電子信息檔案管理的風(fēng)險控制對策

彭立軍

摘 要：本文針對電子信息檔案管理風(fēng)險控制對策進(jìn)行了全面分析研究，發(fā)表了一些自己的建議看法，希望對提高企業(yè)電子信息檔案管理的安全性有一定的參考和幫助，降低風(fēng)險帶來的影響。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案管理；風(fēng)險控制；對策

現(xiàn)階段電子計算機(jī)在人們的日常生活和工作中有著非常重要的作用和意義，借助電子計算機(jī)，可以為人們提供多種功能。受到電子計算機(jī)影響，企業(yè)辦公與以往相比有了顯著的改善和提高，向著簡單化、便捷化方向去發(fā)展，工作效率顯著增強(qiáng)，就檔案管理方面而言，電子信息檔案管理可以顯著提高企業(yè)的檔案管理效率，降低檔案管理勞動強(qiáng)度和工作量。但是，電子信息技術(shù)在進(jìn)行檔案管理時還存在一定的風(fēng)險，如果沒有相應(yīng)的風(fēng)險控制措施，那么將很大程度上降低企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性，本文對此進(jìn)行了研究分析。

1 避免風(fēng)險的措施

在風(fēng)險控制時，提前遏制風(fēng)險，是一種最佳的風(fēng)險控制方式，這種方法可以實現(xiàn)對風(fēng)險的提前預(yù)防，屬于一種最為經(jīng)濟(jì)的風(fēng)險控制方式。就電子檔案而言，需要結(jié)合自身的缺陷來進(jìn)行檔案管理，使檔案信息的安全性得到保證。

（一）對技術(shù)進(jìn)行更新

計算機(jī)在運(yùn)行過程中需要運(yùn)行多種輔助程序，在避免風(fēng)險方面，首先可以對技術(shù)進(jìn)行更新，引進(jìn)新的技術(shù)能夠顯著提高電子信息檔案管理的可靠性和安全性。比如說設(shè)置密碼，這種方式最為常見，在電子信息檔案加密之后，需要對操作人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)，提高對其控制管理水平，避免信息資源受到外界因素過多的影響。

（二）制定避免風(fēng)險制度

為了使信息資源的安全性得到保證，必須要采取一定的控制管理制度，企業(yè)要主動制定針對性的控制制度來實現(xiàn)對風(fēng)險的避免，授權(quán)的檔案管理人員也可以根據(jù)自身的檔案管理的實際需求建立相應(yīng)的檔案管理制度。比如說部分操作只能由檔案管理人員來進(jìn)行，其他人員不能進(jìn)行相關(guān)的操作。

（三）將風(fēng)險及時消除

為了使檔案信息安全性得到充分保證，需要將風(fēng)險因素及時消除。在維修計算機(jī)時，企業(yè)需要對可能出現(xiàn)風(fēng)險的因素進(jìn)行判斷分析，提高重視度，主動采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧?。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有著復(fù)雜性的特點，風(fēng)險控制工作存在較大的難度，但是只要提前做好各項風(fēng)險因素的分析，那么就可以實現(xiàn)對風(fēng)險的及時消除。

（四）及時進(jìn)行保護(hù)和預(yù)防

安全防護(hù)措施在電子信息檔案管理中有著非常重要的作用和意義，能夠?qū)崿F(xiàn)對危險因素的及時消除，避免檔案信息收到外界因素干擾而出現(xiàn)破壞，使信息的安全性和可靠性得到保證。

2 緩解風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理過程中，如果受到外界的干擾，就需要采取針對性的措施將外界的干擾風(fēng)險降到最低，管理人員要盡最大努力提高對風(fēng)險信息的掌握，將其控制在一定的范圍內(nèi)。當(dāng)前很多企業(yè)開始借助風(fēng)險轉(zhuǎn)移策略來實現(xiàn)對風(fēng)險的緩解，制定應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、資產(chǎn)重新布置計劃等方式將電子信息檔案受風(fēng)險的影響和后果降到最低。當(dāng)前應(yīng)用較多的風(fēng)險控制方法有事前控制以及事后控制兩種。在事前控制方面，在損失發(fā)生之前所執(zhí)行的降低損失方案；事后控制指的是為了降低損失的影響而執(zhí)行的方案。另外，企業(yè)電子信息檔案管理過程中一旦有危險出現(xiàn)，那么最主要的就是及時采取相關(guān)的風(fēng)險控制方式及時進(jìn)行處理和控制。

3 分散風(fēng)險的措施

在進(jìn)行電子信息檔案管理時，轉(zhuǎn)移策略也是一種常見的風(fēng)險控制策略，通過轉(zhuǎn)移策略，可以實現(xiàn)對風(fēng)險的分散，將風(fēng)險轉(zhuǎn)移到其他區(qū)域，進(jìn)而將風(fēng)險的影響降到最低。常見的風(fēng)險轉(zhuǎn)移方法有外包、保險、合同等。通過這種方式，可以實現(xiàn)對風(fēng)險修正，將復(fù)雜的風(fēng)險問題簡化，優(yōu)化之前的電子信息檔案管理方。另外，還可以和網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商提供更高質(zhì)量的安全服務(wù)。值得注意的是外包同樣存在較大的風(fēng)險，如果外包人員以及外包單位不具有相關(guān)的資質(zhì)，綜合水平較低，那么也將會造成非常嚴(yán)重的后果。因為，為了將人為方面的損失降到最低，電子信息檔案管理人員需要對相關(guān)的操作標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格遵守。

4 風(fēng)險評估措施

企業(yè)在電子信息檔案管理過程中，一旦出現(xiàn)風(fēng)險事故，那么最先要做得就是采取針對性的措施對風(fēng)險進(jìn)行評估，為了將風(fēng)險的影響控制在最小范圍，還需要與其他的控制措施有效的結(jié)合在一起。風(fēng)險評估一方面可以提高預(yù)防計劃的合理性，同時還能基于電子信息檔案全面的分析，完成對風(fēng)險因素的判斷，分析風(fēng)險可能帶來的后果。在評估過程中，需要對風(fēng)險發(fā)生概率、風(fēng)險的危害、風(fēng)險成本等方面進(jìn)行綜合分析，尋找合適的風(fēng)險控制方案。另外，企業(yè)管理人員需要建立起相應(yīng)的風(fēng)險控制觀念，制定完善的風(fēng)險預(yù)防計劃。在風(fēng)險評估過程中，為了提高檔案信息的安全性，檔案管理人員需要提高風(fēng)險防控意識，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險，將其扼殺于萌芽，降低其損失。

5 結(jié)束語

在進(jìn)行電子信息檔案管理風(fēng)險控制時，首先要制定避免風(fēng)險的措施，其次要選擇緩解風(fēng)險的措施，還需要制定分散風(fēng)險的措施，最后要對風(fēng)險進(jìn)行全面的評估，及時發(fā)現(xiàn)并消除風(fēng)險，將風(fēng)險的影響控制在最消防范圍。

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