基于成都院信息化平臺的會議管理系統(tǒng)優(yōu)化研究

張 曉 艷

(中國電建集團成都勘測設(shè)計研究院有限公司，四川 成都 610072)

基于成都院信息化平臺的會議管理系統(tǒng)優(yōu)化研究

張 曉 艷

(中國電建集團成都勘測設(shè)計研究院有限公司，四川 成都 610072)

有效決策從高效會議開始，會議室作為企事業(yè)單位進行決策管理和解決問題的重要場所，屬于共享資源，是辦公自動化系統(tǒng)革新不可缺少的重要分支。隨著OA系統(tǒng)的快速發(fā)展，會議管理系統(tǒng)也在不斷革新，但是其靈活性、功能性和高效性都相對較差，亟需全面建設(shè)與提升。本文主要以成都院會議管理系統(tǒng)為例，全面論述其系統(tǒng)現(xiàn)狀與存在的主要問題，通過將會議管理系統(tǒng)作為一項子功能嵌入到OA系統(tǒng)中，并對該系統(tǒng)的優(yōu)化思路、目標(biāo)、流程以及運行保障措施等方面進行了全面探討，以期對會議資源進行智能管理，加強共享服務(wù)，達到“即時操作、即時見效”的效果，實現(xiàn)企業(yè)降本增效的總體目標(biāo)。

OA系統(tǒng)； 會議管理； 流程優(yōu)化； 降本增效

0 前 言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化管理模式推動了企業(yè)的管理手段和辦公方式的革新，眾多行業(yè)已基本引入辦公自動化(Office Automation-OA)系統(tǒng)(以下簡稱“OA”系統(tǒng))，提高了辦公效率。會議作為一項特殊的工作任務(wù)在促進信息交流、追蹤工作進度和提高工作效率方面具有十分重要的作用，會議能否順利召開直接影響企業(yè)的管理效果和對外的整體形象。基于對會議管理的現(xiàn)實需求，進行會議室管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)已是大勢所趨。

在以集約管理為目標(biāo)的信息化建設(shè)的大趨勢下，大多數(shù)企業(yè)信息化建設(shè)均重點關(guān)注核心業(yè)務(wù)或者重點工作領(lǐng)域，而會議室預(yù)定管理仍以“線下人工型”的管理方式居多，其管理手段較為陳舊，工作“痕跡”多停留在人工記錄或簡單的電子表格記錄；同時，系統(tǒng)協(xié)調(diào)性差，存在低效、冗雜、高成本、易出錯、資源浪費等問題。而“線上智能型”管理方式因受組織理念、企業(yè)文化與發(fā)展程度等因素的影響，其普及程度較低，目前主要集中于信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度較高的企業(yè)，擁有OUTLOOK、OA或ERP等辦公軟件的支撐。在當(dāng)前會議室資源有限的條件下，為全面保障各項會議都能順利進行，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、內(nèi)部討論服務(wù)，提高企業(yè)的工作效率，對傳統(tǒng)的會議室預(yù)定管理系統(tǒng)進行革新已迫在眉睫。本文界定的會議管理系統(tǒng)是指專門為會議的召開提供會議室查詢與預(yù)定、會議服務(wù)、會議室資源管理的一體化服務(wù)系統(tǒng)。

1 成都院會議管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析

1.1 現(xiàn)狀描述

1.1.1 線下電話專人預(yù)定模式

目前，成都院會議室預(yù)定方式仍采用較為傳統(tǒng)的線下電話預(yù)約，根據(jù)會議室的不同歸口管理，申請者首先需給專門負責(zé)此會議室的文秘打電話預(yù)定，再致電物業(yè)中心重復(fù)登記信息，物業(yè)中心將預(yù)定情況告知會務(wù)處，會務(wù)處登記會務(wù)服務(wù)表并安排對應(yīng)的會務(wù)服務(wù)工作。隨著企業(yè)快速發(fā)展，其經(jīng)營活動日益頻繁，有限的會議室不能滿足當(dāng)前會議需求。當(dāng)會議預(yù)定出現(xiàn)沖突的時候，申請者只能先與物業(yè)中心或者管理會議室的文秘聯(lián)系，詢問會議室先前預(yù)定方的基本情況；申請者再致電與預(yù)訂方進行協(xié)調(diào)；協(xié)商好后還需致電物業(yè)及文秘處，告知最后的會議室協(xié)調(diào)結(jié)果，并登記預(yù)定信息。如果協(xié)調(diào)失敗，則需重新預(yù)約或更改會議時間，不然就只能取消會議，并將協(xié)調(diào)后的結(jié)果一一致電告知參會人員。此種模式的預(yù)定與協(xié)調(diào)流程耗時費力，具體預(yù)定流程如下圖1所示。

