新時期學校檔案管理模式構建研究

陳桃

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.22.132

摘 要：學校在開展教書育人工作、活動時會產(chǎn)生很多的檔案資料，這些檔案資料記錄著非常重要的信息，需要給予妥善的管理。而學校檔案管理工作作為學校管理工作的重要組成部分，也是支撐學校教書育人工作、活動順利開展的重要保障。所以，該文圍繞新時期學校的檔案管理工作展開了一輪深入的研究與探討，通過對新時期學校檔案管理模式構建重要意義的探究，對新時期背景下的學校檔案管理模式構建的重要路徑進行了詳細的介紹。希望通過以下研究與探討對當前我國學校檔案管理工作的發(fā)展具有一定的促進意義。

關鍵詞：新時期 現(xiàn)代化檔案管理 學校 模式構建

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）08（a）-0132-02

1 學校檔案管理對于學校的重要意義

1.1 具有重要的歷史參考價值

學校檔案的建立是伴隨著學校的創(chuàng)立和發(fā)展而來的，記錄著學校辦學過程中發(fā)生的大小事件。作為學校的原始資料，學校檔案是學校發(fā)展最重要的歷史見證，在學校的發(fā)展過程中具有承上啟下的重要作用，能夠在對過去學校的工作進行總結(jié)記錄的基礎上，為今后學校的發(fā)展提供充足的經(jīng)驗資料，對于學校而言具有重要的歷史參考價值。因此，人們應當對學校的檔案管理工作給予高度的重視，在新時期不斷探索學校檔案管理新方法、新模式，以此來為學校的黨政管理、教學科研等各項工作服務，為學校新時期的穩(wěn)定發(fā)展奠定一個良好的基礎。

1.2 學校教育管理工作的重要依據(jù)

學校檔案是記錄學校教學工作、活動的一手資料，記錄了學校教學工作中取得的各種成就以及問題、經(jīng)驗等。其中學校發(fā)展材料，優(yōu)秀教師、黨員、學生事跡報告，教學科研成果，單位年底工作總結(jié)及上級重要文件等，這些內(nèi)容能夠作為學校今后發(fā)展過程中的重要經(jīng)驗依據(jù)，能夠?qū)W校教學、管理工作的所有活動構成一個綜合的反映與說明。因此，可以認為代表學校精神形象的校風校紀之所以能夠長久地在學校中被歷批學生很好地傳承下去，學校檔案在其中起到了很好的載體作用，有助于學校的可持續(xù)發(fā)展。

2 新時期學校檔案管理存在的問題

2.1 學校檔案管理服務方式較為單一

隨著學校教學工作任務量的加大以及新時期對教學改革的不斷倡導，對學校的檔案管理工作提出了更高的要求，學校檔案管理工作難度加大，對檔案管理流程的完善性和便捷性提出了一定的要求，要求學校檔案管理服務方式能夠更加多元化。但就目前情況來看，學校檔案管理工作在服務方式上距離多元化仍存在一定的距離，單一化的服務情況普遍存在，嚴重困擾了新時期學校檔案管理模式的構建。具體表現(xiàn)為，一些學校雖然建立了以計算機信息技術為依托的現(xiàn)代化檔案管理體系，但是由于過往資料錄入不足以及新資料更新不及時等原因，導致學校檔案管理者在對教師和學生提供檢索服務時，依然多采用傳統(tǒng)的人工查閱方式。這種方式不僅增加了檔案管理人員的工作負擔，而且檔案管理人員在未對學生或者教師的檔案需求做出明確的情況下，很難查閱到他們想要的檔案，從而對教學工作構成延誤，不利于教學檔案作用的發(fā)揮，同時也造成了現(xiàn)代化檔案管理資源的浪費，使得多樣化的檔案管理服務方式難以被開發(fā)出來。

