很大程度上是由于檔案研究人才的分布不均，知識結(jié)構(gòu)狹窄片面和研究創(chuàng)新能力匱乏造成的。

隨著信息化程度越來越高，檔案人才不再只是埋首“故紙堆”，需要具備多元的知識結(jié)構(gòu)，過硬的實(shí)踐操作技能[10]87-91，為了職業(yè)發(fā)展，還需要具備一定的研究創(chuàng)新能力。筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面入手改善狀況。

第一，優(yōu)化檔案學(xué)專業(yè)課程設(shè)置，注重檔案人才多元知識結(jié)構(gòu)的構(gòu)建。許多高校的檔案學(xué)科課程體系中重視傳統(tǒng)理論知識的教育，往往忽略了時(shí)代發(fā)展所需要的一些知識和技能的培養(yǎng)，而導(dǎo)致檔案人才知識結(jié)構(gòu)狹窄，信息技術(shù)技能和法制知識就是其中很重要的兩個(gè)方面。信息技術(shù)日新月異，檔案研究隊(duì)伍中對電子文件管理技術(shù)的研究很多，卻并不深刻，而即使有些深度文章擺在讀者眼前，同領(lǐng)域內(nèi)的很多讀者由于自身知識結(jié)構(gòu)的限制理解起來也比較費(fèi)力。法規(guī)制度建設(shè)方面，由于缺乏專門、系統(tǒng)的知識的灌輸，法制觀念淡薄，法律知識欠缺成為普遍存在的現(xiàn)象，更難言研究。因此，為消除這種不同學(xué)科背景帶來的理解和表達(dá)上的無力感，檔案高等教育機(jī)構(gòu)在檔案學(xué)課程的設(shè)置上，應(yīng)當(dāng)加大、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫搭建、計(jì)算機(jī)語言編程、檔案法制以及知識產(chǎn)權(quán)等方面課程設(shè)置力度，提高和強(qiáng)化學(xué)生對其掌握程度的要求，以爭取未來的話語權(quán)。

第二，發(fā)揮高校學(xué)術(shù)優(yōu)勢，培養(yǎng)檔案研究人才[11]31。高?？梢詰{借豐富的研究資源和機(jī)會為學(xué)生提供便利，導(dǎo)師可以正確引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行研究，傳授豐富的研究經(jīng)驗(yàn)和研究成果，培養(yǎng)學(xué)生的自主研究能力和自我拓展能力，打開學(xué)生的研究思路和視野，為學(xué)生未來的研究之路奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文核心作者、機(jī)構(gòu)以及研究主題的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以為檔案人在高校、導(dǎo)師以及研究領(lǐng)域的選擇提供一定的參考價(jià)值。

第三，加強(qiáng)高校與實(shí)際工作部門的溝通合作。高校是電子文件管理理論研究的中堅(jiān)力量，但是實(shí)際工作參與少，實(shí)際工作的研究自然也少。而實(shí)際檔案工作部門也有著一支龐大的檔案隊(duì)伍，他們雖直接從事檔案管理工作，但囿于隊(duì)伍中人員來源多樣，知識結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，再加上長期限制在工作崗位上而缺乏最新理論的指導(dǎo)，容易固步不前，研究上也難有突破。因此，應(yīng)當(dāng)互相發(fā)揮優(yōu)勢，加強(qiáng)合作。高校可以經(jīng)常到實(shí)際工作部門進(jìn)行調(diào)研溝通，了解電子文件管理工作開展情況，利用理論優(yōu)勢提出解決對策。實(shí)際工作部門可經(jīng)常邀請高校相關(guān)專家來進(jìn)行講座或培訓(xùn)，汲取最新理論知識指導(dǎo)工作以迸發(fā)出新的思想火花。

第四，建立檔案專業(yè)的資格準(zhǔn)入制度，將電子文件管理納入必備素質(zhì)之列，促進(jìn)檔案從業(yè)人員的自我提升，提高檔案人才隊(duì)伍的整體水平。

第五，發(fā)揮核心期刊的陣地作用，把好文章質(zhì)量關(guān)。期刊都有一定的影響力，研究者對某領(lǐng)域當(dāng)前研究狀況的把握主要也是來自于對期刊文章的閱讀，受到潛移默化的影響，電子文件管理研究也不例外。期刊之間刊載文章的質(zhì)量有差異，對電子文件管理研究文章的吸納程度也不同，筆者希望通過前文對電子文件管理研究核心期刊統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，可以對讀者的選讀起到一定的借鑒意義。

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尚昌紅,東南大學(xué)檔案館助理館員，研究方向?yàn)殡娮游募芾?；江媛媛，東南大學(xué)檔案館館員，研究方向?yàn)殡娮游募芾怼?/p>

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.16

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2017-04-29