1.1.2 線上網(wǎng)頁自助預(yù)定模式

成都院作為中國電建集團公司特級子企業(yè)，積極推動信息化建設(shè)與業(yè)務(wù)流程整合，從2003年10月起就已正式啟動OA系統(tǒng)辦公。為進一步深化成都院綜合辦公業(yè)務(wù)全面成本管理，力求降本節(jié)支，數(shù)字中心通過對系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化與完善，其綜合辦公業(yè)務(wù)已逐步形成網(wǎng)絡(luò)一體化。其中，會議室作為辦公系統(tǒng)的重要分支也進行了相應(yīng)的信息化建設(shè)，在OA平臺內(nèi)專設(shè)“會議管理”模塊，包括主題空間、會議安排、待開會議、已開會議、會議資源五個子系統(tǒng)，著眼于將線下專人預(yù)定轉(zhuǎn)為線上網(wǎng)頁自助操作，員工可自助在網(wǎng)頁上面進行會議室的預(yù)定與查詢，相對傳統(tǒng)電話會議預(yù)定模式而言，此系統(tǒng)已經(jīng)體現(xiàn)出“智能、便捷、高效與資源整合”等優(yōu)勢。但是，因系統(tǒng)后期的宣傳與推廣不到位，多數(shù)員工對OA系統(tǒng)中的會議管理模塊缺乏了解，沒能充分認(rèn)識到信息化建設(shè)給會議管理帶來的諸多便利，導(dǎo)致會議管理系統(tǒng)基本處于未使用狀態(tài)。目前僅在OA平臺信息公示欄上以表格的形式簡單顯示“院會議室使用情況表”，運行狀態(tài)遠不能滿足頻繁、臨時突發(fā)的會議需求，應(yīng)用效果不佳。

圖1 成都院線下電話會議室預(yù)定流程

1.2 存在的主要問題

1.2.1 傳統(tǒng)預(yù)定方式流程繁瑣，耗時費力

成都院傳統(tǒng)的線下電話預(yù)約模式要求申請員多次多處重復(fù)登記信息，流程繁瑣，工作效率低下。有時因申請者疏忽，遺漏流程，造成文秘、物業(yè)及會務(wù)組三方會議室占用情況登記不符，出現(xiàn)會議室被兩個部門同時預(yù)定、或者會議開始時而會議服務(wù)人員還未就位等問題，嚴(yán)重影響會議的正常召開，破壞企業(yè)對外的整體形象。當(dāng)會議預(yù)定出現(xiàn)沖突時，要求各方必須在第一時間順利對接、多方協(xié)調(diào)，其難度系數(shù)較大。同時，這種預(yù)約流程的設(shè)定至少需要多人專門負責(zé)會議室的預(yù)定管理工作，加大了人工成本，不利于企業(yè)降本減支。

1.2.2 記錄方式采用紙質(zhì)文檔，不易保存

會議室預(yù)約登記、會議服務(wù)簽字確認(rèn)均采用比較傳統(tǒng)的紙張記錄，這種方式存在諸多問題：首先，紙質(zhì)文檔不利于信息的快速查閱，效率低下；其次，會議服務(wù)存在后期補簽的現(xiàn)象，流程不規(guī)范；服務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計難度較大，精確度低；再則，紙質(zhì)文檔不僅增加辦公費用，而且資料容易遺失破損，不易長久保存；同時，信息重復(fù)登記與反復(fù)修改造成紙張浪費，不利于低碳環(huán)保，也有悖于無紙化辦公理念。

1.2.3 線上預(yù)定系統(tǒng)使用率低，功能不全

首先，OA系統(tǒng)日常辦公類應(yīng)用重點著眼于公文處理、事項審批督辦、信息發(fā)布等方面，而對網(wǎng)上“會議管理”預(yù)定系統(tǒng)的重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致系統(tǒng)基本處于未使用狀態(tài)。第二，系統(tǒng)內(nèi)模塊功能設(shè)置不全，對會議室的基本情況描述模糊，出現(xiàn)因申請者對會議室的具體情況不熟悉，預(yù)定的會議室不能滿足會議需求，或多次更改調(diào)整會議室導(dǎo)致人工成本增加，辦事效率低下。第三，會議室使用情況均以“上午、下午”為時間段顯示，會議結(jié)束后未進行及時更新，造成會議室資源的嚴(yán)重浪費。同時，系統(tǒng)上雖公布了“院會議室使用情況”，但只是以表格的形式簡單羅列，會議室的占用情況描述過于簡單化，均未體現(xiàn)已占會議室的申請者聯(lián)系方式、會議部門、會議時間、會議主題等信息，發(fā)生會議沖突時不利于第一時間進行有效協(xié)商。

