對(duì)如何增強(qiáng)檔案意識(shí)的思考

沈蘭華

摘 要：檔案意識(shí)，顧名思義指人們對(duì)檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映象，通過(guò)了解檔案、認(rèn)識(shí)檔案 ，從而學(xué)會(huì)利用檔案這個(gè)重要的信息資源。在日新月益的經(jīng)濟(jì)社會(huì)中，隨著檔案工作的發(fā)展進(jìn)步，檔案信息逐漸被人們所接受并積極應(yīng)用于工作和生活中，各行各業(yè)從檔案中受益非淺。但在一些單位和部門(mén)，仍然存在檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案工作不夠重視的現(xiàn)象。對(duì)此，本文就當(dāng)前檔案意識(shí)形態(tài)作出分析，以及對(duì)提高檔案意識(shí)提出幾點(diǎn)看法。

關(guān)鍵詞：檔案意識(shí)；檔案工作；思考

檔案專業(yè)與其他社會(huì)學(xué)科相比，可以說(shuō)一直處于默默無(wú)聞、鮮為人知的地位，雖然在國(guó)內(nèi)已經(jīng)有幾十年的發(fā)展歷史，但是由于種種原因，帶有較強(qiáng)烈的神秘性、封閉性難以打破，利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及圖書(shū)或資料，也大大影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮[1]。某些當(dāng)代檔案學(xué)者認(rèn)為，檔案是歷史事件的原始記錄，反映著厚重的文化沉淀，這是檔案之所以重要，之所以被人們重視并保存的根本原因。它放在檔案管理部門(mén)叫作檔案，放在書(shū)店則叫圖書(shū)，利用價(jià)值因人而異。隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速進(jìn)步，需要運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)理論、方法和技術(shù)，管好檔案，用好檔案，以推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)不斷發(fā)展。為此，增強(qiáng)人們檔案意識(shí)，提高人們對(duì)檔案的關(guān)注度，顯然尤為重要。

1 檔案意識(shí)形態(tài)現(xiàn)狀

當(dāng)前，隨著社會(huì)的日益發(fā)展，檔案工作只有與醫(yī)院各項(xiàng)工作相配合開(kāi)展，才能使整體的醫(yī)療管理水平得到協(xié)調(diào)運(yùn)行，而我們普遍看到的現(xiàn)狀如下：

1、社會(huì)服務(wù)層面狹隘，服務(wù)手段落后

從目前社會(huì)大眾的角度來(lái)看，在檔案館休閑利用，并不是市民的

共同認(rèn)同，檔案館對(duì)于休閑利用的各項(xiàng)設(shè)施不夠充分。而在歐美國(guó)家，檔案館的休閑利用較為普及，群眾經(jīng)常走進(jìn)館場(chǎng)休閑或查閱，檔案服務(wù)呈開(kāi)放、歡迎利用的狀態(tài)。大部分人過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案的機(jī)要性和保密性，忽視了它的社會(huì)性和開(kāi)放性，也是制約了檔案事業(yè)發(fā)展的原因之一。而隨著信息時(shí)代的到來(lái)，許多單位雖然安裝了檔案信息系統(tǒng)，取代了以前傳統(tǒng)的管理方式和單機(jī)檢索方式，但是由于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的不相兼容，主管單位與二級(jí)單位的檔案信息仍不能互聯(lián)互通，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換仍需較大費(fèi)用才能實(shí)現(xiàn)。

2、宣傳力度不夠，社會(huì)公眾對(duì)檔案和檔案部門(mén)認(rèn)識(shí)度不高

我國(guó)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》頒布后，檔案宣傳有了加強(qiáng)，當(dāng)前社會(huì)上越來(lái)越多人選擇從事檔案專業(yè)事業(yè)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，說(shuō)明社會(huì)整體的檔案意識(shí)增強(qiáng)了。但不能說(shuō)整體的檔案水平提高了，因?yàn)樵诓簧賳挝?，許多檔案人員并不喜歡檔案這一行業(yè)，認(rèn)為枯燥無(wú)味，甚至領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，管理不科學(xué)，選人用人不當(dāng)，忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性，不了解檔案在整個(gè)社會(huì)中的重大作用，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到從事檔案是需要多年學(xué)習(xí)和實(shí)踐才能有進(jìn)展，不是立竿見(jiàn)影看到成績(jī)的。由此，這也就沒(méi)有更多人去采取積極手段宣揚(yáng)檔案了，更不會(huì)主動(dòng)地引導(dǎo)身邊的人去認(rèn)識(shí)檔案。甚至出現(xiàn)單位用檔時(shí)查找不到，使一些“真材”沒(méi)有“用武之地”，導(dǎo)致檔案資源的利用率不高。

3、受傳統(tǒng)教育的影響

在各級(jí)校院的教育體制中，沒(méi)有專門(mén)針對(duì)檔案教育的的宣傳，在校學(xué)生不能接收到使用檔案資料、形成檔案資料的教育。在不少單位行政管理部門(mén)中，不少人認(rèn)為是檔案管理人員才需要去形成檔案，靠檔案人員去尋覓、索求檔案資源，因此檔案工作局面停滯不前。

