淺談學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和教育水平的提高，學(xué)校教育的建設(shè)也愈發(fā)深入和廣泛。學(xué)校的檔案建設(shè)也顯得尤為重要。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展歷史，記錄了學(xué)生在校期間德智體等各方面的發(fā)展情況，是學(xué)生在校表現(xiàn)評估的重要依據(jù)，也是學(xué)校管理在不斷發(fā)展中的重要工作之一。本文針對學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀及今后改進(jìn)方向進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；現(xiàn)狀；改進(jìn)

在現(xiàn)代信息社會環(huán)境下，學(xué)校管理工作中的各個(gè)方面都在改變，檔案管理工作正在接受嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為了更好地適應(yīng)新時(shí)代社會的發(fā)展，適應(yīng)現(xiàn)代社會的變遷，檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)。在信息社會的大背景下，檔案管理工作對于學(xué)校發(fā)展來說至關(guān)重要，通過現(xiàn)代化的管理方法，提升學(xué)校檔案管理工作效率和質(zhì)量，有效推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，是學(xué)校檔案工作建設(shè)的重點(diǎn)。

1 學(xué)校檔案工作的主要內(nèi)容

學(xué)校檔案包括學(xué)校行政檔案、教學(xué)檔案以及學(xué)生檔案，記錄著全校師生在生活方面和學(xué)習(xí)教育方面的重要資料，對在校師生的考核和晉升干部選拔有著重要作用。首先，學(xué)校檔案的建立，對各個(gè)校區(qū)展開的教學(xué)研究、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行學(xué)術(shù)探討、開展教學(xué)測評、提高教學(xué)成果有著重要的參考和借鑒的作用。是對教學(xué)成果以及教學(xué)質(zhì)量評測的一個(gè)重要依據(jù)，也是改變教學(xué)方向，提高教學(xué)層次的重要憑證。在整體上體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的校風(fēng)和教學(xué)水平。其次，學(xué)校檔案的建立，對在校學(xué)生各方面的表現(xiàn)有一個(gè)全面的記錄和測評。青少年作為未來社會的接班人，需要德智體的全面發(fā)展。學(xué)校的輔導(dǎo)員和班主任需要對每個(gè)學(xué)生在各個(gè)階段的檔案信息，進(jìn)行不斷的收集和測評，來推動學(xué)生的管理工作，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)效率。對不同學(xué)習(xí)階段，每個(gè)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況加以分析比較，結(jié)合經(jīng)驗(yàn)，給學(xué)生營造一個(gè)良好的學(xué)習(xí)氛圍，促進(jìn)校風(fēng)建設(shè)，對學(xué)生的管理形成一個(gè)良性循環(huán)。最后，對于下一階段的學(xué)校及用人單位而言，學(xué)校檔案的建立，讓學(xué)生在升學(xué)時(shí)或者在企業(yè)和用人單位招聘時(shí)，能夠更加真實(shí)客觀的了解學(xué)生的在校表現(xiàn)，是擇優(yōu)錄取的主要途徑。畢業(yè)生也可以根據(jù)自己的專業(yè)特長，興趣愛好進(jìn)行自主擇業(yè)。因此，建立完善的學(xué)校檔案，對于學(xué)校、學(xué)生、乃至國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，都有著非常重要的意義。

2 學(xué)校檔案工作中出現(xiàn)的問題

2.1 學(xué)校檔案管理思想陳舊

目前，對于某些單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作者而言，對檔案工作的認(rèn)識還停留在可有可無、封閉傳統(tǒng)的認(rèn)識中。對學(xué)校檔案管理的不重視，認(rèn)為檔案不過是存儲一些過去的資料，沒有利用什么價(jià)值，意義不大。對于收集到的檔案資料，也只是簡單分類，沒有經(jīng)過認(rèn)真審查和鑒別，其真實(shí)性、完整性，也嚴(yán)重缺乏。這種封閉陳舊的思想觀念，導(dǎo)致檔案管理者在工作上的輕視不認(rèn)真，檔案管理服務(wù)意識淡薄，直接影響了檔案工作的發(fā)展。

2.2 學(xué)校檔案管理制度的不健全

傳統(tǒng)封閉式的學(xué)校檔案管理方法，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理理念落后，管理監(jiān)管力度不足。學(xué)校檔案在傳遞的過程中，存在遲交，遺漏，不完整的現(xiàn)象存在，甚至還會出現(xiàn)內(nèi)容空乏，弄虛作假的情況。有些學(xué)校雖然建立了檔案管理制度，但并不完善，有的學(xué)校，雖有完善的管理制度，卻沒有及時(shí)的監(jiān)督檢查，制度也僅僅是一紙文書，沒有得到嚴(yán)格的執(zhí)行。因此，導(dǎo)致了學(xué)校檔案信息的不完整。

