保管期滿的會計檔案能否一“銷（毀）”了之？

管先海+李興利

李興利：據(jù)媒體報道，馮先生1997年4月在某銀行存入45萬元，當年取了20萬元后便沒有再進行任何存取款，2012年取款時被告知他的活期儲蓄賬戶余額僅有利息2000余元。在多次交涉未果后，馮先生將銀行起訴到法院。涉事銀行表示，銀行記賬憑證的保管期限僅為15年，馮先生賬戶的相關憑證已銷毀。近日，北京二中院對該案二審宣判，銀行被判賠償25萬元存款及利息。請大家從檔案管理的角度，圍繞“保管期滿的會計檔案能否一‘銷（毀）了之”問題，談談對此事的認識和看法。

郭東升：我認為會計憑證檔案保管期滿，必須由會計人員與檔案人員共同復查鑒定。對于未了結(jié)的債權債務原始憑證，應抽出另行立卷保管。我們這里要問：馮先生1997年4月在某銀行存入45萬元，當年取了20萬元后便沒有再進行任何存取款。這樣的記賬憑證難道不是未了結(jié)的債權債務原始憑證嗎？某銀行銷毀它時按規(guī)定鑒定了沒有？無論鑒定沒有，責任都在某銀行，因為其不應該銷毀這份檔案。銷毀了，除有檔案違法責任外，其必須為此負賠償儲戶經(jīng)濟損失全責。

余厚洪：贊同郭東升對此案的質(zhì)疑。從檔案管理角度說，盡管會計檔案有“到期銷毀”一說，但涉事銀行拿不出“憑證”，所做的“馮先生的賬戶在1997年9月3日曾經(jīng)發(fā)生一筆20萬元的取款記錄，由此可以確認馮先生已支取了賬戶內(nèi)的款項”回應顯得蒼白無力。一審法院和二中院都認定“銀行方面并沒有提交相關證據(jù)證明，因此銀行方面應承擔賠償馮先生賬戶存款損失的責任”。從一定程度上說，檔案管理有“期限”，而“憑證”之力“無止境”。

田煜：此案例引發(fā)我對檔案工作的如下思考：首先，檔案具有憑證作用，具有優(yōu)于其他類型證據(jù)的法律效力，并且憑證作用不隨保管期滿而失效；其次，會計憑證保管期限一刀切式的劃分標準值得商榷，會計憑證的保管期限盡管從15年延長到30年，仍會出現(xiàn)在30年保管期內(nèi)未進行過任何利用，而30年保管期滿銷毀后具有重要利用價值的情況發(fā)生；再次，檔案價值的再鑒定是一項有組織、有程序的科學、慎重、嚴謹細致的工作，銀行在會計憑證剛滿15年后立即銷毀存在未了事項的會計憑證，有毀滅證據(jù)的嫌疑；最后，檔案不銷毀全部永久保管，顯然不現(xiàn)實也不合理，但哪些銷毀哪些不銷毀，目前的檔案價值鑒定理論恐怕也難以解決這項難題。

吳翠英：如何科學管理會計檔案是各個銀行和相關單位的重要議題。第一，會計憑證檔案保管期限15年，是最低保管期限，2012年正好保管15年，如果銷毀檔案，應該經(jīng)過鑒定，確實無保存價值，方能銷毀，所以，到期就銷毀是非常不妥的做法。第二，銀行會計憑證形成數(shù)量多，鑒定起來確實難度很大，所以改為保管30年確有必要。第三，現(xiàn)在網(wǎng)絡平臺、電子憑證，為會計檔案查詢提供了強大的技術支撐。因此，電子會計檔案為“異地備份、永久保管”提供了可能。

何思源：首先，實現(xiàn)所有會計檔案的永久保存幾乎是不可能的，其成本過于高昂；其次，我們應當在期滿之后對其進行再次鑒定，確定是否可以銷毀，是否存在潛在的價值，銷毀時“慎之又慎”；最后，應當進一步推進會計檔案（其他憑證性檔案亦是如此）工作的無紙化，這樣盡可能降低保存成本，尤其是有助于解決庫房空間問題，盡可能實現(xiàn)對會計檔案的長期保存。

陳少敏：通過本案例，我認為保管期滿的會計檔案不能一概而論地銷毀，有保存價值的到期會計檔案，應重新劃定保管期限?！稌嫏n案管理辦法》第十八條規(guī)定，經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：（一）單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。（二）單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經(jīng)辦人、會計管理機構經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。如果銷毀會計檔案按照以上程序依法進行，是不會出現(xiàn)本案例中的情況的。

王鳳珍：其實各地都出現(xiàn)過類似媒體報道的案例。一些保管期滿的會計檔案，往往在幾十年以后仍對處理歷史遺留問題有重要參考價值。臺前縣檔案館早就注意到了這一點，采取了積極、慎重、穩(wěn)妥的方法，把保管期滿的會計檔案移出會計檔案庫房另處存放。同時對移出的期滿會計檔案登記造冊，以備不時之需。

鞏磊：財政部、國家檔案局新修訂的《會計檔案管理辦法》第十六條規(guī)定：“單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀?！睆牡谑鶙l之規(guī)定，我們可以認為，對保管期滿，確無保存價值的會計檔案是可以銷毀的，但真正做到對保管期滿（除規(guī)定不予銷毀）的會計檔案一銷了之，我認為還需做到以下幾點：一是要建立健全完善的會計檔案鑒定銷毀制度；二是要成立全面的會計檔案鑒定銷毀工作機構；三是要有嚴格的會計檔案鑒定銷毀流程；四是要依托會計核算系統(tǒng)，保證雙載體歸檔。

