企業(yè)檔案信息化管理的主要問題與強化對策分析

黃井明

[摘 要] 隨著全球化與信息化步伐不斷加快，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案管理已被提出全新的要求，更加注重信息化管理。由于受到多方面因素影響，企業(yè)檔案信息化管理中存在一些主要問題，急需要加以優(yōu)化完善，最大化提高企業(yè)檔案信息化管理水平。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)檔案；信息化管理；主要問題；強化對策；分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 064

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）15- 0140- 02

1 企業(yè)檔案信息化管理主要問題

1.1 缺乏健全的檔案信息化管理制度

在日常運行過程中，檔案信息化管理是企業(yè)不可忽視的一項關(guān)鍵性工作，而檔案信息化管理工作的順利開展離不開健全的檔案信息化管理制度。但在實際工作中，由于受到多方面因素影響，加上檔案信息化管理發(fā)展時間不長，檔案信息系統(tǒng)還需要進一步完善。部分企業(yè)對檔案信息化管理缺乏正確的認識，沒有意識到其重要性，沒有結(jié)合各方面情況，優(yōu)化完善已構(gòu)建的檔案信息化管理制度，不符合新時期檔案信息化管理客觀要求，和自身發(fā)展目標、發(fā)展趨勢等不吻合，導(dǎo)致檔案信息化管理工作無法順利開展，影響檔案信息化管理水平的提高。

1.2 檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全性不高

在新形勢下，信息技術(shù)飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)大都處于不設(shè)置防護狀態(tài)，具有鮮明的開放性特點，大幅度降低了檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全性，日常運行過程中，極易出現(xiàn)各種漏洞，大幅度提高了網(wǎng)絡(luò)運行風(fēng)險系數(shù)。同時，廣域性、共享性分別是網(wǎng)絡(luò)分布、信息資源二者顯著特征，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)運行中各類數(shù)據(jù)信息極易被“竊取、篡改”。針對這種情況，在日常管理中，企業(yè)并沒有客觀分析網(wǎng)絡(luò)運行情況，采取合理化措施，加強網(wǎng)絡(luò)防護管理，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)運行中頻繁出現(xiàn)安全隱患問題，傳輸?shù)男畔?shù)據(jù)準確率不高，不利于日常相關(guān)工作的順利開展，阻礙了檔案信息化建設(shè)。

1.3 檔案管理模式不合理，檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

在檔案信息化建設(shè)中，紙質(zhì)檔案、電子檔案并存是我國企業(yè)常采取的方式。從整體上說，大部分中小企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平不高，仍然采用傳統(tǒng)單一化檔案管理模式，比如，較大的收集工作量、較高的檔案保管成本、較低的檔案分類整理效率，不符合電子檔案管理客觀要求，電子檔案利用率不高，急需要進一步優(yōu)化完善。同時，在檔案信息化建設(shè)中，企業(yè)沒有定期對檔案管理人員進行合理化培訓(xùn)，檔案管理人員責(zé)任意識、服務(wù)意識等薄弱，缺乏較高的職業(yè)道德素養(yǎng)，缺乏扎實的檔案信息化管理知識，檔案信息化管理技能不高，無法有效處理檔案信息化管理中一系列問題，經(jīng)常違規(guī)操作，急需要進一步提高他們綜合素質(zhì)。

2 企業(yè)檔案信息化管理強化對策

2.1 優(yōu)化檔案信息化管理制度

在日常運行過程中，企業(yè)要全方位正確認識檔案信息化管理，將其作為日常一項關(guān)鍵性工作，圍繞自身發(fā)展目標、發(fā)展方向、自身規(guī)模等，客觀分析檔案信息化管理情況，優(yōu)化完善已構(gòu)建的檔案信息化管理制度，有效指導(dǎo)一系列檔案信息化管理工作，最大化提高檔案信息化管理水平，促使各類檔案信息數(shù)據(jù)得到合理化管理，充分展現(xiàn)檔案信息利用價值。

2.2 注重檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫

在檔案信息化管理中，企業(yè)要結(jié)合各方面情況，構(gòu)建“科學(xué)、合理”的檔案信息化安全保障體系，加大檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護，客觀分析檔案信息網(wǎng)絡(luò)特點、性質(zhì)，尤其是存在的問題，科學(xué)安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)，充分發(fā)揮其多樣化作用，提高網(wǎng)絡(luò)安全性。企業(yè)要優(yōu)化利用先進的技術(shù)，構(gòu)建合理化的檔案信息管理系統(tǒng)，借助電子技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，科學(xué)轉(zhuǎn)變文本檔案，使其成為電子檔案，科學(xué)管理各類檔案信息，圍繞不同級別，加密處理檔案數(shù)據(jù)信息，結(jié)合各方面情況，科學(xué)設(shè)置檔案訪問、管理權(quán)限，促使檔案管理更加安全。此外，在檔案信息化管理中，企業(yè)要從實際出發(fā)，優(yōu)化利用先進的技術(shù)，借助信息化手段，構(gòu)建具有自身特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫，及時存儲并動態(tài)管理重要的檔案數(shù)據(jù)信息，最大化提高檔案信息數(shù)據(jù)準確率，充分展現(xiàn)多樣化價值。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

從某種角度來說，企業(yè)檔案信息化管理水平高低離不開“高素質(zhì)、高水平”的檔案管理人員。在檔案信息化管理中，企業(yè)要將檔案管理人員培訓(xùn)工作放在關(guān)鍵性位置，結(jié)合檔案信息化管理客觀要求以及存在的問題，制定科學(xué)的人才培訓(xùn)計劃，定期對其針對性培訓(xùn)，不斷強化他們的責(zé)任意識、服務(wù)意識等，使其具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)。企業(yè)要注重理論知識和實踐相結(jié)合的培訓(xùn)模式，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)檔案信息化管理知識，使其具備扎實的理論知識，多層次加強對檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)，能夠熟練操作檔案信息化管理設(shè)備設(shè)施，不斷提高他們的綜合素質(zhì)。在此過程中，企業(yè)要注重先進人才的引進，優(yōu)化調(diào)整檔案管理人才結(jié)構(gòu)，不斷發(fā)展壯大檔案管理隊伍。

3 結(jié) 語

總而言之，在社會經(jīng)濟發(fā)展的浪潮中，企業(yè)必須全面、客觀認識檔案信息化管理，優(yōu)化檔案信息化管理制度，注重檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)等。以此，最大化提高檔案信息化管理水平，提高檔案數(shù)據(jù)信息利用價值，在降低企業(yè)運行成本的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)最大化經(jīng)濟效益，促使企業(yè)走上健康穩(wěn)定發(fā)展的道路，擁有更加廣闊的發(fā)展前景。

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