醫(yī)院檔案管理在辦公自動化環(huán)境下的探討

雷偉景

摘要：辦公自動化已經(jīng)逐漸成為人們在工作過程中的主要形式，實現(xiàn)辦公自動化以及在辦公自動化的環(huán)境下辦公，對工作人員來說不僅能夠?qū)⒐ぷ骱喕?，而且能夠有效的提高工作效率，對醫(yī)院的檔案管理來說，辦公自動化更是能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共享，并且有效的提高醫(yī)院檔案管理的利用效率。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；工作效率；醫(yī)院檔案管理；資源共享

中圖分類號：R197.32 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-1959（2017）17-0009-02

辦公自動化現(xiàn)如今已經(jīng)逐漸成為人們工作當(dāng)中必不可少的一部分，在各行各業(yè)也被廣泛的應(yīng)用，而且辦公自動化的出現(xiàn)和應(yīng)用給檔案生成和管理提供了很大的便利條件，相對于傳統(tǒng)的檔案管理，辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理可以通過計算機與通訊線路之間的連接來完成，通過自動化的檔案管理，對所需求的相關(guān)檔案查找也比傳統(tǒng)的要方便許多，不僅能夠有效的提高醫(yī)院檔案管理的利用率，而且能夠提高檔案管理的工作效率。

1 辦公自動化對醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生的影響

醫(yī)院的檔案分為很多不同的種類，因為醫(yī)院所涉及的方面、各個醫(yī)療科室、各個職能部門等等，涉及到的面很廣泛，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案在分類上也有很多種類，比如科研、人事、病例等等，在這些種類當(dāng)中還劃分更為詳細(xì)的方面，包括治療、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等等，這些都是需要通過檔案管理來將這些資料進行規(guī)劃和總結(jié)，方便在需要的時候可以及時的使用[1]。辦公自動化的應(yīng)用可以有效的將這些繁瑣的工作簡單化的進行，對醫(yī)院各個部門之間、工作人員之間、工作程序方面都有很大的影響和作用，辦公自動化檔案管理不僅方便與檢索和利用，而且整個檔案管理在分類上有更加的科學(xué)化、合理化，方便查找，而且可以減少人工操作的復(fù)雜，提高檔案的使用率[2]。

辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理，可以有效的利用計算機技術(shù)，在特點的范圍內(nèi)能夠最大限度的實現(xiàn)資源共享，不僅能夠有效的提高檔案的使用率，而且能夠保證檔案管理更加的規(guī)范化，相比于傳統(tǒng)的檔案管理，辦公自動化不需要很多的人工操作，而且對于一些比較隱秘的檔案，可以增加權(quán)限，還能有效的保證檔案的安全性和保密性，對醫(yī)院檔案管理來說，辦公自動化的應(yīng)用不僅可以延長檔案壽命，而且能夠從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化成為帶有圖象、圖片的“生動”檔案，對使用以及留存都有很重要的影響和作用。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理利用辦公自動化所產(chǎn)生的問題

2.1醫(yī)院檔案管理辦公自動化系統(tǒng)不夠完善

當(dāng)前在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，辦公自動化系統(tǒng)雖然存在，但是大多數(shù)都是處于一種不夠完善的狀態(tài)，不僅軟件少、而且相對來說，有很嚴(yán)重的管理負(fù)擔(dān)問題，影響了整個系統(tǒng)的提高，由于辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)商不同，所以一些開發(fā)團隊自身的經(jīng)驗尚且不足，開發(fā)出來的辦公自動化系統(tǒng)也是如此，導(dǎo)致醫(yī)院在使用過程中，容易出現(xiàn)系統(tǒng)和醫(yī)院之間的契合度不夠高的情況[3]。

2.2檔案管理人員水平有待提升

現(xiàn)如今的檔案管理不同于傳統(tǒng)的模式，而是更加的多樣化、科學(xué)化甚至辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理更加的現(xiàn)代化，所以針對當(dāng)下的這些情況，對檔案管理人員自身的水平要求就越來越高，而傳統(tǒng)的管理人員一般的知識儲備都非常有限，而且學(xué)歷相對來說也不是很高，沒有接受過專門的檔案管理培訓(xùn)，所以用“傳統(tǒng)”的檔案管理員來利用辦公自動化來管理現(xiàn)代化的檔案，會產(chǎn)生一定的差距和“時代感”，所以對檔案管理人員的能力以及對計算機的技術(shù)掌握都需要進行進一步的提升[4]。

