淺談人事檔案在人力資源管理中的探索和意義

逯蕾

摘 要：在現(xiàn)代企業(yè)管理下，人力資源管理成為企業(yè)發(fā)展的核心力量。人事檔案管理又作為企業(yè)人力資源管理中的一個(gè)重要組成部分，在人力資源管理過(guò)程中占有非常重要的作用和地位，是企業(yè)在選拔人才、使用人才工作上的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。隨著科技時(shí)代的迅速發(fā)展，人事檔案管理必須適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的管理模式要求，才能更好的為企業(yè)發(fā)展和開發(fā)提供有力的保障和作用，因此，企業(yè)必須重視人事檔案管理的體制改革工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案；探索；意義

一、人事檔案在企業(yè)人力資源管理中的重要意義

目前，人才作為企業(yè)穩(wěn)定長(zhǎng)期發(fā)展中的中堅(jiān)力量和核心力量，人才的合理配置關(guān)系到企業(yè)的穩(wěn)定、健康和可持續(xù)的發(fā)展。有效的人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源管理的應(yīng)用和發(fā)展起到一定的重要意義：

一是，為企業(yè)人力資源管理工作提供真實(shí)可靠的信息和依據(jù)

人事檔案記載著人一生的軌跡和經(jīng)歷，全面的、系統(tǒng)的記錄著和反映著人員的身份、出生年月、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職業(yè)經(jīng)歷、獎(jiǎng)罰情況及業(yè)務(wù)技能等方面的信息和內(nèi)容，這些都是與人員的切身利益息息相關(guān)的。利用人事檔案中的信息材料有助于企業(yè)在識(shí)別人才、選拔人才的過(guò)程中，充分了解人員的過(guò)去和現(xiàn)在的信息，為企業(yè)在正確使用人才方面起到重要的保障作用。

二是，為企業(yè)在人員合理配置工作上提供可靠依據(jù)

在企業(yè)中，不完善的人力資源配置，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)擔(dān)負(fù)無(wú)形的成本。充分發(fā)揮人事檔案中的信息資源，使企業(yè)了解和掌握人員的自身的情況信息，根據(jù)不同人員的能力和性格特征，把人員配置在企業(yè)最適合的崗位上，使各類人才最大限度的發(fā)揮自己的能力和才能，為促進(jìn)企業(yè)的迅速發(fā)展發(fā)揮自己應(yīng)有的價(jià)值。

三是，為企業(yè)人力資源績(jī)效考核管理工作提供重要依據(jù)

現(xiàn)目前，績(jī)效考核制度作為督促企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，在各個(gè)企業(yè)管理和發(fā)展的過(guò)程中廣泛應(yīng)用和實(shí)施。企業(yè)實(shí)行對(duì)人員進(jìn)行月度、季度、年度績(jī)效考核，有助于提高企業(yè)員工的工作效率和工作積極性，有利于企業(yè)的長(zhǎng)期高效發(fā)展，同時(shí)對(duì)不上進(jìn)的員工造成一種威脅和督促。人事檔案中的信息資料成為企業(yè)發(fā)展中的最寶貴的信息資源，為企業(yè)在考核工作中對(duì)人員業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德方面提供重要的參考依據(jù)，在一定程度上影響著企業(yè)人員的素質(zhì)水平質(zhì)量和發(fā)展。

二、人事檔案對(duì)企業(yè)人力資源管理開發(fā)的促進(jìn)作用

人事檔案管理工作對(duì)于企業(yè)人力資源開發(fā)的促進(jìn)作用是顯而易見的。只有加強(qiáng)和完善企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新體制，發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，從而推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、改革人事檔案管理機(jī)制，提高人事檔案的利用價(jià)值

一直以來(lái)，人事檔案實(shí)行以：“人人建檔、分類歸檔、集中統(tǒng)一”的管理機(jī)制。人事檔案作為人的一生的記載憑證，在薪酬待遇、組織關(guān)系、職稱評(píng)定、勞動(dòng)保障及退休等方面，都具有一定的法律效用。充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，形成一套完整的、易于查詢的檔案體系顯得尤為重要。

一是推行人事檔案的電子信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化和方便性。

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)于枯燥的、循環(huán)的人事檔案收集和歸檔工作，是一次重要的改革。人事檔案管理工作逐漸形成電子檔案信息化的管理系統(tǒng)模式，成為必然的趨勢(shì)。我們充分利用WORD、EXCEL、PPT、VF等電子技術(shù)軟件，把企業(yè)人員的人事檔案信息資料進(jìn)行了統(tǒng)一整理，形成了電子人事檔案信息形式，形成了檔案、資料、信息、統(tǒng)計(jì)等一體的“企業(yè)檔案信息中心”，做到了人事檔案紙質(zhì)和電子檔案信息并存的管理機(jī)制，保障了人事檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，能夠快速有效的對(duì)人員的信息和情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)的更新和完善，提高了人事檔案資料的有效利用性。

二是擴(kuò)寬人事檔案資料的收集范圍，為企業(yè)最大限度的發(fā)揮人才效力。

為使人事檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，我們采取了擴(kuò)寬人事檔案項(xiàng)目收集范圍，統(tǒng)一按類別、專項(xiàng)進(jìn)行收集和歸檔。通過(guò)不定期的收集人員的工作業(yè)務(wù)總結(jié)報(bào)告和特長(zhǎng)、愛好等個(gè)性化的資料，隨時(shí)掌握著每一階段員工的思想波動(dòng)、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力及個(gè)人性格的特征變化、興趣愛好的發(fā)展程度，建立起各項(xiàng)人才的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，使人事檔案內(nèi)容更加的與時(shí)俱進(jìn)，幫助企業(yè)去及時(shí)發(fā)展人才，預(yù)測(cè)人才的發(fā)展?jié)摿?，為企業(yè)開展多元化的發(fā)展計(jì)劃，提供了第一手的參考資料。

三是加強(qiáng)人事檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)，維護(hù)人事檔案資料的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，保障人事檔案管理的高利用率。

人事檔案資料中顯示的人員的工作時(shí)間、工齡時(shí)間和崗位性質(zhì)直接影響著人員的工作晉升、勞動(dòng)保障和退休等方面的利益。如果人事檔案資料有缺失或信息不準(zhǔn)確，會(huì)對(duì)人員的切身利益造成很大的影響，同時(shí)也會(huì)產(chǎn)生人員和企業(yè)之間的糾紛矛盾。為了避免這樣情況的發(fā)生，我們嚴(yán)格按照人事檔案管理制度實(shí)行專人、專室管理，在現(xiàn)有的人事檔案資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行嚴(yán)密的審核和核對(duì)，對(duì)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)補(bǔ)充和更新完善人事檔案的信息資料。保證人事檔案資料的完整性、真實(shí)性和時(shí)效性。只有不斷提高人事檔案管理的工作質(zhì)量，才能在人力資源管理工作中提高人事檔案管理的高利益率，維護(hù)人員和企業(yè)的切身利益。

四、結(jié)論

人事檔案它具備全面性、真實(shí)性和時(shí)效性，能夠準(zhǔn)確地反映出人員的一生的軌跡和全貌情況。正確發(fā)揮使用人才的實(shí)際性作用，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有一定的促進(jìn)作用。人事檔案作為企業(yè)管理中的中堅(jiān)力量，在企業(yè)人才資源配置和規(guī)劃、人才選拔和使用及人才隊(duì)伍建設(shè)上，起到重要的作用，只有充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，使人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，才能推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張娜.淺談人力資源中人事檔案管理的作用[J].經(jīng)濟(jì)，2016（08）：177.endprint