檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系研究

劉美麟

摘 要：在企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中，檔案管理和知識(shí)管理都是非常重要的，且是不能缺少的一部分，這兩者更是相輔相成的。檔案管理主要是對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行綜合管理的，知識(shí)管理主要是對(duì)企業(yè)的隱形知識(shí)以及顯性知識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新和管理，兩者的管理水平都得到一定水平之后，對(duì)企業(yè)的發(fā)展能夠做出巨大貢獻(xiàn)。本文主要對(duì)檔案管理以及知識(shí)管理進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，并闡述檔案管理和知識(shí)管理之間的關(guān)系，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展；知識(shí)管理；關(guān)系

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，檔案管理以及知識(shí)管理越來(lái)越被企事業(yè)單位所看重，其中檔案管理在人力資源管理中是不能缺少的一部分，重要性更是其他管理所不能替代的，對(duì)于傳統(tǒng)知識(shí)管理來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在已不能適應(yīng)當(dāng)前的企業(yè)管理，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案管理工作的效率，也制約著企業(yè)的快速發(fā)展。而知識(shí)管理更是嚴(yán)重，其能夠有效提高企業(yè)團(tuán)體的創(chuàng)新能力，讓企業(yè)集體智慧得以提升。當(dāng)然，這兩者在企業(yè)中都是不能缺少的，是企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)中，有效掌控檔案管理以及知識(shí)管理，協(xié)調(diào)兩者之間的關(guān)系，有助于企業(yè)的全面發(fā)展。

1 檔案管理和知識(shí)管理的相通性

1.1 重疊的管理對(duì)象

檔案管理中，要求檔案分類(lèi)是非常細(xì)致的，要依據(jù)文件或者是檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類(lèi)，檔案的年限不同也要做出明細(xì)的標(biāo)記，然后按順序?qū)⑵渑帕泻?，這樣能夠方便應(yīng)用，更能詳細(xì)了解檔案內(nèi)容。而知識(shí)管理同文檔管理是有所不同的，其主要是分析、研究及解釋知識(shí)，是文件中最基礎(chǔ)的一部分。組織知識(shí)主要分為顯性知識(shí)以及陰性知識(shí)，其中顯性知識(shí)主要是組織自身活動(dòng)獲得，或者是通過(guò)售賣(mài)其他組織信息等其他途徑得到的檔案和文件，常見(jiàn)的獲得方式就是購(gòu)買(mǎi)、收集和交換。在當(dāng)前的檔案管理工作中，大部分都是對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理，通俗地說(shuō)就是知識(shí)管理中包含了檔案管理，在進(jìn)行知識(shí)管理及檔案管理時(shí)，所管理的對(duì)象也都是檔案和文件。所以說(shuō)這兩者的管理模式雖然不同，但是所管理的內(nèi)容卻是有相互聯(lián)系的，且是相互包含的。

1.2 相近的管理目的

對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，主要是以知識(shí)形態(tài)做出一系列服務(wù)的方式，以滿(mǎn)足社會(huì)各界所需要的某些知識(shí)，為其提供相應(yīng)的檔案所做出的一種管理。在檔案管理工作中最根本的目的及管理模式，主要是為組織活動(dòng)提供有用的檔案服務(wù)，以滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案的需求，這也是檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)及落腳點(diǎn)。而知識(shí)管理最終的目標(biāo)則是將知識(shí)的價(jià)值給實(shí)現(xiàn)出來(lái)，讓企業(yè)核心的競(jìng)爭(zhēng)力有所提升，所以在知識(shí)管理過(guò)程中還要在恰當(dāng)?shù)牡胤綉?yīng)用知識(shí)模式，向人們傳遞他們所需求的知識(shí)，便于人們?cè)诠ぷ髦心軌蛑贫ǔ龈玫臎Q策，最大限度的幫助人們。

