怎樣提高檔案管理人員的素質(zhì)

張宇

【摘 要】檔案管理人員應(yīng)具備政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、能力素質(zhì)。但由于各種原因，我國檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，還存在一些問題，如思想道德素質(zhì)較低，對工作缺乏事業(yè)心和責任心；專業(yè)知識匱乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高；管理方法陳舊，缺乏創(chuàng)新意識等。因此要從各方面入手提高檔案管理人員的素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理人員；素質(zhì)；提高

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，要很好地解決這些問題，必須努力檔案管理人員的素質(zhì)，包括檔案工作者必須具備的知識、技能以及各種素養(yǎng)的總和，主要包括政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、基礎(chǔ)知識和基本能力等。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量和水平，對提升檔案工作的整體效能發(fā)揮著無可替代的作用。

一、檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

（一）政治素質(zhì)。政治素質(zhì)是檔案管理人員的首要素質(zhì)。檔案管理是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案工作人員必須具備較高的思想政治素質(zhì)。即堅持四項基本原則，堅決執(zhí)行黨和國家的各項方針政策，并遵紀守法。同時，檔案工作具有一定的機密性，要求工作人員必須具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質(zhì)。另外，檔案工作的服務(wù)性特點還特別要求檔案工作人員自覺樹立為人民服務(wù)、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。

（二）業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理作為綜合性較強的工作崗位，專業(yè)工作人員必須具備一定的綜合文化知識和熟練的業(yè)務(wù)技能。如要掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史等方面的基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)、方針政策等，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定；應(yīng)具備經(jīng)濟、法律、外語等學(xué)科的文化知識，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)；能把檔案政策法規(guī)和專業(yè)知識靈活運用于實際，熟練完成業(yè)務(wù)工作。

（三）能力素質(zhì)。一是協(xié)調(diào)能力。要做好檔案工作，檔案管理人員要經(jīng)常與有關(guān)部門打交道，這就需要發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)能力，以達到各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。二是管理能力。檔案工作不僅包括對檔案實體的管理，還包括對檔案事業(yè)的管理，要求檔案人員認真研究管理學(xué)理論，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的新知識、掌握現(xiàn)代管理的新技能，特別是高新技術(shù)管理手段在檔案工作中的具體運用。三是學(xué)習(xí)能力。檔案工作人員只有經(jīng)常參加系統(tǒng)的知識更新學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷擴展知識面，提高學(xué)歷層次，才能適應(yīng)檔案管理工作新形勢、新需求。四是開發(fā)能力。當前，檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理的一項重要工作，也是檔案利用的拓寬與深化。檔案工作人員要積極采取現(xiàn)代化的管理手段，及時、準確、高效地開發(fā)檔案信息資源，以提供更好的檔案服務(wù)。

二、檔案管理人員整體素質(zhì)存在的主要問題

（一）部分檔案工作人員的思想道德素質(zhì)較低，對工作缺乏事業(yè)心和責任心。部分檔案工作者自認為經(jīng)濟收入、物質(zhì)條件和社會地位與一些行業(yè)相差甚遠，思想上形成極大反差，道德觀念也發(fā)生了動搖，導(dǎo)致事業(yè)心不強，職業(yè)情感淡薄，奉獻意識與敬業(yè)精神欠缺，不注重提高職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務(wù)上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴重影響了檔案管理水平的持續(xù)提升。

（二）部分檔案工作人員專業(yè)知識匱乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。近年來，雖然檔案管理隊伍中本科以上學(xué)歷人員在不斷增多，但真正具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人員微乎其微，大多都是“半路出家”，要通過自學(xué)和一定的工作實踐才能對檔案專業(yè)知識有所了解，不少單位的檔案管理人員中，具有中高級專業(yè)技術(shù)職稱的人數(shù)所占比例偏低。檔案工作人員的素質(zhì)不高，直接影響了新技術(shù)、新方法在檔案管理中的使用和推廣，極大阻礙了檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（三）管理方法陳舊，缺乏創(chuàng)新意識。由于很多單位對檔案管理隊伍建設(shè)的重視程度較低，很少提供外出交流學(xué)習(xí)的機會，工作人員的檔案管理方法無法得到及時更新，服務(wù)效率持續(xù)低下。有些單位的檔案管理人員老化，思想懈怠、因循守舊、不思進取，甚至不能熟練操作計算機，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作創(chuàng)新舉步維艱。

三、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的幾點建議

（一）提高思想認識。隨著社會事業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大，各單位要進一步提高檔案管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

（二）強化服務(wù)意識。檔案管理的價值就在于為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)、為工作執(zhí)行提供服務(wù)。檔案管理工作是一項服務(wù)性很強的工作，服務(wù)既是前提也是目的，沒有良好的服務(wù)，很大程度上就失去了檔案管理的意義。因此，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量和工作成果是決定檔案工作好壞的根本因素。檔案管理人員要及時關(guān)注黨和國家的工作大局，善于從政治上研判形勢，善于根據(jù)黨委、政府的中心工作主動開展檔案工作。要積極開展職業(yè)道德教育，完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量；要不斷增強服務(wù)意識，在工作中牢固樹立主動服務(wù)意識，積極發(fā)揮檔案人員的主觀能動性，變被動等材料為主動收集材料；既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創(chuàng)新的精神，主動、熱情、及時、準確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助，這樣才能在服務(wù)中提高工作效率，在服務(wù)中樹立良好形象。

（三）加強教育培訓(xùn)。教育培訓(xùn)應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實效的方針，切實遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一要學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二要學(xué)習(xí)相關(guān)學(xué)科知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新；第三要學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技知識。檔案工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。檔案工作者要樹立終生教育理念，建立終身學(xué)習(xí)制度，經(jīng)常性地參加系統(tǒng)的知識更新與繼續(xù)教育，不斷擴展自己的知識，提高學(xué)歷層次，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化中的業(yè)務(wù)需要。

參考文獻：

[1] 王向明.檔案管理學(xué)原理[M].上海：上海大學(xué)出版社，2009.9.

[2]裴承志.奧多.辦公自動化與文書檔案管理[J].中國冶金教育，2002，2.

[3]趙大寶.怎樣做好文書檔案管理工作[J].中國科教導(dǎo)刊，2012，（6）.