電子檔案管理中存在的問(wèn)題及強(qiáng)化措施

張暢

摘 要：當(dāng)前在各行各業(yè)發(fā)展過(guò)程中計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子檔案，其作為檔案的重要組成部分，以數(shù)字代碼來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案的產(chǎn)生對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了較大的改變。隨著電子檔案數(shù)量的不斷增加，需要重視電子檔案的管理工作，以此來(lái)更好的促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。文中分析了電子檔案管理中存在的問(wèn)題，并進(jìn)一步對(duì)電子檔案管理的強(qiáng)化措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；安全；管理標(biāo)準(zhǔn)；真實(shí)性；統(tǒng)一管理

在當(dāng)前社會(huì)活動(dòng)中，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案數(shù)量不斷增加。由于電子檔案存儲(chǔ)的特殊性，而且更便于使用，這也使電子檔案成為當(dāng)前檔案的主要形勢(shì)，而且是檔案未來(lái)發(fā)展的重要方向。因此在具體工作中，需要進(jìn)一步完善電子檔案管理制度，提高電子檔案信息的安全，為電子檔案管理水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

1 電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）電子檔案信息安全性無(wú)法保證

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，由于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性和共享性特點(diǎn)，這就使電子檔案利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸過(guò)程中極易受到黑客攻擊，出現(xiàn)檔案信息被篡改和偽造等情況。同時(shí)電子檔案信息管理系統(tǒng)也容易受到病毒的侵襲，從而使檔案信息受到破壞，無(wú)法讀取，對(duì)電子檔案的安全造成較大的威脅。

（二）電子檔案容易被刪改

由于電子檔案以數(shù)字代碼形式進(jìn)行儲(chǔ)存，這也使其不像紙質(zhì)檔案存在有個(gè)人筆跡。而且電子檔案被篡改后不會(huì)留有任何痕跡。同時(shí)在電子檔案輸入過(guò)程中，極易出現(xiàn)失誤，同時(shí)在出現(xiàn)錯(cuò)誤后由于輸入者在輸入過(guò)程中沒(méi)有留下筆跡，這樣就很難確定材料的真實(shí)性，從而導(dǎo)致無(wú)法對(duì)操作者的責(zé)任進(jìn)行追究。

（三）電子檔案的保密性存在一定的威脅

電子檔案可以利用互聯(lián)網(wǎng)任何終端設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存和使用，而且一個(gè)終端上的電子文件能夠發(fā)送給若干個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的終端，這就給部分需要保密的電子檔案內(nèi)容帶來(lái)較大的威脅。

（四）電子檔案的完整性很難保證

由于電子檔案結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，具有多種形式的存儲(chǔ)方式，而且電子檔案多處于流動(dòng)的狀態(tài)，電子檔案信息容易被復(fù)制和剪切，因此在實(shí)際工作中電子檔案信息很容易出現(xiàn)缺失，而且缺失內(nèi)容不容易發(fā)現(xiàn)，這就導(dǎo)致電子檔案的完整性無(wú)法得到有效的保證。

（五）電子檔案軟件缺乏統(tǒng)一性

相較于計(jì)算機(jī)硬件的發(fā)展速度，計(jì)算機(jī)軟件的研發(fā)相對(duì)滯后，而且各地區(qū)及各單位所使用的電子檔案軟件也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，這就對(duì)電子檔案之間的利用及電子檔案信息全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)了較大的阻礙。

2 加強(qiáng)電子檔案管理工作的強(qiáng)化措施

（一）建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于文件和檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，確保文件管理通與檔案管理保持同步?？刂坪梦募芾淼那捌谥笇?dǎo)和控制，將其納入到檔案部門(mén)具體工作職責(zé)中來(lái)，即從文件的形成至檔案的查閱利用整個(gè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)全程的監(jiān)督指導(dǎo)。并制定科學(xué)合理的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，在電子檔案接受時(shí)，嚴(yán)格鑒定歸檔電子文件信息的真實(shí)性和原始性。

