機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作探討

文/山東省濱州市鄒平縣鐵路工作辦公室 趙方華

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作探討

文/山東省濱州市鄒平縣鐵路工作辦公室 趙方華

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，必須抓好檔案編研工作，加快檔案資源的開發(fā)與利用，為單位各項(xiàng)工作服務(wù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)充分利用已有檔案資源，注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷提升檔案編研工作效率，保證獲得的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確和全面，這樣才能幫助領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)的決策，促進(jìn)單位的發(fā)展。本文將簡述機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作的意義，并提出具體可行的對(duì)策。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；檔案編研

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料現(xiàn)實(shí)性較強(qiáng)，查詢利用率較高，且具備一定的機(jī)密性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好檔案編研工作，將檔案資料的效能充分體現(xiàn)出來，對(duì)促進(jìn)自身的發(fā)展意義重大。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位各方人員要提高重視程度，逐步增加資金投入，針對(duì)當(dāng)前檔案編研工作中的不足之處，及時(shí)采取有效措施，尤其是重視對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，才能保證檔案編研質(zhì)量，并發(fā)揮出其應(yīng)有作用。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作的意義

機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好檔案編研工作意義重大，主要包括下面幾點(diǎn)：一是提升了檔案資料的系統(tǒng)性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案編研內(nèi)容非常集中，有著較高的應(yīng)用價(jià)值，從領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)機(jī)構(gòu)使用檔案上看，主要是查詢某個(gè)系列或?qū)ｎ}的檔案。尤其是在領(lǐng)導(dǎo)制定決策的過程中，檔案可以提供可靠依據(jù)。對(duì)此，整理和匯編重大工作的決策進(jìn)程，能夠幫助單位領(lǐng)導(dǎo)制定更加科學(xué)合理的決策。二是實(shí)現(xiàn)了檔案工作服務(wù)職能的提升。檔案資料可以服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好檔案資料的分類，形成不同系列的檔案，能夠?yàn)椴檎遗c利用提供方便，實(shí)現(xiàn)辦公效率的有效提升。三是在信息時(shí)代背景下，檔案保存形式較多，常見的有硬盤、光盤和U盤等，這樣不僅讓檔案載體發(fā)生變化，還實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的長久、安全保存。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作的對(duì)策

（一）增強(qiáng)檔案編研意識(shí)，做好收集工作。為提升檔案人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)，應(yīng)采取以下措施：一是明確檔案工作人員的職責(zé)，切實(shí)增強(qiáng)他們的責(zé)任心與事業(yè)心，培養(yǎng)其個(gè)人修養(yǎng)。二是不斷提升檔案編研意識(shí)，檔案工作人員要積極與機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)溝通與交流，充分認(rèn)識(shí)到做好檔案編研工作對(duì)單位發(fā)展的重要性。要在日常工作計(jì)劃中納入檔案編研方面的內(nèi)容，才能為檔案編研工作正常開展創(chuàng)造良好的條件。此外，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作來說，若是館藏檔案資料不豐富，內(nèi)容不齊全，那么很難編研出精品。這需要及時(shí)開展檔案的收集工作，將分散在各部門的檔案集中起來，統(tǒng)一保存，避免出現(xiàn)遺漏或丟失的問題，這樣才有利于檔案編研工作順利進(jìn)行。

（二）增強(qiáng)檔案編研工作的大局意識(shí)。一是增強(qiáng)參政決策意識(shí)。檔案編研人員應(yīng)清楚工作的內(nèi)容，將已有館藏資源利用起來，確保編研的檔案資料更加科學(xué)合理，為領(lǐng)導(dǎo)查詢與利用提供方便。二是增強(qiáng)檔案編研人員研究意識(shí)。要切實(shí)發(fā)揮出檔案編研人員的優(yōu)點(diǎn)，利用好機(jī)關(guān)事業(yè)單位豐富的館藏檔案信息資源，提升編研成果的質(zhì)量。三是做好宣傳教育工作。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位文化建設(shè)過程中，需要將自身優(yōu)點(diǎn)全面體現(xiàn)出來，要與單位多年工作中的重大成功案例、重要決策等結(jié)合起來，認(rèn)真開展檔案編研工作。這樣才能有效提升檔案編研工作成效，讓編研成果能夠服務(wù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，并促進(jìn)單位各項(xiàng)工作正常開展。

（三）注重檔案資料的時(shí)效性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展檔案編研工作中，要有計(jì)劃、有針對(duì)性地進(jìn)行，對(duì)參考價(jià)值較高、具備憑證作用的檔案資料，應(yīng)該及時(shí)編纂成冊(cè)，不過因?yàn)樵谌肆Α⒇?cái)力和物力上的投入有限，需要區(qū)分輕重緩急，讓檔案編研工作可以有序開展。對(duì)上級(jí)下發(fā)的指導(dǎo)性文件，應(yīng)根據(jù)慣例及時(shí)編研，中間不能斷開；對(duì)大型資料，應(yīng)安排專人進(jìn)行編研；在單位開展重大活動(dòng)時(shí)，提前編纂好相關(guān)資料，確保能夠及時(shí)進(jìn)行利用。不過需要引起注意的是，在選擇編研材料的時(shí)候，要確保寬嚴(yán)適度，對(duì)于大政方針相關(guān)資料，應(yīng)保證簡潔、精確和全面；而對(duì)于具體事件資料，則要保證細(xì)致、準(zhǔn)確和完整，讓利用者能夠一目了然。

（四）用好現(xiàn)代信息技術(shù)。在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作創(chuàng)造了更多有利條件，需要將各種檔案數(shù)據(jù)庫利用起來，確保檔案編研工作正常進(jìn)行，并取得良好效果。和傳統(tǒng)檔案編研方法不同，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案編研工作，主要具備以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：一是檔案編研人員加大對(duì)計(jì)算機(jī)的利用，能夠獲得大量檔案信息資料，有效節(jié)省檔案收集與查閱的時(shí)間，讓檔案編研工作效率得到提升。二是可以讓檔案編研工作流程得到簡化，讓數(shù)據(jù)庫可以第一時(shí)間進(jìn)行更新，提升了檔案編研的質(zhì)量。三是在檔案編研成果展示過程中，方法更多，載體也更加多樣化。四是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以更好地傳播檔案編研成果，增強(qiáng)其時(shí)效性與影響力。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展檔案編研工作的時(shí)候，必須充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，提升編研工作的效率和質(zhì)量，確保編研成果作用得到發(fā)揮。

三、結(jié)語

總之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須切實(shí)提高對(duì)檔案編研工作的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到其重要性，不斷加大資金投入力度，為檔案編研工作創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。同時(shí)檔案編研人員也要引起足夠重視，在工作中主動(dòng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新方法，用好各種先進(jìn)的信息技術(shù)，確保檔案編研成果質(zhì)量得到提升，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展奠定良好基礎(chǔ)。

[1]周知勇.加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的思考[J].云南檔案,2015(12)：21-23.

[2]張樹芳.有效開展機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作初探[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(14)：65.