2 增強(qiáng)檔案意識(shí)的方法

1、健全檔案管理工作制度

首先，要有具有規(guī)范性、可行性、操作性的管理制度。檔案管理本來(lái)就是標(biāo)準(zhǔn)化管理的工作，作為一名檔案管理人員，筆者按照《廣州市檔案管理規(guī)定》和《高校檔案管理辦法》，制定并下發(fā)了《檔案綜合管理實(shí)施辦法》、《文書(shū)檔案（黨群、行政類）歸檔范圍和保管期限表》和《聲像檔案管理規(guī)定》，在保證按期歸檔上下功夫。特別是對(duì)檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)、文檔分類、歸檔范圍、收交時(shí)間、責(zé)任人進(jìn)行了明確規(guī)定，并按標(biāo)準(zhǔn)貫徹執(zhí)行。單位分管也相當(dāng)重視檔案工作，具有全局長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的認(rèn)識(shí)，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由黨委副書(shū)記任組長(zhǎng)，辦公室主任任副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員，每個(gè)科室配套兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案資料的收集、整理和移交工作，以便于對(duì)口跟進(jìn)各項(xiàng)工作的發(fā)展情況和進(jìn)度。

其次，在以年度歸檔方法原則下結(jié)合采用檔案平時(shí)歸檔方法。以我院為例，按傳統(tǒng)方式規(guī)定各科室在第二年第一季度向檔案部門(mén)移交檔案，長(zhǎng)期運(yùn)作下來(lái)，發(fā)現(xiàn)一些弊端，一些科室因?yàn)闄n案人員變動(dòng)，對(duì)檔案平時(shí)歸檔不夠重視等原因?qū)е滦铓w檔資料沒(méi)有及時(shí)歸檔，尤其是重大活動(dòng)、重要會(huì)議形成的文書(shū)檔案、聲像檔案不易收集齊全。這樣，建立一套實(shí)用規(guī)范的檔案平時(shí)歸檔方法則顯得有必要了，以季度為收集時(shí)段，與年終歸檔相結(jié)合。這就要求檔案部門(mén)提升主動(dòng)歸檔意識(shí)，積極收集檔案，經(jīng)常深入各科室了解工作內(nèi)容，知曉醫(yī)院近階段發(fā)生的大事要事。此種方法不僅有利于全院檔案資料在檔案部門(mén)的掌控之中，而且能與兼職檔案員有效溝通，為檔案部門(mén)監(jiān)督、檢查工作提供了依據(jù)。

2、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識(shí)水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充及更新速度。優(yōu)秀的檔案管理人員可直接或間接引導(dǎo)群眾產(chǎn)生檔案意識(shí)。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)盡快改變保管型人員過(guò)多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)社會(huì)變化的隊(duì)伍。對(duì)于這個(gè)崗位，不僅要熟悉本室（館）所藏檔案的內(nèi)容、數(shù)量、成分、檔案材料的有機(jī)聯(lián)系，以熱情、周到的態(tài)度讓來(lái)訪者查有所獲，更要深入研究檔案，進(jìn)行二次或三次文獻(xiàn)的加工，搞好編研工作，形成各類文獻(xiàn)匯編、史料匯編及參考資料，使檔案資源得到有效的開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案效益。并且能運(yùn)用現(xiàn)代化的科技信息手段管理檔案，使檔案工作與時(shí)代發(fā)展同步，讓員工了解你所從事的檔案工作內(nèi)容。同時(shí)，建立學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)制，走出去請(qǐng)進(jìn)來(lái)，汲取先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)造多元化的平臺(tái)宣傳檔案，提高各科室領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的認(rèn)識(shí)，從而起到增強(qiáng)全員檔案意識(shí)的目的。

3、創(chuàng)新檔案宣傳工作

（1）對(duì)于在校學(xué)生，檔案人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不僅要對(duì)學(xué)生進(jìn)行必要的常識(shí)教育和宣傳學(xué)習(xí)《檔案法》相關(guān)檔案知識(shí)，還要通過(guò)開(kāi)展科技活動(dòng)、主題會(huì)議的參與進(jìn)行總結(jié)和資料整理，培養(yǎng)學(xué)生使用檔案資料和形成資料的能力及意識(shí)。（2）對(duì)于檔案管理人員，必須通過(guò)有力的宣傳動(dòng)員，讓全體員工認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)全局工作和對(duì)自身工作的重要性，使員工在日常工作中主動(dòng)提供醫(yī)療、教學(xué)、科研、重大活動(dòng)等相關(guān)資料，那么檔案資源就可以無(wú)所遺漏、淵源不斷，改變以往只靠檔案人員收集、尋覓、索求的被動(dòng)局面，使每個(gè)員工成為檔案資源的創(chuàng)造者和利用者[2]。

（3）對(duì)于檔案行政管理部門(mén)，檔案館可以通過(guò)印發(fā)檔案知識(shí)普及手冊(cè)、張貼檔案知識(shí)宣傳海報(bào)以及舉辦普及教育講座和專題展覽等形式開(kāi)展檔案知識(shí)教育工作，起到幫助群眾更好認(rèn)識(shí)檔案的作用。

（4）對(duì)于各個(gè)醫(yī)院，注重提高醫(yī)院檔案整體重視程度，轉(zhuǎn)變檔案思想傳統(tǒng)觀念，如召開(kāi)關(guān)于檔案整理座談會(huì)，探討如何做好繁重的醫(yī)療業(yè)務(wù)中檔案整理工作；針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)投入使用后，產(chǎn)生的電子文件數(shù)量比之前紙質(zhì)文件多，各科室兼職檔案員對(duì)歸檔范圍理解不夠，可舉辦一些此類專題的培訓(xùn)，以避免電子文件歸檔過(guò)濫。

參考文獻(xiàn)

[1]劉瑞.論公民的檔案意識(shí)[J].人力資源管理，2013（2）：152.