新時(shí)期石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理及對(duì)策

周莉

摘要：辦公室工作在如今的石油企業(yè)中一般起著交流溝通、監(jiān)督指示的作用，它是為石油企業(yè)中的管理層、機(jī)關(guān)單位和基層單位以及普通職工進(jìn)行服務(wù)的?？茖W(xué)有效的辦公室工作管理很大程度上影響著整個(gè)企業(yè)的管理效能，所以，石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)施有效的管理辦法，使辦公室工作管理細(xì)致入微，更加科學(xué)合理，才能使企業(yè)發(fā)展良好，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益同時(shí)有所提高。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；石油企業(yè)；辦公室工作；科學(xué)管理及對(duì)策

一、石油企業(yè)辦公室工作具有的管理職能

石油企業(yè)的辦公室是其重要的職能部門之一，它的職責(zé)范圍是“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”，它是連接企業(yè)的行政工作部門和下級(jí)各部門單位的樞紐。一般石油企業(yè)辦公室工作職能包括：會(huì)議安排、人事安排、文件管理、印信保管、宣傳播報(bào)、車輛分配、物資管理、信息處理、后勤供給等方面。綜上而言，石油企業(yè)辦公室在企業(yè)中的意義重大，它的辦事效率和管理成果關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的各項(xiàng)工作能否順利進(jìn)行。

二、石油企業(yè)辦公室工作實(shí)施科學(xué)管理辦法的意義

（一）石油企業(yè)辦公室具有參謀助手的作用

如今在石油企業(yè)發(fā)展的新時(shí)期善于向管理層提建議和謀略，做好助手工作，是做好辦公室工作的根本。一個(gè)合格的助手應(yīng)該以“服務(wù)全局”為基礎(chǔ)，以“輔助決策”為目的，以“提醒警策”為手段，以企業(yè)的中央領(lǐng)導(dǎo)工作為中心開展工作，適時(shí)及時(shí)的了解下級(jí)基層部門的熱點(diǎn)問題，了解普通員工的需求和心聲，同時(shí)向上級(jí)反映企業(yè)內(nèi)部存在的各種問題。為管理層做出決策提供思考全面、要點(diǎn)準(zhǔn)確的信息，協(xié)助管理層做好督查、組織等各項(xiàng)日常工作。

（二）石油企業(yè)辦公室具有協(xié)調(diào)服務(wù)的作用

基于石油企業(yè)的屬性來說，其辦公室的協(xié)調(diào)服務(wù)是一種工作方法和管理方式，通過對(duì)管理層的協(xié)助，在自身的工作范圍內(nèi)或者在領(lǐng)導(dǎo)的特殊授權(quán)下，借助國家有關(guān)政策和規(guī)章制度，依靠“辦文、辦會(huì)、辦事”來有效溝通，改善個(gè)人與個(gè)人、部門與部門、單位與單位之間的關(guān)系，縮小矛盾和差距，使管理層下達(dá)的命令在各層次、各級(jí)別之間有效傳達(dá)，發(fā)揮實(shí)際功效。

（三）石油企業(yè)辦公室具有監(jiān)查督導(dǎo)的作用

監(jiān)查督導(dǎo)作用是辦公室工作的一項(xiàng)重要作用，其具體工作內(nèi)容就是根據(jù)企業(yè)召開的工作會(huì)議確定的各項(xiàng)決策和工作部署，對(duì)各部門各單位的工作進(jìn)度以及完成質(zhì)量等方面進(jìn)行監(jiān)查督辦。認(rèn)真落實(shí)上級(jí)黨政聯(lián)席會(huì)議、管理層例會(huì)等批復(fù)的工作事項(xiàng)。了解底層員工的問題和想法，主動(dòng)向上級(jí)提議請(qǐng)示，讓管理的整個(gè)過程更順利。

