大型國有鋼鐵企業(yè)在線合同評審業(yè)務(wù)創(chuàng)新與實(shí)踐

劉曉燕++李海明++趙佳懷++李洪軍++李曉

[摘 要] 分析了冶金企業(yè)線下合同評審的問題，介紹了首鋼遷鋼在合同評審信息化建設(shè)中的基本思路、應(yīng)用與研究。通過創(chuàng)建一體化在線合同評審系統(tǒng)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、牌號(hào)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的在線評審。歷史式知識(shí)庫，實(shí)現(xiàn)歷史合同快速質(zhì)量設(shè)計(jì)及評審；規(guī)則式冶金知識(shí)庫，實(shí)現(xiàn)策劃式快速質(zhì)量設(shè)計(jì)和評審，與歷史知識(shí)庫形成互補(bǔ)，為客制化與大眾市場需求提供了最佳方案。最后，介紹了系統(tǒng)上線后的應(yīng)用效果及發(fā)展趨勢。

[關(guān)鍵詞] 鋼鐵企業(yè)；在線合同評審；創(chuàng)新與實(shí)踐

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 032

[中圖分類號(hào)] F270.7；TP315 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）15- 0070- 02

1 前 言

合同評審是ISO 9000系列標(biāo)準(zhǔn)的要素之一，它是指供方在簽訂合同前，為了確保合同對產(chǎn)品質(zhì)量的要求定得合理、明確、而進(jìn)行的系統(tǒng)評價(jià)活動(dòng)。

受鋼鐵市場持續(xù)低迷等因素影響，鋼鐵市場小合同越來越多，特殊需求越來越復(fù)雜，人工經(jīng)驗(yàn)式的合同評審已無法滿足多變市場的要求。實(shí)現(xiàn)在線合同評審，提高接單響應(yīng)效率，提升接單能力，確保按質(zhì)按量按期交付，實(shí)現(xiàn)一體化的產(chǎn)銷，從產(chǎn)品制造商向綜合服務(wù)商轉(zhuǎn)變，全面提高企業(yè)盈利能力和資本運(yùn)作能力，是實(shí)現(xiàn)鋼鐵業(yè)再上新水平、新臺(tái)階的重要支撐。

2 線下合同評審的問題

合同是貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程的一項(xiàng)復(fù)雜、多變、強(qiáng)調(diào)配合的工作任務(wù)，是連接客戶、企業(yè)、市場的紐帶，決定了企業(yè)生產(chǎn)、物流、成本及消耗之間的關(guān)系。合同的評審過程回答了客戶需要什么、要多少及何時(shí)要的問題，它是企業(yè)制定生產(chǎn)計(jì)劃的前提，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)調(diào)配資源、實(shí)現(xiàn)最佳投入產(chǎn)出比的重要手段。

目前，人工合同評審的方式已越來越難以滿足客戶的實(shí)際需求，鋼鐵企業(yè)亟需對現(xiàn)有合同評審的管理體制進(jìn)行變革。越來越多的企業(yè)試圖通過梳理與優(yōu)化合同評審流程，建立科學(xué)的合同評審體系來提高企業(yè)競爭力。

鋼鐵企業(yè)傳統(tǒng)的線下合同評審模式存在以下主要的問題：

（1）評審環(huán)節(jié)長，信息反饋緩慢，效率低，從客戶到公司銷售代表都不能及時(shí)得知評審信息。

（2）評審各環(huán)節(jié)之間協(xié)同性差，存在部門壁壘，加上與客戶需求不同步，容易引發(fā)交付能力與客戶預(yù)期不符。

（3）合同評審規(guī)則簡單，無明確的合同優(yōu)先級排序準(zhǔn)則，影響生產(chǎn)計(jì)劃編制的合理性，無合同設(shè)計(jì)，不可控。

3 基本思路

鋼鐵行業(yè)進(jìn)入生產(chǎn)高度自動(dòng)化、信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化以及經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代，“以客戶為中心、以銷售為龍頭”，合同評審作為銜接銷售與制造的重要一環(huán)，對數(shù)據(jù)的可靠性、準(zhǔn)確性和業(yè)務(wù)處理的規(guī)范性要求越來越高。