武夢雅：這個案例中馮先生的記賬憑證并未了結(jié)卻將相關憑證銷毀，我個人認為責任在于銀行。會計檔案的數(shù)量巨大，想要全部永久保存也不現(xiàn)實，需要消耗很大的空間以及財力。我認為可以利用網(wǎng)絡平臺，將定期的會計檔案掃描進行備份，就算銷毀了到達保管期限的定期檔案，也可以找到電子會計檔案。既節(jié)省了空間、降低了保存成本，又實現(xiàn)了永久保管。但是也存在相應問題，例如電子會計檔案的統(tǒng)一管理等，相信隨著以后現(xiàn)代化辦公的普及，這些問題會逐步解決。

郭東升：利用網(wǎng)絡平臺，將定期的會計檔案掃描進行備份是個好主意。不知這項工作的成本如何？實在的會計檔案鑒定本身就是個大人力成本問題。

王富忠：其實這個案例并非個案，從目前情況來看，不少單位都存在以會計檔案保管期限到期為由擅自銷毀檔案的現(xiàn)象。我個人認為，他們是在打檔案法律、法規(guī)的擦邊球，并非是會計檔案保管期限到期就可以銷毀的，不做任何鑒定就擅自銷毀會計憑證，小的說是不負責任，大的說就是違法行為。我們濮陽縣檔案館的利用情況也表明，很多會計憑證發(fā)揮著越來越重要的憑證作用，比如工資表、固定資產(chǎn)買賣票據(jù)、未了的債權債務清單等原始的東西，絕大部分在記賬憑證中，工資表能為檔案利用者證明工齡、待遇等問題，買賣票據(jù)能解決多年的債權債務糾紛、官司等，這些原始憑證都需要長期甚至永久保存。由此可見，一是需要適當延長會計憑證的保管期限，二是需要從法律的層面上制定完備的銷毀程序。endprint

田潤：2013年8月的一天，一位查檔者來到濮陽市檔案館查找安陽地區(qū)某單位的會計檔案，查找原因是她父親的個人人事檔案丟失，目前沒有任何實據(jù)能證明她父親在那一年參加工作，只記得在某某年，現(xiàn)在只要在單位某某年會計檔案的工資表中找到其憑證，就有了證明是在那一年參加工作的有力證據(jù)。后來經(jīng)過努力找到了檔案，如果按照會計檔案保管期限該檔案早該銷毀了。結(jié)合上一個案例，可以確切地說會計檔案是不能一到保管期限就銷毀的。上一個案例尚且可以認定是銀行的責任，但我說的案例可以說如果銷毀了檔案館是沒有任何責任的，因為任何人都不可能想到數(shù)十年之后會有人查找工資表證明其參加工作時間。我認為對于會計檔案的銷毀一定要建立完備的銷毀制度和程序，更要運用現(xiàn)代網(wǎng)絡平臺，將定期的會計檔案進行備份形成電子會計檔案。因為那些到期的檔案也許在未來還會發(fā)揮出一定的利用價值，不能到期一“銷（毀）”了之！

程媛媛：根據(jù)《民事訴訟法》第64條第一款的規(guī)定：“當事人對自己提出的主張，有責任提供證據(jù)。”因此，馮先生的活期儲蓄本就是自己的證據(jù)，可以證明25萬元自己并未支取。而銀行卻拿不出可以證明馮先生已經(jīng)支取的憑證。因此，從法律角度上，銀行應該被判賠償25萬元存款及利息。但從檔案管理的角度來看，保管期限的設定就尤為重要。在業(yè)務指導中，我就曾經(jīng)碰到過類似的例子。以我們當?shù)啬炽y行為例，客戶支取的憑證（有客戶簽名）是永久保存的。該行每天都會把這類憑證掃描后按時間順序排列，紙質(zhì)檔案用專業(yè)透明袋抽成真空，全部封存以備用，電子檔案則便于日常工作利用。據(jù)其客戶經(jīng)理介紹，以前就曾多次碰到過類似于馮先生這種情況的案例。這些憑證永久保存已經(jīng)是他們?nèi)粘９ぷ餍纬傻膽T例，并形成制度長期堅持。因此，個人感覺本案的重點不是檔案到了保管期限是不是該銷毀，而是根據(jù)各個單位的實際情況合理制定保管期限。關口前移，才能防患于未然。

白樺：此案例再次為我們敲響了警鐘，會計檔案銷毀工作重點在于對滿期之后的檔案進行鑒定。我認為，鑒定過程中一些無法判斷的會計檔案可以采用數(shù)字化手段進行留存。如以下情況：1.未結(jié)清的債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證；2.正在項目建設期間的建設單位的會計檔案；3.征地及相關補償、房產(chǎn)購置的原始憑證；4.合資企業(yè)出資各方的股權認證原始憑證；5.含有員工工資發(fā)放表、工傷賠償?shù)扰c個人利益相關的支付憑證；6.各單位產(chǎn)生的第一卷會計憑證；7.各類會計賬簿、財務報告等等。鑒定人員依據(jù)鑒定銷毀的原則和標準，對照會計賬簿、年度財務報告，逐卷、逐件、逐頁進行價值甄別后，將甄別出的會計檔案制成電子文件，文件格式統(tǒng)一為JPG格式，最后將這些制成的電子文件編制電子目錄，便于數(shù)字化檢索。

（摘自《檔案界》論壇）endprint