3 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的策略分析

3.1提高檔案管理人員自身的能力和水平

當(dāng)前，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，出現(xiàn)了大量新的醫(yī)療內(nèi)容和相關(guān)技術(shù)，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案數(shù)量越來越多，所以針對這一現(xiàn)象，對檔案管理人員自身的管理能力和水平就有了更高層次的要求，不但要經(jīng)驗豐富，而且要熟悉辦公自動化的一系列應(yīng)用，才能夠很好的勝任辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作。所以，針對檔案管理人員自身的能力和水平，醫(yī)院在上崗前要進行對檔案管理人員的統(tǒng)一培訓(xùn)，在工作過程中，也要更多的給這些人員提供相對應(yīng)的學(xué)習(xí)機會，不但提高檔案管理人員自身的管理能力，而且要提高管理人員的綜合素質(zhì)，對理論知識和專業(yè)技能的培訓(xùn)上，要制定相對應(yīng)的考核制度，不僅能夠有效的激發(fā)檔案管理人員工作的積極性和主動性，而且對醫(yī)院檔案管理的各項工作，管理人員能夠確切的落實到位，對醫(yī)院檔案管理來說具有重大的影響和作用[5]。

3.2建立健全檔案管理子系統(tǒng)

醫(yī)院檔案本身的種類就比較多，管理起來比較麻煩，而且對于醫(yī)院檔案的分類也需要比較細(xì)致，所以醫(yī)院要對辦公自動化系統(tǒng)進行大規(guī)模的資金投入以及重視力度，在辦公自動化系統(tǒng)實施的基礎(chǔ)上建立健全檔案管理的子系統(tǒng)，也就是說將電子文件與電子檔案管理之間進行有效的連接，不僅能夠方便電子文件的生成和歸檔，而且能夠在這個過程中，不斷的完善辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中的應(yīng)。在辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理，要注重人員管理、對檔案的權(quán)限管理及工作平臺這些基本組件的構(gòu)成等等，將這些基本組建要與辦公自動化進行有效的連接，保證電子文件能夠協(xié)作運行，這樣不僅能夠提高醫(yī)院檔案的使用效率，而且在一定程度上，充分有效的減少了檔案管理系統(tǒng)的成本投入，最終提高系統(tǒng)的適用性和實用性，對醫(yī)院的檔案管理也起到了良好的影響和作用。

3.3制定科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院的檔案管理可以說是一項非常繁瑣的工作，包括對檔案的收集、整理、總結(jié)、統(tǒng)計、以及分類等等，這些工作程序如果沒有科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn)來制約，在實際工作當(dāng)中將會出現(xiàn)很多復(fù)雜的工序，所以在醫(yī)院的實際操作過程中，要在辦公自動化環(huán)境下制定科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn)，將醫(yī)院自身的實際情況與之相結(jié)合，對檔案材料的每一個環(huán)節(jié)都要進行嚴(yán)格的審核，這樣才能夠不斷的在完善當(dāng)中強化醫(yī)院檔案管理工作[6]。

在辦公自動化環(huán)境下開展醫(yī)院檔案管理，是在一定程度上將醫(yī)院的檔案管理工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相融合，不僅能夠推進現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，而且對醫(yī)院自身的檔案管理工作來說也起到了一個很良好的影響，方便醫(yī)院的人員對檔案進行調(diào)取、查詢、閱覽等等。而且利用辦公自動化實施醫(yī)院檔案管理，能夠增加檔案的使用壽命，對檔案管理更加的規(guī)范化、科學(xué)化，有效的提高了醫(yī)院檔案的使用效率，從而最大限度的利用醫(yī)院資源來提升醫(yī)院的管理能力。

參考文獻：

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[6]何鵬云.高品質(zhì)醫(yī)院文化建設(shè)的內(nèi)涵及其模式構(gòu)建[J].中國醫(yī)藥指南，2012，10（34）：378-379.

編輯/楊倩endprint