智能會議系統(tǒng)在會議管理中的應用

游偉

摘要：會議是現(xiàn)代社會中企業(yè)和政府部門進行思想交流和問題決策的重要場合，對企業(yè)和政府的發(fā)展有著重要的意義。但在會議進行的過程中，還存在不少問題導致會議效果受到影響。因此要對智能會議系統(tǒng)在會議開展過程中的可操作性與實用性進行合理分析，充分發(fā)揮它在會議管理中的作用。本文將從系統(tǒng)建設目標、原則、功能、以及應用效果等方面進行綜合性論述。

關鍵詞：智能會議系統(tǒng)；會議管理；應用

近年來，我國經濟發(fā)展水平不斷提高，現(xiàn)代化信息技術也取得了快速進展，各行業(yè)開始重視智能會議系統(tǒng)在會議管理中的作用。一般來說，智能化的會議室需要多種配套設施，借助現(xiàn)代化技術把這些不同作用的系統(tǒng)進行結合，達到信息整合、資源共享的目的。尤其是當前階段，互聯(lián)網技術的迅速發(fā)展，多媒體設備的普及和無線網絡技術的進步等，為會議管理的系統(tǒng)化奠定了基礎。

一、系統(tǒng)實現(xiàn)目標

無論是任何形式或規(guī)模的會議，一般都可以用智能會議系統(tǒng)進行管理，在一定程度上有利于低碳環(huán)保型會議環(huán)境的建設，保證了資源的流通和參會人員之間的互動，網絡投影、控制設備、移動智能客戶端以及其他相關設備的有機結合，對提高會議系統(tǒng)的靈活性、智能化水平和效率起到了重要的作用。

二、系統(tǒng)總體設計

（一）系統(tǒng)設計原則

為了順應現(xiàn)代化科學技術的發(fā)展趨勢，并在此基礎上保證會議的順利進行，促進企業(yè)和政府部門相關工作的開展，智能會議系統(tǒng)的設計必須具備高度的可靠性、靈活的擴展性和伸縮性以及不易被破壞等優(yōu)點。因此，系統(tǒng)設計要遵循以下原則：設計標準、安全高效、使用簡單、易于管理等。

（二）系統(tǒng)設計思路

智能會議系統(tǒng)的構成主要包括客戶端、服務器、無線投影設備和無線AP這四個部分。其中的服務器是對整個系統(tǒng)進行后臺管理的核心設備，它的主要作用體現(xiàn)在對相關設備、用戶、會議內容和進程的管理上，從不同角度進行系統(tǒng)維護，確保智能系統(tǒng)的安全性。智能會議室的客戶終端可以用來幫助用戶進行會議信息的記錄與修改，并進行及時有效的管理，另外用戶還能通過它與會議室內的其他人分享資源，交流互動。無線AP系統(tǒng)的配備，使得每一個會議室都形成局域網絡，各個會議室內的網絡既彼此獨立又相互聯(lián)系地構成完整的系統(tǒng)。為了進一步確保會議內容的安全性，必須對用戶進行網絡連接的權限適當的限制，依據分工的不同賦予他們各自訪問網絡的權利，允許他們在特定時間內進入網絡。在會議中使用無線投影設備，主要是為了實時關注參會人員的工作狀態(tài)，了解用戶使用智能終端的情況，然后分別進行權限和安全層面上的判斷，對投影權限進行合理分配。

三、系統(tǒng)功能介紹

智能會議系統(tǒng)主要可以用來進行原筆跡簽到、信息共享、共享白板、會議紀要、投票表決、會議溝通等。

原筆跡簽字：PAD設備充分考慮不同年齡段用戶的需求，既可以觸屏操作，又能選擇手寫的方式。在PAD上進行簽字的感覺與在紙上進行操作并不存在差別，字跡顯示清晰，色彩充分還原，使用戶可以得到極致的視覺享受。

信息共享：互聯(lián)網技術可以幫助用戶隨時隨地進行內容分享，為其他用戶瀏覽和了解信息提供方便。不僅如此，還能夠依據自己的需要對信息進行相應的編輯與修改，方便自己發(fā)表意見并參與討論。

共享白板：大致相當于課堂上的小黑板，參加會議的人員可以在上面與其他人進行實時的互動與交流，對會議的內容作深入地討論、增添相關內容，多采用圖表交流的方式，幫助用戶更直觀地理解會議內容，在一定程度上彌補了單純用文字進行交流的缺陷，也拉近了參會人員之間的距離。

會議紀要：可以通過制定相應的模板，提高會議紀要形成的速度，提高工作效率；手動添加批注，對相關資料進行截圖，并在旁邊給出相應的解釋說明。

投票表決：在 PAD 設備上進行投票表決，并對最終得票數進行具體的統(tǒng)計，保證了投票的公平性，有利于參與人員對相關信息的了解，也避免了時間的浪費。

會議溝通：參加會議的人員可以在過程中互相分享信息資源，及時接收會議通知，便于彼此之間的交流互動資料分發(fā)。

四、系統(tǒng)應用現(xiàn)狀

智能會議系統(tǒng)還沒有得到應用之前，企業(yè)或是政府部門無論事情的大小，總喜歡時不時的開個會來決定，有時候一個簡單的問題甚至要開好幾次會，但不一定能把問題解決好。在長達幾個小時的會議中，重視的不是對事情的處理，而在于強調領導的位次、發(fā)言的先后等一些無關緊要的問題。在2012年12月4日召開的中共中央政治局會議中，對會議的組織管理提出了一定要求，各部門要加強對會議作風的改進，減少不必要會議的召開，那些進行工作部署或是空提要求的會議要堅決避免。切實保障會議的效率，領導發(fā)言要言簡意賅，正中要害。智能會議系統(tǒng)的應用，有利于減少會前的籌備時間，在一定程度上促進資源的節(jié)約，確保會議參與人員可以獲得充分的體驗。

近年來，智能手機的普及率越來越高，不僅廣泛應用于人們的日常生活，各種會議中也可以隨時見到它們的身影。尤其是微信軟件的的普及，更是為會議的召開提供了方便，相關負責人可以在微信上建立一個會議群，把參加會議的人員拉進去，及時地向他們發(fā)送會議通知，保證會議的及時開展和順利進行。到場的人員就可以實時跟進會議動態(tài)，了解開會的目的。這既在一定程度上提高了會議工作的效率，又利于對參會人員的管理。

五、小結

總之，智能會議系統(tǒng)在對現(xiàn)代化會議進行管理方面的作用越來越突出，有利于提高企業(yè)和政府會議的效率和智能化管理水平，完善會議管理制度，逐漸成為越來越多行業(yè)開展會議的首選，推動社會的不斷發(fā)展。

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