2 會議管理系統(tǒng)的優(yōu)化研究

2.1 優(yōu)化思路

提高效率、信息共享、協(xié)同辦公是大多數(shù)企業(yè)實行辦公自動化最主要的出發(fā)點，如何利用好辦公系統(tǒng)公共資源，必須做到“在思維上具有資源整合的意識，在流程上具有支撐資源整合的實踐”。當(dāng)前，信息化對企業(yè)經(jīng)營管理效能和服務(wù)水平的提升作用不斷增強，深入研究“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)，把數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化作為提升企業(yè)競爭力的技術(shù)基點是必經(jīng)之路。針對當(dāng)前成都院會議管理系統(tǒng)存在的系列問題，本文將依托其現(xiàn)有的OA“會議管理”系統(tǒng)平臺，通過對會議室資源進行整合、預(yù)定流程進行梳理優(yōu)化，變獨立、分散線下人工管理系統(tǒng)為統(tǒng)一、集中高效運行的線上透明系統(tǒng)，實現(xiàn)“一站式”服務(wù)，達到“即時操作、即時見效”、“向管理要效益”的目標(biāo)。

2.2 優(yōu)化目標(biāo)

依托先進的技術(shù)平臺，貼合工作實際設(shè)計的會議管理系統(tǒng)，其目標(biāo)是要徹底關(guān)閉線下電話預(yù)約模式，全面執(zhí)行“網(wǎng)上預(yù)定流程”，幫助企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化、模塊化管理會議室資源，大幅提高會議室資源的使用率，降低會議成本，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、模塊化、集成化的企業(yè)會議管理。

(1)提高效率，實現(xiàn)會議室預(yù)定查詢可視化。此系統(tǒng)將會議室基本情況以及預(yù)定實時狀態(tài)全部在網(wǎng)頁上動態(tài)顯示，預(yù)定可以不受上下班時間限制，申請者可直接在系統(tǒng)上查詢、了解會議室情況，預(yù)定相符會議室，避免多次調(diào)整，提高工作效率。如遇會議沖突雙方在第一時間內(nèi)可以直接對接，進行快速協(xié)調(diào)。會議室從信息發(fā)布、預(yù)定、使用的周期大幅縮短，整個過程方便快捷，更具靈活性，持續(xù)提高辦公效率和突發(fā)會議的應(yīng)急能力。

(2)降低成本，實現(xiàn)會議室辦公管理無紙化。通過會議管理系統(tǒng)改變傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)登記方式，會議室預(yù)定記錄、信息更改、會議服務(wù)簽字確認(rèn)等均走網(wǎng)上流程，節(jié)省了辦公成本費，既低碳環(huán)保，又易于資料永久保存；同時推動檔案管理的數(shù)字化進程，實現(xiàn)會議辦公無紙化目標(biāo)。

(3)整合資源，實現(xiàn)會議室資源使用協(xié)同化。通過系統(tǒng)可全面展示會議室基本情況，數(shù)據(jù)直接與OA系統(tǒng)同步，實現(xiàn)資源的無縫對接，提升人與人溝通、協(xié)作的便捷性，進一步促進信息在價值鏈內(nèi)快速流動，達到資源共享的目的。通過此系統(tǒng)，會議主辦方便可快速了解會議情況，合理安排會議時間，預(yù)定相符會議室；會議服務(wù)方也可與主辦方順利對接，避免出現(xiàn)銜接失誤的問題，全力做好會議籌備、服務(wù)工作。

(4)借力科技，實現(xiàn)會議數(shù)據(jù)分析智能化。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下，各個行業(yè)的信息技術(shù)應(yīng)用逐步向數(shù)據(jù)資產(chǎn)化、決策智能化趨勢邁進。此會議系統(tǒng)的有效運行將實現(xiàn)對周期會議次數(shù)、會議服務(wù)費用以及會議室使用效率等數(shù)據(jù)的有效存儲、快速獲取、精確測算，進一步提高數(shù)據(jù)資源的價值性，提升決策分析智能化水平，幫助企業(yè)制定更加精準(zhǔn)高效的管理策略。

