工程檔案在工程建設(shè)中的重要性

劉志勇

摘要：工程檔案管理貫穿到這個工程的建設(shè)全過程，對于工程的進行具有重要的指導(dǎo)作用。我們要高度重視檔案管理。

關(guān)鍵詞：工程檔案；重要性；管理措施

一、工程檔案的重要性

（一）工程檔案是項目建設(shè)全過程的真實反映，為查詢信息提供依據(jù)

企業(yè)需要通過自身的實踐來證明它的實力和能力，贏取自己的權(quán)益。例如幾年前上海某變電站檢測項目，在其工程出現(xiàn)了嚴重的問題之后，業(yè)主要求得到一定的解釋，檢查問題所在，找到了原來的文件記錄和檔案中的記錄，很快明確了責(zé)任方，維護了企業(yè)的名譽，挽回了不必要的經(jīng)濟損失。如果沒有相關(guān)規(guī)范的工程檔案，或者工程檔案不準確、有缺失，企業(yè)將會受到很大的損失。這種損失不管是經(jīng)濟上的還是名譽上的，對于一個企業(yè)來說，無疑是致命傷。由此可見，檔案的規(guī)范化對于企業(yè)來說是非常重要的，它維護了企業(yè)的正常運營和發(fā)展，作用是不容小覷的。

（二）工程檔案對項目監(jiān)管具有很大的促進作用

工程檔案是建設(shè)項目實施的歷史記錄，從中可以看到在項目實施的過程中所需要的技術(shù)指標、人員、數(shù)量等一切相關(guān)的資料。在有著詳細的記錄時，相關(guān)的實施就會在監(jiān)督的情況下發(fā)揮最佳的狀態(tài)，工程項目就會保質(zhì)保量按期的完成，這樣既對企業(yè)有好處又督促了工程實施的進度，一舉多得。

（三）工程檔案是工程信息的反饋

工程檔案很齊全地記錄了整個施工過程和管理過程的具體事項、技術(shù)等問題。所以，在施工完成后，它是一部完整的工程檔案集。在以后的工程中，如果與此項目有關(guān)的問題，只要在相關(guān)的原始記錄中準確快速地查到相關(guān)資料，將問題反饋出來，就能快速地解決問題，并有利于防止將來類似情況的發(fā)生。

（四）工程檔案是項目成果存在和延續(xù)的核心資源

工程實體和工程檔案是企業(yè)在城市建設(shè)成果的主要體現(xiàn)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營成果的真實記錄，它記錄了企業(yè)在生產(chǎn)過程中取得的階段性成果，還記錄了工程技術(shù)人員技術(shù)操作的重要手段。是企業(yè)建設(shè)成果和先進技術(shù)經(jīng)驗的直接載體。

（五）工程檔案是工程項目后期建設(shè)的依據(jù)

沒有工程檔案，各項工程建設(shè)就會造成混亂，維護、改建、擴建等就難以進行，因此，工程檔案是項目后期建設(shè)的基礎(chǔ)和重要依據(jù)。例如在公路工程、橋梁工程的改建擴建等前期的設(shè)計工作中，就需要查看原始的勘察資料，需要了解歷年的修復(fù)資料，如果由于檔案不規(guī)范沒能查到相關(guān)的資料記錄，就勢必影響對工程的分析判斷，進而影響檢測評估結(jié)論。只要有了相關(guān)的原始記錄，才能使重大的技術(shù)型的問題得到很好地解決，才不會進行不必要的檢測。它節(jié)省了國家的人力物力，使建設(shè)變得更加方便、簡潔和具有目的性，保證了資源的合理利用和分配，將利益達到最大化，為企業(yè)的更好發(fā)展提供了很好的平臺。

二、實施全過程的建設(shè)工程檔案管理，確保工程檔案質(zhì)量

（一）重視建設(shè)工程前期準備階段的工程檔案整理發(fā)放

建設(shè)工程前期檔案也叫工程準備階段文件，是指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計以及工程準備過程中形成的文件。前期檔案是建設(shè)工程檔案的重要組成部分。只有規(guī)范前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，及時準確的整理發(fā)放，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎(chǔ)，才能保證工程建設(shè)的完整性和連續(xù)性。在工程準備階段有立項文件、建設(shè)用地審批文件、勘測設(shè)計文件、招投標文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機構(gòu)文件、強制性條款執(zhí)行文件等；在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會議紀要、進度控制、質(zhì)量控制、造價控制和監(jiān)理總結(jié)等；在施工方面有施工組織設(shè)計、施工方案、施工單位資質(zhì)證明、特殊工種資質(zhì)證件、開工報告和應(yīng)急預(yù)案等；還有設(shè)計施工圖紙等。

（二）加強建設(shè)工程中期施工階段工程檔案控制收集

建設(shè)工程在中期檔案也叫工程施工階段文件，是指工程施工實施以后在各項工程管理過程中形成的文件。隨著建設(shè)工程施工全面展開，各種建筑實體逐漸成型，則產(chǎn)生了大量的檔案信息。由于工程建設(shè)工期長、工序多、工藝復(fù)雜、施工單位多等原因，使得文件形成繁瑣，分散零亂等特點，但這時期的施工記錄文件能夠真實反映建筑實體狀況和面貌，具有不可替代的真實性、可靠性和參考價值，是建設(shè)工程檔案的主要組成部分。因此，要加強建設(shè)工程中期施工階段工程檔案控制收集在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料二次檢測文件、地勘測繪文件、各種施工報驗文件、隱蔽工程檢驗記錄、工序轉(zhuǎn)序復(fù)測文件、圖紙設(shè)計變更文件、各系統(tǒng)調(diào)試記錄文件、監(jiān)理的巡檢、停工待檢和旁站見證記錄文件、監(jiān)理日志、施工進度與結(jié)算記錄文件和各種施工試驗及施工記錄文件等。

（三）保證建設(shè)工程后期竣工驗收

階段工程檔案鑒別歸檔建設(shè)工程后期檔案也叫工程竣工驗收階段文件，是指工程完工以后能夠檢驗和反映建設(shè)工程全貌所形成的文件。這些文件將和前期、中期文件一起組合成一套完整的建設(shè)工程檔案，以保持工程檔案的價值性、完整性、連續(xù)性和系統(tǒng)性。后期檔案也是建設(shè)工程檔案的重要組成部分，也要保證建設(shè)工程后期竣工驗收階段工程檔案鑒別歸檔。竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工報告、工程竣工總結(jié)、竣工驗收記錄、工程決算、工程審計、強制性條款執(zhí)行情況文件及交付使用財產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。

三、結(jié)束語

總之，通過有效的措施控制，提高了工程檔案建設(shè)的水平，促進了工程的順行，并為日后的工程維護提供了依據(jù)。

參考文獻：

[1]王振華.建筑工程檔案資料有效管理措施[J].山西建筑，2016，34（6）：229-230.

[2]徐英浩.淺析施工檔案在工程管理中的重要作用[J].工海煤氣，2016（5）：45-48.