高校固定資產檔案管理的困境及出路

劉艷

[摘 要] 固定資產檔案在高校管理中占有重要地位，通過對高校資產檔案管理中存在的問題的深入分析，探討了提高高校固定資產檔案管理的途徑和對策。

[關鍵詞] 固定資產；檔案；對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 065

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）15- 0141- 02

0 前 言

資產檔案是全面掌握高校資金使用情況，加強固定資產檔案管理的不可缺少的重要依據(jù)。近年來，隨著各高校的擴建發(fā)展，學校的固定資產品種越來越多，數(shù)量也越來越大，面對這種情況，建立資產檔案，詳細收集高校資產的使用、處置、評估情況，對高校資產進行有效的清查管理，防止國有資產的流失，對加強學校的管理具有十分重要的意義。

1 資產檔案管理中存在的問題

1.1 資產檔案不齊全，缺失嚴重

資產檔案作為資產有機組成部分，其管理沒有受到足夠的重視，這是在高校資產檔案管理中比較嚴重的現(xiàn)象，具體表現(xiàn)為：第一，在儀器設備的招投標、驗收、使用、維護維修等各個環(huán)節(jié)中形成的文件文字材料沒有及時歸檔；隨同儀器設備的說明書、技術資料、論證報告等也收集不齊全，造成檔案材料的不完善，如某校規(guī)定十萬元以上的設備說明書、合格證還有隨機附件要一并收集齊全歸檔，方便以后查詢使用。但是，有時候因為工作疏忽忘記收集歸檔，給以后的資產管理帶來一定困難，有的高校甚至沒有這方面意識和要求，十萬以上的設備畢竟是比較貴重的，如此不重視，可以看出對國有資產的漠視。第二、資產信息要素不完整。新購儀器設備都要求信息登記，以某校儀器設備為例，學校采用的是北化軟件資產管理信息系統(tǒng)，信息錄入包括設備名稱、規(guī)格型號、使用部門、使用人、管理人、購買日期、存放地點等，這是購入一件新設備必要的信息要素。這些信息不但要求完整，而且要求財、賬、物相符，這樣，便于以后資產的管理和清查，如果混淆不清，不一一記錄清楚，那么對以后的資產清查必然造成很多麻煩。

1.2 資產檔案管理制度不健全

有的單位對于資產檔案管理，沒有制定詳盡的制度，對于檔案制度管理的程序和環(huán)節(jié)沒有明確的規(guī)范，致使在實際工作中，管理程序混亂，責任模糊，工作出現(xiàn)問題互相推諉，再加上檔案管理在有的單位處于邊緣地位，沒有專門的分管領導和資產管理員，只是兼職，所以，在這些單位檔案管理往往處于被動地位，致使歸檔指導不力，檔案管理陷入一片混亂。

1.3 資產歸檔責任不明確，沒有具體落實

表現(xiàn)在：二級部門系院資產管理員責任不明確。以某學校為例，二級單位資產管理員的責任是做好本部門（系院）的資產的管理，包括資產新購、報廢、調撥等資產異動。在處理資產異動時候需要有相應紙質材料，如報廢申請（要求達到多少以上的資產報廢必須填報廢單）、資產調撥單、新購設備驗收單等材料，一方面便于歸檔管理，另一方面便于把這些信息錄入網(wǎng)上資產管理軟件系統(tǒng)，達到賬物相符、賬賬相符。但是，很多系院資產管理員頻繁更換，新任資產管理員不知道怎么管理資產，在資產報廢或者調撥時候沒有按照資產主管部門的要求走程序，更換或者調撥往往帶有隨意性，致使資產調動沒有在賬上反映出來，也沒有及時反應到資產管理軟件中，造成賬物不符，賬賬不符

2 對 策

2.1 提高認識，重視檔案管理

資產檔案管理是學校檔案工作的重要組成部分，不能忽視，加強資產檔案管理重要性的宣傳，使廣大職工認識其檔案管理的重要性，積極支持有關部門做好相關工作。

2.2 制度創(chuàng)新

制度創(chuàng)新是加強高校固定資產管理的有效保障，所以，建立健全檔案制度，加強高校資產檔案管理制度的創(chuàng)新是新形勢下的迫切需要。具體來說，一是規(guī)范資產檔案的收集、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)的規(guī)章制度， 使資產檔案管理在各個環(huán)節(jié)都有章可循。二是要加大現(xiàn)有檔案規(guī)章制度的貫徹實施力度，嚴格按章辦事。三是加大資產檔案管理的評估制度和獎懲措施，在一定程度上對檔案工作人員起激勵作用。

2.3 提高資產檔案管理人員的素質

首先要細心。檔案工作是一項比較復雜、繁瑣的工作。從檔案的收集整理、分類到登記統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)都需要工作人員付出大量的重復的勞動。由于任務繁重，工作人員在工作中，需要相當?shù)哪托?，并且要求嚴謹細致，以免在工作中出錯。其次提高工作效率。一方面要求信息化，隨著科技的發(fā)展，我國各項各業(yè)目前信息化程度都不斷提高，檔案管理也是如此，由于每個高校龐大的資產需要管理，資產的信息化建設顯得尤其必要。如某校的資產管理是用的北化軟件。此軟件功能齊全，為資產管理帶來了諸多方便，結束了人工管理的時代，節(jié)省了大量的人力物力財力；另一方面加強資產管理人員的培訓，管理人員包括專職資產管理員和兼職資產管理員。專職資產管理員管理全校資產的信息，主要體現(xiàn)在信息化方面，資產管理信息軟件不斷升級，功能增加，需要專職資產管理員定期出去參加培訓，學習軟件新功能，熟悉軟件操作，更好地管理好全校資產。兼職資產管理員是指各二級部門的資產管理人員，為了更好的管理好本部門、系院的資產，學校資產管理部門定期（一年一次）對他們作培訓，講解資產的驗收、調撥、報廢程序、日常資產的管理、資產管理軟件的操作等等。這樣，大大提高了資產管理人員的義務能力和操作能力，促進全校資產的有效管理。

3 結 語

總之，資產檔案管理是個系統(tǒng)工程，上級領導和各個部門要認識到其重要性，完善健全資產檔案制度，全校資產管理員和資產檔案管理部門要齊心合作，在資產檔案管理的各個環(huán)節(jié)耐心、細致，認真做好各項工作，只有這樣，才能有效地管理好全校的資產。

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