2.3 學(xué)校檔案管理硬件條件的落后

隨著信息時(shí)代的來臨，紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)落后，信息化占據(jù)著人們生活的每一個(gè)角落，計(jì)算機(jī)輸入的方式將大大增大學(xué)校檔案管理的效率。紙質(zhì)化的信息傳遞，不僅阻礙了檔案的傳遞效率，也難以確保檔案的完整性，給檔案的保存也帶來了很大的難度。學(xué)校檔案管理硬件條件的落后，延緩了學(xué)校的工作效率，同時(shí)也阻礙了學(xué)校檔案建設(shè)的發(fā)展。

3 提高學(xué)校檔案工作的有力措施

3.1 加強(qiáng)學(xué)校檔案管理意識

首先，校領(lǐng)導(dǎo)要重視起學(xué)校檔案管理工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)研究《檔案法》的精神，結(jié)合院校的實(shí)際情況，做好《檔案法》的宣傳，使在校職工增強(qiáng)檔案管理意識，人人都做到重視檔案工作、支持檔案工作、并且主動維護(hù)檔案工作的新氣象。同時(shí)，要認(rèn)真培養(yǎng)檔案工作者的工作能力，建立一支政治思想優(yōu)秀，業(yè)務(wù)素質(zhì)能力高的檔案工作團(tuán)隊(duì)。學(xué)校檔案的工作人員要有正確的三觀意識和甘愿幕后的責(zé)任心，能夠熟練掌握檔案管理的業(yè)務(wù)工作能力，有廣博的科學(xué)文化基礎(chǔ)，在社會進(jìn)步中涌現(xiàn)的新科技中，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的管理辦法和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的科技信息化。并通過不斷參觀學(xué)習(xí)其他院校的先進(jìn)工作管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行長期或者短期培訓(xùn)，全方位的提高檔案工作人員的素質(zhì)，更好的適應(yīng)新形式下學(xué)校檔案管理的特點(diǎn)，發(fā)揮出檔案的各種價(jià)值。其次，要把檔案工作的經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，配備必要的工作設(shè)備，將檔案建設(shè)列入學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)，改善工作環(huán)境，調(diào)配好各方面的資源，才能把檔案工作做的更加出色。

3.2 建立完整考核制度

根據(jù)教育部的相關(guān)法規(guī)，結(jié)合《檔案法》的主要精神，從人員、思想、設(shè)施等方面著手，不斷完善學(xué)校檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，在實(shí)際工作中有法可依。各部門要全程監(jiān)督檔案負(fù)責(zé)人的檔案管理工作，同時(shí)作為業(yè)績考核依據(jù)之一。并且將行政檔案與教學(xué)檔案合二為一，在內(nèi)容上整理優(yōu)化，合理利用各部門檔案材料的優(yōu)勢，根據(jù)不用的教學(xué)方向，以教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)大綱及執(zhí)行情況為主線，反映出教學(xué)在實(shí)踐中的基本面貌，遵循檔案管理的基本規(guī)律。各部門記載的教學(xué)活動必須與實(shí)際情況相符，若有出入，必須及時(shí)檢查更正。其次結(jié)合運(yùn)用紙質(zhì)文檔和電子文檔，在科學(xué)鑒定的基礎(chǔ)上，保證數(shù)量和質(zhì)量，合理的對不同性質(zhì)的學(xué)校檔案進(jìn)行保管與利用。建立完整的崗位責(zé)任制、考核評分制度等等，引入競爭機(jī)制，使檔案管理的工作人員產(chǎn)生危機(jī)感，不斷激勵自己提高學(xué)校檔案業(yè)務(wù)服務(wù)水平。加重各部門對學(xué)校檔案的重視，提高我們的檔案工作效率。

4 結(jié)語

綜上所述。隨著我國政治和經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷創(chuàng)新，我們對于檔案管理的模式也要有不斷的創(chuàng)新突破。只有適應(yīng)了新的形式，不斷提出有效的管理方法和思路，打破陳舊傳統(tǒng)的管理模式，在不同的階段和環(huán)節(jié)，認(rèn)真研究學(xué)校檔案信息在管理建設(shè)上出現(xiàn)的問題，針對這些問題，制定有效的管理辦法，施行現(xiàn)代化、信息化管理，讓學(xué)校檔案在正確的軌道上快速發(fā)展，更好的為學(xué)生、為社會服務(wù)。

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作者簡介

張瑋（1984-），女，福建省福州人，本科，畢業(yè)于福建農(nóng)林大學(xué)，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。