2.3 優(yōu)化方案

本文以成都院為例，依托現(xiàn)有的OA辦公平臺構(gòu)建會議管理系統(tǒng)，所有用戶無需安裝和配置其他軟件，直接通過院內(nèi)網(wǎng)進行操作，滿足日常辦會的總體需求。該系統(tǒng)主要包括管理模塊、應(yīng)用模塊兩大類。其中管理模塊屬于系統(tǒng)后臺服務(wù)端功能區(qū)，包括用戶管理、會議室管理子模塊，其用戶類型為系統(tǒng)管理員(特定員工或數(shù)字中心)，負責(zé)對整個系統(tǒng)的正常運行進行數(shù)據(jù)維護與信息管理工作；而應(yīng)用模塊是系統(tǒng)的主要功能模塊，即客戶端功能區(qū)，主要面向會議申請員，包括預(yù)約管理和統(tǒng)計查詢管理兩個子模塊，申請員進入系統(tǒng)實現(xiàn)對會議室的預(yù)定、會議室使用統(tǒng)計查詢等功能。其中各個模塊之間均按順序關(guān)聯(lián)，構(gòu)成一條完整的業(yè)務(wù)流水線，具體優(yōu)化方案見圖2所示。

圖2 會議管理系統(tǒng)功能模塊

2.3.1 用戶管理

用戶管理是會議管理系統(tǒng)的管理模塊，主要功能涉及用戶添加刪除、用戶信息查詢等，管理員通過此模塊對企業(yè)員工進行角色與權(quán)限管理，根據(jù)不同角色設(shè)置不同的系統(tǒng)權(quán)限。本系統(tǒng)中的用戶主要設(shè)置兩類，即系統(tǒng)管理員和會議申請員。

2.3.2 會議室管理

“會議室管理”模塊主要包括對會議室基本信息管理、會議室使用狀態(tài)維護、會議室服務(wù)管理等(見圖3)，信息均清晰顯示在系統(tǒng)頁面上，便于申請員隨時查詢了解。其中會議室基本信息管理包含會議室的各種屬性，如設(shè)置會議室所在位置、設(shè)備、類型、圖片、可容納人數(shù)等；會議室使用狀態(tài)維護指對會議室的預(yù)定狀態(tài)進行有效跟進；而會議室服務(wù)管理則是將會務(wù)組服務(wù)安排情況落實到具體服務(wù)人員，便于會議前后的順利對接，為會議的召開提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.3.3 預(yù)約管理

此模板是會議管理系統(tǒng)中的應(yīng)用模塊，也是系統(tǒng)的核心功能區(qū)。管理員提前通過系統(tǒng)后臺設(shè)定各項屬性值，主要包括預(yù)約查詢、預(yù)約登記、預(yù)約提醒、預(yù)約取消四類。申請者可隨時登錄系統(tǒng)界面根據(jù)會議具體情況自助查詢、預(yù)定、提醒、取消會議室，各個環(huán)節(jié)順序關(guān)聯(lián)，具體流程如圖4所示。

圖3 會議室管理界面效果

圖4 會議室預(yù)定流程

(1)預(yù)約查詢可視化。通過院OA平臺，便可“一鍵”進入會議室預(yù)定管理系統(tǒng)。系統(tǒng)實時更新會議室使用狀態(tài)，采用“日歷”的形式以不同顏色的色塊來表示當(dāng)前會議室的預(yù)定情況，設(shè)置了“日/周/月”三種視圖(見圖5)。方便申請者及時掌握當(dāng)前會議室的使用情況，篩選符合條件的會議室，遠離會議沖突。

(2)預(yù)約登記無紙化。進入“預(yù)約登記”界面，點擊已預(yù)定的色塊，可查看預(yù)定人、預(yù)定時間、會議主題等信息；點擊某個未預(yù)定色塊，可直接進入該時段的“會議室預(yù)約登記”界面，填寫相關(guān)會議預(yù)定信息，如預(yù)定的會議室、使用時間、使用部門、會議主題、申請員等信息(見圖6)，全程無紙化辦公。

(3)預(yù)約提醒智能化。因OA系統(tǒng)已實現(xiàn)與微信、短信互通功能，因此通過會議管理系統(tǒng)與移動技術(shù)、OA平臺無縫對接，一旦會議確認(rèn)召開或者會議臨時更新、變動等，便可快速以郵件、短信、微信等方式通知參會人員會議的相關(guān)信息，申請員不用再逐一通知，確保了信息在最短時間內(nèi)快速傳遞?；谙⑼扑图夹g(shù)的“預(yù)約提醒”功能，實現(xiàn)了會議信息與參會人員間的無延遲對接，既可以減輕申請員的工作量，節(jié)省時間，也可有效避免參會人員缺席、遲到等現(xiàn)象，大幅提高會議的整體執(zhí)行率。