三、新時(shí)期石油企業(yè)辦公室工作科學(xué)管理對(duì)策

（一）辦公室人員管理的細(xì)化

1.做好員工定期培訓(xùn)工作。新形勢下，企業(yè)要定期組織員工進(jìn)行各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高工作團(tuán)隊(duì)的凝聚力。還可以根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況，特邀有關(guān)專家進(jìn)行專場講座。同時(shí)要以不同崗位為區(qū)分，分批組織職工參加專業(yè)的培訓(xùn)，提高工作技能。

2.規(guī)范崗位招聘過程。在進(jìn)行崗位聘任選舉過程中，要保證整個(gè)過程公開、公平、公正，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)要求，遵守有關(guān)規(guī)章制度，全程接受各方監(jiān)督。

（二）辦公室日常工作管理細(xì)化

1.認(rèn)真完成行政文件收發(fā)工作。石油企業(yè)辦公室要仔細(xì)做好每天的來文查收辦理工作，根據(jù)工作單位、收到時(shí)間等進(jìn)行分類，并根據(jù)重要程度進(jìn)行排序，逐一辦理。并認(rèn)真做好每份文件的辦理明細(xì)情況，合理保留一段時(shí)間。對(duì)重要文件進(jìn)行妥善保存，有必要的進(jìn)行歸檔存放，保證正常使用。

2.認(rèn)真落實(shí)印信管理工作。辦公室要實(shí)事求是，對(duì)各類信件嚴(yán)格把關(guān)。規(guī)范印章的使用。各類證明文件、個(gè)人信息材料記錄等做好分類登記，妥善存檔，以備上級(jí)或有關(guān)單位調(diào)用。

3.做好活動(dòng)組織工作。對(duì)于各種大小會(huì)議、講座、培訓(xùn)等大范圍多人參與的活動(dòng)都要由辦公室統(tǒng)一組織安排，對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場的場地安排、布局設(shè)置、新聞報(bào)道等逐項(xiàng)安排，科學(xué)排布，保證活動(dòng)順利進(jìn)行。

（三）辦公室工作管理創(chuàng)新

1.車輛管理創(chuàng)新辦法。完善企業(yè)內(nèi)部的車輛管理辦法，加強(qiáng)各駕駛員的駕駛技能和綜合素質(zhì)，樹立“安全第一”的理念。嚴(yán)格管理所屬車輛，防止無證人員私自駕駛，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理。

2.采購過程創(chuàng)新辦法。嚴(yán)格遵守企業(yè)有關(guān)采購管理的規(guī)定，在節(jié)省開支、降低成本的前提下進(jìn)行采購工作，并保證一切采購工作提前計(jì)劃而后實(shí)施。對(duì)采購成功入庫的物資進(jìn)行嚴(yán)格管理，出庫需出示許可證明等。

（四）辦公室規(guī)章制度的完善

首先要對(duì)辦公室日常管理工作過程有明確規(guī)范，所有工作照章辦事，提高工作效率，減少工作失誤；其次建立獎(jiǎng)懲分明的工作機(jī)制，工作出錯(cuò)需要接受處罰，對(duì)工作效率優(yōu)秀的員工給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，來激勵(lì)員工；最后要努力實(shí)現(xiàn)信息管理的系統(tǒng)化，充分運(yùn)用各種信息管理平臺(tái)，并安排專職人員進(jìn)行日常維護(hù)。

四、總結(jié)

在經(jīng)濟(jì)全球化的大背景下，大中型企業(yè)依靠此背景不斷發(fā)展不斷進(jìn)步，石油企業(yè)辦公室作為企業(yè)運(yùn)營中的轉(zhuǎn)接點(diǎn)和反饋點(diǎn)，是連接企業(yè)上下、企業(yè)內(nèi)外的重要位置?？茖W(xué)有效的強(qiáng)化辦公室工作管理，要正確認(rèn)識(shí)其重要意義，不斷完善和改進(jìn)工作方式，完善有關(guān)制度，這樣才能推動(dòng)石油企業(yè)持續(xù)快速的發(fā)展。

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