在線合同評審主要從工藝技術(shù)、生產(chǎn)能力、交貨時(shí)限、盈利水平等方面出發(fā)，全面評估用戶產(chǎn)品需求，考量公司是否有能力全面滿足客戶產(chǎn)品生產(chǎn)要求。為了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、自動(dòng)化評審，快速響應(yīng)客戶詢單需求，提升企業(yè)客戶服務(wù)水平，基本思路如下：

（1）創(chuàng)建一體化的在線評審平臺(tái)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、牌號(hào)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、自動(dòng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的在線評審。

（2）質(zhì)量外設(shè)計(jì)和需求引導(dǎo)前沿化，結(jié)合整個(gè)產(chǎn)銷一體化及質(zhì)量體系重造評審流程，提高產(chǎn)品質(zhì)量管理水平。

（3）實(shí)現(xiàn)全面、分工、獨(dú)立、誠信的高效評審機(jī)制。

（4）優(yōu)化流程，技術(shù)評審和生產(chǎn)評審并行，結(jié)合自動(dòng)評審方式，各司其職，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的高效分工，實(shí)現(xiàn)合同一體化管控。

（5） 基于代碼化的特殊需求管理， 實(shí)現(xiàn)質(zhì)量外設(shè)計(jì)（客戶需求識(shí)別）的規(guī)范管理。

（6）建立歷史式冶金知識(shí)庫，實(shí)現(xiàn)重復(fù)合同快速質(zhì)量設(shè)計(jì)及評審。

（7）基于規(guī)則建立規(guī)則式冶金知識(shí)庫，實(shí)現(xiàn)策劃式快速質(zhì)量設(shè)計(jì)和評審。

（8）融入動(dòng)態(tài)加載和Excel操作經(jīng)驗(yàn)的高效操作模式。

4 遷鋼在線合同評審系統(tǒng)的主要?jiǎng)?chuàng)新和實(shí)踐

4.1 在線合同評審主要內(nèi)容

評審主要內(nèi)容包括：銷售預(yù)評審、技術(shù)質(zhì)量評審、材料設(shè)計(jì)、余材充當(dāng)、生產(chǎn)能力評審、評審工作流轉(zhuǎn)、交貨期預(yù)測、成本預(yù)測。評審流程涉及銷售、技術(shù)質(zhì)量、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等多部門之間的協(xié)同評審。

4.2 主要?jiǎng)?chuàng)新和實(shí)踐

在線合同評審業(yè)務(wù)的創(chuàng)新和實(shí)踐過程中，主要做法和效果如下：

（1）創(chuàng)建一體化的在線評審平臺(tái)。通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、牌號(hào)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、自動(dòng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的在線評審，縮短合同評審時(shí)間、快速響應(yīng)客戶需求。

（2）實(shí)現(xiàn)全面、分工、獨(dú)立、誠信的高效評審機(jī)制。結(jié)合產(chǎn)品和業(yè)務(wù)特色，確立了最優(yōu)評審流程，按產(chǎn)品特點(diǎn)及分類，設(shè)計(jì)獨(dú)立的評審流程，并且結(jié)合業(yè)務(wù)分工清晰了職責(zé)劃分，做實(shí)了專人專管。

（3）將技術(shù)評審和生產(chǎn)評審并行，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的高效分工。打破傳統(tǒng)的開會(huì)評審方式，創(chuàng)建新型線上評審流程，將技術(shù)評審和生產(chǎn)評審并行，各司其職，結(jié)合自動(dòng)評審功能，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的高效分工。

（4）通過質(zhì)量外設(shè)計(jì)和需求引導(dǎo)前沿化，將客戶化產(chǎn)品質(zhì)量設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。牽頭組織編寫熱軋訂貨手冊，結(jié)合產(chǎn)銷一體化重造評審流程，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量外設(shè)計(jì)（客戶需求識(shí)別）的規(guī)范管理，重點(diǎn)突出“需求引導(dǎo)”，流程上通過“需求識(shí)別、需求評審、協(xié)議簽訂”，達(dá)到客戶化產(chǎn)品質(zhì)量設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