(4)預(yù)約取消便捷化。如遇會議室使用時間發(fā)生沖突，或者會議臨時取消等情況，即可進入“預(yù)約取消”界面，對自己已申請的會議室進行撤銷、修改操作。如遇會議室沖突，系統(tǒng)會自動提醒申請者進行相關(guān)處理。會議沖突需按照部門級別、緊急程度來進行協(xié)調(diào)，堅持“局部服從整體、公司會議優(yōu)于部門會議”的原則，確保院級公務(wù)接待會議的順利展開。

圖5 會議室預(yù)定周視圖效果

圖6 會議室預(yù)約登記界面效果

2.3.4 統(tǒng)計查詢

系統(tǒng)的應(yīng)用模塊還包括統(tǒng)計查詢管理，主要涉及到會議室接待信息查詢、部門使用情況查詢和會議室周期統(tǒng)計查詢等功能。所有會議室的使用情況都記錄在該系統(tǒng)中，省去了過去會議服務(wù)工作的紙質(zhì)簽字環(huán)節(jié)，高效管理會務(wù)費用結(jié)算工作。同時，方便各個部門進行會議數(shù)據(jù)統(tǒng)計查詢(見圖7)。通過此模塊，信息資源得到統(tǒng)一、充分的展示，智能化的數(shù)據(jù)分析為領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供參考依據(jù)，從而達到高效管理、協(xié)同辦公的目標(biāo)。

2.4 系統(tǒng)運行保障措施

企業(yè)改善任何管理方法或進行流程再造對傳統(tǒng)管理理念和運行模式都會產(chǎn)生強烈沖擊，會議管理系統(tǒng)的流程優(yōu)化需要相應(yīng)的保障措施才能得以順利實現(xiàn)?；谝陨戏治?，本文提出從“觀念、制度、技術(shù)、實踐、考核”五個維度出發(fā)(見圖8)，堅持思想與行動、技術(shù)與管理“四輪驅(qū)動”，做到內(nèi)化于心、外化于行、固化于制，有效保障系統(tǒng)順利運行。

圖7 部門使用情況查詢界面效果

圖8 系統(tǒng)運行保障措施

2.4.1 思想引領(lǐng)，注重觀念轉(zhuǎn)變

思想是行動的先導(dǎo)，以觀念的轉(zhuǎn)變引領(lǐng)管理方式的創(chuàng)新，才能有效推動企業(yè)質(zhì)量和效益的提升。會議室預(yù)定管理系統(tǒng)的流程優(yōu)化并非簡單地對流程進行分析和再設(shè)計，更重要的是將信息化理念、技術(shù)和工具與企業(yè)的經(jīng)營管理有效對接，強化“降本增效”理念傳導(dǎo)，發(fā)揮員工整體合力。從原來的“線下人工型管理”變革為“線上智能型管理”的會議室預(yù)定方式，積極打破“囿于常規(guī)”的思想，借助新興技術(shù)優(yōu)勢改革傳統(tǒng)工作模式、轉(zhuǎn)變工作方式，提升員工整體創(chuàng)新意識、效率意識、節(jié)儉意識，讓節(jié)能降耗、提質(zhì)增效深入人心。比如通過開展專題講座與培訓(xùn)、制作宣傳欄與張貼海報等方式，動靜結(jié)合，進行理念的宣貫與普及。

2.4.2 健全機制，強化制度保障

“制度如渠，行為如水”，基于信息化平臺的會議管理系統(tǒng)的順利推行，應(yīng)遵照企業(yè)管理體系建設(shè)要求，構(gòu)建系統(tǒng)管理體系，明確界定工作制度、辦事程序以及責(zé)任主體，使流程得以順利推行。具體而言，需要根據(jù)會議室管理與服務(wù)的具體情況建立科學(xué)、合理的《會議室管理制度》，使其具有全局性、指導(dǎo)性和實效性，包括規(guī)定系列準(zhǔn)則、合理界定責(zé)任主體(建立、維護、使用與監(jiān)控系統(tǒng))、配置工作人員、編制系統(tǒng)操作手冊等內(nèi)容。

