信息化視角下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理

付玉霞

摘 要：本文首先分析了做好會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作的重要性與必要性；然后在第二部分探討了當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題；在文章最后一部分，筆者通過結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)就如何才能做好會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作做了深入研究。

關(guān)鍵詞：信息化；會(huì)計(jì)檔案；電子化管理

近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)很多地區(qū)的會(huì)計(jì)檔案管理工作取得了很大的進(jìn)步。但是我們不可否認(rèn)，當(dāng)前我們的會(huì)計(jì)檔案管理工作仍然存在著非常多的問題，不僅阻礙了自身的發(fā)展，也對(duì)公司他業(yè)務(wù)產(chǎn)生了極其重要的影響。因此從這一點(diǎn)來說，在信息化背景下做好會(huì)計(jì)檔案的電子化管理工作就顯得尤為重要。

1 會(huì)計(jì)檔案實(shí)行電子化管理的重要性與必要性

1.1 會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理，能夠有效提升檔案利用效率

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方式中，單位與外界檔案信息的共享全部要依靠手工操作來實(shí)現(xiàn)，繁瑣的程序以及復(fù)雜的交接會(huì)使得會(huì)計(jì)檔案的利用率大打折扣。長(zhǎng)此以往，會(huì)計(jì)檔案就會(huì)因?yàn)槠渥陨淼牟殚喞щy性而被閑置下來，不僅會(huì)造成資源浪費(fèi)，而且也難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的服務(wù)功能。

而會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理后，相關(guān)查閱人員就能夠直接通過計(jì)算機(jī)查閱、共享。這樣一來，無論是在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)下，還是在脫機(jī)狀態(tài)下，查閱者都能夠不受時(shí)間空間的限制而自由的進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱，大大提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率。

1.2 會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理，能夠有效提高文件傳遞的速度和安全性

按照傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方式，都是由檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行人工的收集、整理、運(yùn)輸?shù)龋@樣一來會(huì)計(jì)檔案信息的丟失在所難免。特別是在檔案資料的運(yùn)輸過程中，很多突發(fā)因素很容易就會(huì)造成檔案的丟失，從而影響會(huì)計(jì)檔案資料的正常使用。

而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案資料不必再通過人工運(yùn)輸?shù)姆绞竭M(jìn)行傳遞，而是通過網(wǎng)絡(luò)共享就能夠快速實(shí)現(xiàn)兩地之間的檔案?jìng)鬟f，即便是在共享過程中會(huì)計(jì)檔案意外丟失，那么文件發(fā)出者也能夠通過檔案?jìng)浞輳亩p松解決的這一問題。

2 當(dāng)前我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題

2.1 有些單位缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視

會(huì)計(jì)檔案管理工作是否能夠取得較好的成績(jī)受很多因素影響，其中單位對(duì)檔案管理的重視程度就是一個(gè)極為重要的方面。但是當(dāng)前我國(guó)很多的單位并沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，致使其內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案室條件極為簡(jiǎn)陋，甚至有些單位根本沒有為檔案管理工作留出一席之地。除此之外，單位對(duì)檔案管理工作的不重視還表現(xiàn)在檔案管理設(shè)備上，有些單位舍不得投入資金來更新會(huì)計(jì)檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致其落后陳舊，嚴(yán)重阻礙了會(huì)計(jì)檔案管理工作效率的提升。

2.2 部分單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的編研工作滯后于其內(nèi)部實(shí)際發(fā)展要求

會(huì)計(jì)檔案管理工作具有交融性與復(fù)雜性的特點(diǎn)，但是目前很多工作人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理僅僅局限于眼前工作、只注重對(duì)資料的簡(jiǎn)單收集而忽視了編研處理或者是缺乏編研工作的能力，降低了檔案資源的整合性及系統(tǒng)性。不僅使得會(huì)計(jì)檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)自身的創(chuàng)新發(fā)展也會(huì)對(duì)單位其他工作的開展產(chǎn)生極為不利的影響。

2.3 會(huì)計(jì)檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性，從而降低了其工作質(zhì)量

會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，稍有不慎就會(huì)造成數(shù)據(jù)混亂，從而導(dǎo)致前功盡棄。從當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀我們可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我們的檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性。具體表現(xiàn)為：會(huì)計(jì)檔案整理程序不規(guī)范、歸檔程序不規(guī)范、調(diào)閱程序不規(guī)范等，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率以及質(zhì)量都非常低下。

3 關(guān)于做好會(huì)計(jì)檔案電子化管理的幾點(diǎn)措施

3.1 提升對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理重要性的認(rèn)識(shí)，并加大資金支持力度

由于受種種因素的阻礙，單位一直沒能對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作進(jìn)行有效的宣傳，導(dǎo)致部門人員認(rèn)為會(huì)計(jì)電子化檔案管理工作并不重要。因此，單位一方面要通過開展宣講等方式加大宣傳力度，提高單位全體人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案材料的重要性、會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作的重要性認(rèn)識(shí)。另一方面，完善的軟、硬件配置不僅是單位進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的必要條件，也是提升檔案電子化管理質(zhì)量和效率的有效方式。因此，從這一點(diǎn)來說，單位應(yīng)當(dāng)加大資金投入，為會(huì)計(jì)檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)。

3.2 完善單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，促進(jìn)單位檔案管理的規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程

由于當(dāng)前單位會(huì)計(jì)檔案管理部門仍處于由傳統(tǒng)檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之部門缺乏一定的信息化檔案管理經(jīng)驗(yàn)。因此，單位會(huì)計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問題，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合發(fā)展實(shí)際情況，建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的會(huì)計(jì)檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證單位會(huì)計(jì)檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.3 創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理思路，革新會(huì)計(jì)檔案管理方式

創(chuàng)新是進(jìn)步的源泉。會(huì)計(jì)檔案管理工作也一樣，要想實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展與進(jìn)步，就必須緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，創(chuàng)新檔案管理思路，積極的運(yùn)用一些新技術(shù)、新方法來革新工作方式。如我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)；為了保證檔案信息的安全，要引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進(jìn)行檔案管理等等。

3.4 注重提升單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)

在信息化環(huán)境中，要想進(jìn)一步提升檔案電子化管理的質(zhì)量及效率就必須要對(duì)檔案管理工作人員的工作能力、思想道德提出更高的要求。但是當(dāng)前由于很大一部分會(huì)計(jì)檔案管理工作人員都是由其它工作轉(zhuǎn)崗而來的。所以，這部分人相對(duì)于其他的一些專業(yè)檔案管理人員而言不僅缺乏一定的工作經(jīng)驗(yàn)，而且還缺少一定儲(chǔ)備量的檔案管理專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的整體進(jìn)程。因此，單位要通過加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作者的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使其不斷豐富與單位會(huì)計(jì)檔案管理工作有關(guān)的專業(yè)知識(shí)。其次，單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，并熟練掌握與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件的使用方法，以適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。最后，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)不斷提升個(gè)人道德素養(yǎng)，不僅要時(shí)刻保持對(duì)工作的積極性，也要恪守職業(yè)道德規(guī)范，對(duì)一些特殊檔案做到嚴(yán)格保密。

4 小結(jié)

總之，要想實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，提升單位會(huì)計(jì)檔案管理工作效率，還需要我們進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制、創(chuàng)新檔案管理方式、加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)。

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