（5）建立冶金知識(shí)庫，實(shí)現(xiàn)專家在線知識(shí)積累、應(yīng)用及傳承?；跉v史合同建立的精準(zhǔn)性（歷史式）知識(shí)庫，實(shí)現(xiàn)歷史合同快速質(zhì)量設(shè)計(jì)及評審；基于規(guī)則建立的模糊式（規(guī)則式）冶金知識(shí)庫，進(jìn)行總結(jié)和歸納，實(shí)現(xiàn)策劃式快速質(zhì)量設(shè)計(jì)和評審，與歷史知識(shí)庫形成互補(bǔ)。

（6）實(shí)現(xiàn)了銷售儲(chǔ)運(yùn)自動(dòng)評審、在線交貨期預(yù)、在線產(chǎn)能評審、在線成本評審，推進(jìn)了合同的一體化管控。合同數(shù)據(jù)不落地，自動(dòng)進(jìn)行熱軋要料，實(shí)現(xiàn)了冷軋合同到熱軋?jiān)系淖詣?dòng)質(zhì)量設(shè)計(jì)；優(yōu)化余材取數(shù)程序，創(chuàng)建了快速、準(zhǔn)確的在線余材充當(dāng)規(guī)則，推進(jìn)了成品集中充當(dāng)，推進(jìn)了合同的一體化管控。

5 應(yīng)用效果

該系統(tǒng)于2014年10月在首鋼遷鋼上線運(yùn)行，在遷鋼熱軋產(chǎn)品、冷硬產(chǎn)品、遷鋼硅鋼產(chǎn)品、順義汽車板和普板產(chǎn)品上進(jìn)行了應(yīng)用，涉及9家單位4個(gè)專業(yè)。從線下一周集中評審1～2次，平均評審周期2～3天，改為線上實(shí)時(shí)評審，運(yùn)行兩年以來，合計(jì)在線評審8萬條合同。到2017年6月，評審時(shí)間縮短到了最短2分鐘，熱系平均0.17天，冷系平均0.7天。

創(chuàng)新性的融入動(dòng)態(tài)加載和Excel操作經(jīng)驗(yàn)的高效操作模式。構(gòu)建了基于歷史式和規(guī)則式冶金知識(shí)庫，歷史式知識(shí)庫的準(zhǔn)確匹配，與規(guī)則式知識(shí)庫的經(jīng)驗(yàn)推薦式互補(bǔ)的做法，在行業(yè)內(nèi)屬于首創(chuàng)，為客制化需求與大眾市場需求兩種形式提供了最佳的評審解決方案。

系統(tǒng)的上線運(yùn)行達(dá)到了優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，加快信息傳遞，深化資源共享，提高管理水平的目的，通過持續(xù)改進(jìn)，起到了節(jié)能降耗、提高評審效率和合同兌現(xiàn)率的作用，產(chǎn)生了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

在系統(tǒng)的建設(shè)中，不光是實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)的線上處理，還大力培養(yǎng)既懂企業(yè)經(jīng)營管理，又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。從前期調(diào)研、項(xiàng)目整體規(guī)劃、項(xiàng)目實(shí)施及后期系統(tǒng)維護(hù)，全程納入知識(shí)管理體系之中， 結(jié)合員工培訓(xùn)，從而將其中產(chǎn)生的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)留在企業(yè)內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)知識(shí)在全企業(yè)的共享、傳承與不斷積累，使之成為鋼鐵企業(yè)的核心能力， 降低企業(yè)發(fā)展對人才的依賴。

6 發(fā)展趨勢

目前該系統(tǒng)平臺(tái)已經(jīng)擴(kuò)展到首鋼京唐基地，未來擴(kuò)展到首秦等基地，為一業(yè)多地的合同評審業(yè)務(wù)起到系統(tǒng)支撐；為集團(tuán)合理安排運(yùn)輸、生產(chǎn)資源、成本控制、質(zhì)量控制提供支撐。

在線合同評審系統(tǒng)不僅適用于鋼鐵行業(yè)的合同評審業(yè)務(wù)，隨著推廣工作的不斷深入，該功能將也同樣適用于煙草、石油石化等制造業(yè)的合同評審業(yè)務(wù)。

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