2.2 學校檔案管理制度規(guī)范不健全

學校檔案管理是學校歷年來所有事物的集體匯總，具有綜合性、多樣性和復雜性的特點。學校檔案存儲的信息種類也比較多，如學生的學業(yè)信息、畢業(yè)信息以及教師的教學成果信息、教學任務完成情況等相關內(nèi)容，而是否能夠?qū)@些檔案信息進行規(guī)范管理，將對檔案的有效使用和存儲產(chǎn)生一定的影響。就當前學校檔案管理制度建設情況而言，受到學校管理者對檔案管理工作不重視的影響，存在著管理制度不健全、管理機制落后以及管理措施不到位等情況，嚴重影響了新時期學校檔案管理模式的有效構建。具體而言，首先，一些學校只是依照國家相關規(guī)定對檔案進行了宏觀管理，而沒有結(jié)合學校檔案本身的實際情況，制定更為細致化的管理制度，導致學校檔案管理在信息資料保存、收集等方面出現(xiàn)遺失、遲緩等問題的發(fā)生。其次，在大多數(shù)學校當中一般都是由各科室直接對本科室檔案資料進行管理，重要文件則由科室主要負責人保管，雖設有專人對檔案進行保管，但在借閱階段卻存在一定的隨意性，不依照借閱手續(xù)來進行檔案借閱的行為時有發(fā)生。最后，一些學校的檔案資料在外部保護環(huán)境的布設上做得不到位，如，防潮、防火設施數(shù)量不足，放置位置不合理；檔案柜內(nèi)防蟲、防鼠等措施沒有做到位。這些都會嚴重影響檔案資料的安全保管。

3 新時期學校檔案管理模式構建促進策略

3.1 促進檔案管理人員服務意識的提高

良好的服務意識是支持工作人員能夠以良好的工作心態(tài)對待工作的最基礎性心理保障。就目前學校檔案管理模式構建過程中出現(xiàn)的種種問題而言，也多是由于管理人員服務意識不高，沒能夠?qū)Ρ韭殭n案管理工作的重要意義有一個深刻的認識而引起的。為此，為促進新時期學校檔案管理模式的構建，首先需要做的就是努力提升檔案管理人員的服務意識，使其有意識地注重自身工作質(zhì)量以及工作效率的提升。具體而言，首先，學校要對檔案管理工作給予高度的重視，使檔案管理人員在學校以及各方的領導之下認識到自身工作的重要意義。其次，在對檔案管理人員的責任進行明確劃分的基礎上，要完善檔案管理人員的考評機制，對其本職工作進行監(jiān)督考察，幫助其克服工作中的惰性，通過提升自身工作積極性來不斷優(yōu)化檔案管理服務工作。

3.2 促進學校檔案管理人員素質(zhì)的提高

為了更好地促進以計算機技術為依托的現(xiàn)代化檔案管理模式在學校中的構建，還需要進一步提高學校檔案管理人員的素質(zhì)，使其在原有檔案管理工作技能的基礎上具備一定的計算機操作技能。為此可以參考以下幾個方面：第一，對目前學校檔案管理人員進行計算機技能培訓，使得他們能夠更好地掌握相關的檔案管理信息技術，從而能夠更好地滿足學校檔案信息化工作的需要，為教師和學生提供更好的信息化檔案服務，更好地滿足他們對學校檔案的各種需求；第二，在選擇學校檔案管理人員的過程中，需要對備選人員的檔案管理技能以及信息化技能等綜合素質(zhì)進行全面考核，從而保證所選人員能夠滿足基本的檔案管理崗位需求，能夠利用自身的專業(yè)知識更好地勝任學校檔案管理工作；第三，需要提高學校檔案管理人員的崗位素質(zhì)，從而促使檔案管理人員能夠安于本職工作，在自己的崗位上發(fā)光發(fā)熱，積極尋求本職工作的創(chuàng)新和突破。

3.3 完善學校檔案管理工作的相關制度

學校檔案管理模式的構建需要完善的檔案管理工作制度來作為保障，以實現(xiàn)各項檔案管理工作能夠按部就班地進行。為此，首先，學校需要根據(jù)學校檔案管理工作實際情況，建立完善的學校檔案管理工作流程，如，檔案的收集方式、檔案的分類管理等，必須要對這些流程中的關鍵環(huán)節(jié)進行完善，從而能夠更好地指導學校檔案管理工作的開展。其次，加強對學校檔案管理工作的監(jiān)督力度，從而能夠?qū)n案管理人員的工作進行更好的監(jiān)督，及時指出他們工作中存在的不足，更好地促進學校檔案管理工作的開展，為教師和學生提供良好的檔案服務。再次，要嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，要求學校全體人員必須依照相關流程和手續(xù)進行檔案的借閱，有效保障檔案的完整性。最后，要對檔案室的防潮、防火設施進行購置，并派遣專門人員對這些設備在合適的位置進行安裝，嚴格依照“十防”即防潮、防火、防塵、防霉、防光、防蟲、防鼠以及預防有害氣體10項內(nèi)容來執(zhí)行檔案資料室的安全管理工作。

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