2.4.3 夯實基礎(chǔ)，加大技術(shù)支撐

技術(shù)創(chuàng)新是企業(yè)降本增效的最大推力，基于信息化平臺的會議管理系統(tǒng)是集多項技術(shù)和現(xiàn)代自動化設(shè)備優(yōu)勢于一體的綜合性系統(tǒng)，它的高效運行需要借助各種辦公軟件和硬件設(shè)備，完善的信息化建設(shè)為流程優(yōu)化提供先進、雄厚的技術(shù)支撐。比如利用信息技術(shù)與OA系統(tǒng)無縫對接，建立和完善相應(yīng)的功能模塊；以數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實行資源整合，促進信息共享；數(shù)字中心對系統(tǒng)進行持續(xù)優(yōu)化，并實時跟進，確保網(wǎng)絡(luò)安全運行。

2.4.4 多級聯(lián)動，助推工作落地

高層領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)同是推進系統(tǒng)順利運行的關(guān)鍵前提，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)對系統(tǒng)的流程改進產(chǎn)生緊迫感；各個部門應(yīng)從企業(yè)整體視角出發(fā)全力配合，對系統(tǒng)的正式落地應(yīng)有責(zé)任感；全體員工作為具體工作的實踐者，應(yīng)積極踐行，改進工作思維，提升工作技能，對系統(tǒng)的順利運行負有使命感。只有做到領(lǐng)導(dǎo)、部門、員工間的“多級聯(lián)動、上下統(tǒng)一”，才能助推項目的成功落地。

2.4.5 規(guī)范運行，強化監(jiān)督考核

網(wǎng)上自助預(yù)定會議室并非不受限制的隨意操作，為保障系統(tǒng)規(guī)范有序運行，切實發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢，需要對預(yù)定系統(tǒng)進行相應(yīng)的監(jiān)管與考核，不僅要避免“一會訂多室”、“隨意亂定”的現(xiàn)象，更要防止會議室“占而不用”問題的出現(xiàn)，避免會議室資源的浪費。比如，由總經(jīng)辦通過系統(tǒng)查詢定期對各部門的會議預(yù)定與使用情況進行校對審核，在執(zhí)行過程中對嚴(yán)重違反或不履行《會議室管理》文件規(guī)定的部門進行通報，從而進一步規(guī)范會議室預(yù)定與使用程序。

3 結(jié) 論

本文以成都院為例，在新常態(tài)下，貼合企業(yè)實際需求，主要著眼于在企業(yè)成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等各項指標(biāo)上取得顯著改善，深入探討了基于信息化平臺的會議管理系統(tǒng)的優(yōu)化方案，以期更好地發(fā)揮會議系統(tǒng)的參謀助手作用，夯實企業(yè)降本增效的基石。通過總結(jié)分析，得出以下結(jié)論：

(1)會議管理系統(tǒng)是企業(yè)管理中非常重要的一部分，在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，實現(xiàn)企業(yè)會議室管理的科學(xué)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化是必然趨勢。優(yōu)化完善會議管理系統(tǒng)，為實現(xiàn)企業(yè)全面信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。

(2)本文通過對會議管理系統(tǒng)的優(yōu)化研究，對系統(tǒng)的運行保障措施進行深入分析，實現(xiàn)會議管理網(wǎng)絡(luò)化、模塊化，可以實現(xiàn)企業(yè)降本減支的目標(biāo)，帶來顯著的經(jīng)濟效益。例如:大幅提高工作效率，降低企業(yè)人力、物力、財力等辦公成本，使資源整合度與智能化水平顯著提高，讓企業(yè)以更具性價比的投入實現(xiàn)智能辦公體驗的“輕量化、簡單化”。

(3)信息化智能技術(shù)和管理目標(biāo)相結(jié)合，使企業(yè)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，資源高效共享，提高企業(yè)的整體管理水平，為企業(yè)的經(jīng)營運作、管理創(chuàng)新、戰(zhàn)略決策提供重要支撐。

[1] 王少東. 企業(yè)會議室管理[M]. 北京：清華大學(xué)出版社，2012:5-8.

[2] 楊碩. 辦公自動化最佳教程[M]. 上海：浦東電子出版社，2001.

[3] 曹義新. 協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的設(shè)計與應(yīng)用[J].計算機系統(tǒng)應(yīng)用，2013, 22(6): 39-43.

[4] 唐珩. 大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)信息化管理[J].電子技術(shù)與軟件工程，2013(4)：243.

2017-01-12

張曉艷(1990-)，女，四川德陽人，碩士，從事公務(wù)及接待方面的工作。

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