（二）嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過(guò)計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無(wú)法確定原始性。而且由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動(dòng)的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來(lái)的文檔就蕩然無(wú)存、毫無(wú)痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。

（三）維護(hù)電子文件和電子檔案的真實(shí)性

檔案在法律上的憑證作用是基于它的原始性，即強(qiáng)調(diào)原件。但對(duì)于無(wú)法直觀的數(shù)字信息，如何來(lái)認(rèn)識(shí)它的原始性呢？目前我們達(dá)成的共識(shí)是：一份電子檔案，只要它的內(nèi)容是當(dāng)時(shí)的原作者撰寫(xiě)、制作出來(lái)的或經(jīng)過(guò)機(jī)關(guān)人員修改審察，在歸檔后未作過(guò)改動(dòng)，我們就應(yīng)當(dāng)承認(rèn)它是原始的。不管它的形式如何變化，我們要從技術(shù)上其它方面采取各種措施，確保它的原始性。對(duì)一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示，可以采用以下方法：一是保存電子文件和相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的實(shí)用軟件與整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起。當(dāng)需要對(duì)電子檔案恢復(fù)時(shí)，可運(yùn)用電子檔案存儲(chǔ)在一起的這些軟件系統(tǒng)，使之按本來(lái)的面目進(jìn)行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件和制成縮微品。

（四）紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔

當(dāng)前由于電子檔案在證據(jù)性、管理制度等方面還存在許多不完善的地方，因此部分機(jī)關(guān)還存在將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔保存的情況。這也決定了今后較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)紙質(zhì)檔案與電子檔案會(huì)存在共存的局面。因此在電子檔案管理工作中，需要對(duì)紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行同時(shí)歸檔保存。這主要是由于當(dāng)前在技術(shù)和制度方面還不完善，電子檔案無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案。這種雙套歸檔制度并不是工作的重復(fù)，這是在檔案介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期必然會(huì)出現(xiàn)的一種現(xiàn)象。只有等技術(shù)和各方面條件都較為成熟時(shí)，電子檔案才能完全的取代紙質(zhì)檔案。

（五）電子檔案的集中統(tǒng)一管理

近年來(lái)利用計(jì)算機(jī)制作文件的現(xiàn)象較為常見(jiàn)，大部分機(jī)關(guān)都會(huì)將電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件進(jìn)行保存，而原電子文件則會(huì)保存在各個(gè)部門(mén)，處于分散保管的狀態(tài)。因此要求各檔案部門(mén)要做好電子檔案的歸檔工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案集中統(tǒng)一管理，這對(duì)于電子檔案信息的檢索、利用和共享都具有非常重要的意義。而且在電子檔案使用過(guò)程中，需要嚴(yán)格審訂使用權(quán)限，針對(duì)不同人員設(shè)置不同的利用級(jí)別，并能夠根據(jù)使用者的需求來(lái)對(duì)電子檔案進(jìn)行拷貝制作者，同時(shí)還要采用有效的措施避免拷貝的資料信息再次進(jìn)行復(fù)制。

3 結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)，在信息技術(shù)快速發(fā)展下，電子檔案的數(shù)量不斷的增加，這給電子檔案的管理工作帶來(lái)了嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)。所以為了更好的滿(mǎn)足信息時(shí)代發(fā)展的需求，需要對(duì)電子檔案管理目標(biāo)進(jìn)行進(jìn)一步深入，優(yōu)化電子檔案應(yīng)用方案，采取切實(shí)可行的措施做好電子檔案管理工作，有效的提升電子檔案管理工作的綜合運(yùn)行效益，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的有效控制。但電子檔案管理水平的提升，也是一個(gè)秩序漸進(jìn)的過(guò)程，需要各部門(mén)的大力支持，進(jìn)一步完善電子檔案管理制度，加快軟件的統(tǒng)一和電子檔案的集中管理，從而全面提升電子檔案管理水平，積極推動(dòng)檔案行業(yè)的健康、有序發(fā)展。

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