1.3 相同的管理流程

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理主要有六個(gè)環(huán)節(jié)，及征集和接受檔案、整理檔案、鑒定檔案、保管黨啊、統(tǒng)計(jì)檔案及利用檔案。在檔案一體化管理和集成管理中還包括制作接受文件、處理和歸檔文件。在知識(shí)管理中，其管理流程主要是知識(shí)的產(chǎn)生、知識(shí)的收集、知識(shí)的存儲(chǔ)、知識(shí)的加工、知識(shí)的整理、知識(shí)的評(píng)價(jià)及利用。所以從這來(lái)看，檔案管理同知識(shí)管理的流程是非常相似的，都是去識(shí)別分散的文件或者知識(shí)，將其收集在一起，再進(jìn)行整理和歸納，最后讓其大眾化，能夠被人們所利用，讓它們的價(jià)值都發(fā)揮出來(lái)，并在利用的過(guò)程中產(chǎn)生出新的檔案、知識(shí)以及文件，然后再進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，再利用。

1.4 相同的管理技術(shù)

在信息技術(shù)全球化的影響下，信息傳遞更加迅速，使檔案文件管理相繼出現(xiàn)互相交流和控制的現(xiàn)象，讓各種信息形式都更加復(fù)雜化。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和檔案，再到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)一體化檔案管理模式，逐漸實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，使其所傳遞的知識(shí)能讓現(xiàn)代人所了解學(xué)習(xí)。同時(shí)也可以保證檔案管理工作和知識(shí)管理能夠進(jìn)行綜合應(yīng)用。因此，現(xiàn)代檔案管理的全部活動(dòng)——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴(lài)于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識(shí)管理更是信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。

2 檔案管理與知識(shí)管理相輔相成

2.1 知識(shí)管理提升檔案管理

2.1.1 知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書(shū)情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書(shū)情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動(dòng)的范圍。而在管理內(nèi)容上，現(xiàn)今的大多數(shù)企業(yè)檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實(shí)這些對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，已經(jīng)成為過(guò)去式，并不能帶來(lái)太大的利用價(jià)值，在當(dāng)今的時(shí)代潮流下，檔案管理應(yīng)該服務(wù)于現(xiàn)實(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，積極的搜集各種有利于企業(yè)進(jìn)步發(fā)展的信息，進(jìn)而歸檔研究分析，最大的發(fā)揮檔案管理的作用，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。

知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識(shí)、共享知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。

2.1.2 知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業(yè)過(guò)往的資料保存，所提供的信息自然也都是過(guò)時(shí)的，不能滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的信息。而知識(shí)管理可以再分析研究知識(shí)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)新的信息，這樣一來(lái)，知識(shí)管理體現(xiàn)了檔案管理的意義，進(jìn)而也提升了檔案管理的價(jià)值。

2.2 檔案管理促進(jìn)知識(shí)管理

2.2.1 檔案管理有助于沉淀、積累知識(shí)

檔案管理可以保留從人類(lèi)文明開(kāi)始的一切知識(shí)和信息，通過(guò)文件或檔案的方式流傳下來(lái)，使后來(lái)者可以學(xué)習(xí)借鑒，豐富自身的知識(shí)，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新發(fā)展，這也是世界能夠得以發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.2.2 檔案管理有助于傳播、交流知識(shí)

信息、知識(shí)的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語(yǔ)言，二是書(shū)面。語(yǔ)言交流包括面對(duì)面的口頭交流、會(huì)議交流和電話交流。書(shū)面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。

在語(yǔ)言交流的過(guò)程中對(duì)檔案管理分析與應(yīng)用是最為關(guān)鍵的，但是語(yǔ)言交流也存在一些缺點(diǎn)，比如受時(shí)間空間的限制，容易失真，不能以書(shū)面的方式流傳下來(lái)等。

結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)今是信息社會(huì)，在檔案管理中有效應(yīng)用信息技術(shù)，并合理利用知識(shí)管理，的能夠讓檔案管理更加現(xiàn)在化，提高檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息共享，讓同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化管理模式。當(dāng)然，在檔案管理和知識(shí)管理中要相互深入，并相互補(bǔ)充，這樣能讓兩者都進(jìn)進(jìn)一步為企業(yè)提供幫助，創(chuàng)新檔案管理模式及知識(shí)管理模式，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

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