信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理工作中的應(yīng)用

肖蘭蘭+侯國(guó)政+彭嘯

摘 要：醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院每個(gè)人經(jīng)歷和工作經(jīng)驗(yàn)的重要記錄，是一個(gè)人工作能力和表現(xiàn)的重要體現(xiàn)。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)量的不斷增加，經(jīng)營(yíng)時(shí)間的延續(xù)，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的需要，因此信息化檔案管理走向現(xiàn)代化是一個(gè)必然的趨勢(shì)；本文從信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理的作用為出發(fā)點(diǎn)開(kāi)始展開(kāi)，然后從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí)、增強(qiáng)安全意識(shí)、重視人事檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)等三個(gè)方面開(kāi)展健全和完善醫(yī)院人事檔案信息化管理系統(tǒng)的探討。

關(guān)鍵詞：信息化管理；醫(yī)院人事；檔案管理

1 信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理工作中作用

1.1 提高醫(yī)院人事檔案的利用率

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案都是需要有專(zhuān)門(mén)的工作人員進(jìn)行看管，然而查找起來(lái)卻比較麻煩和不方便。隨著時(shí)間的推移，醫(yī)院的工作人員和業(yè)務(wù)量不斷擴(kuò)大，時(shí)間也不斷的延續(xù)，傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的需求。隨著信息化的不斷普及和應(yīng)用，醫(yī)院人事檔案的管理也要隨著時(shí)代的要求與時(shí)俱進(jìn)。計(jì)算機(jī)本身就有存儲(chǔ)量大、容易保存、不易損壞等特點(diǎn)，也更加的精確和直觀，使工作效率極大的提高了很多。在這個(gè)信息化的大背景下，運(yùn)用計(jì)算機(jī)這種具有著強(qiáng)大功能的工具，可以對(duì)員工的人事檔案管理及報(bào)表數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、個(gè)人檔案查詢(xún)、工資管理、考勤管理等等進(jìn)行歸納，在查找的時(shí)候僅僅需要按照時(shí)間或者信息類(lèi)別等內(nèi)容進(jìn)行篩選和查找就可以很高效的查詢(xún)到，節(jié)約出來(lái)的時(shí)間可以做更多其他的工作。不僅為了體現(xiàn)人事管理工作的辦事效率，也是為了方便醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)全方面的了解和掌握醫(yī)院人力資源情況，更快更方便的對(duì)醫(yī)院的人才信息做出統(tǒng)計(jì)和梳理，從而為分析醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)提供很強(qiáng)的高效依據(jù)。

1.2 提高醫(yī)院人事工作質(zhì)量和效率

隨著科技的進(jìn)步，想要為更多的人服務(wù)，就要提高醫(yī)院對(duì)工作人員的人事管理考核，在很大的程度上也體現(xiàn)了信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的時(shí)效性，制定屬于自己醫(yī)院的人事系統(tǒng)，然后根據(jù)計(jì)算機(jī)內(nèi)容豐富、操作簡(jiǎn)單的特點(diǎn)，制作各種表格和圖片，這樣看起來(lái)也就更加的直觀、明了。從而就可以根據(jù)醫(yī)院自身的實(shí)際情況對(duì)人事檔案信息進(jìn)行科學(xué)準(zhǔn)確的查找和登錄。

1.3 讓醫(yī)院干部任免更科學(xué)化

對(duì)于年紀(jì)相比較大的醫(yī)院醫(yī)療人員，現(xiàn)在也基本上升級(jí)為了干部，以往對(duì)醫(yī)院?jiǎn)T工的管理和工作開(kāi)展情況都是以紙張的形式進(jìn)行人事檔案管理的，然后由專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行保存看管。這就需要科室干部平時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)習(xí)運(yùn)用與實(shí)際的工作結(jié)合起來(lái)，把信息化的設(shè)備融入到醫(yī)院的人事檔案管理中去，把每一位員工的工作內(nèi)容進(jìn)行信息化的共享，然后根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況還有每個(gè)職員的表現(xiàn)進(jìn)行選舉，和個(gè)人的利益直接掛鉤，這樣就會(huì)增加大家的積極性。

1.4 延長(zhǎng)人事檔案的壽命

傳統(tǒng)的人事檔案都是紙張的形式來(lái)保存的，這樣不僅查找不方便，而且容易受到存放環(huán)境、空氣污染等影響，發(fā)生氧化、蟲(chóng)蛀等損毀現(xiàn)象，還有長(zhǎng)時(shí)間人員的翻閱等等也會(huì)給紙張類(lèi)文件資料造成磨損。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的歲月抹殺，就容易導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案壽命減少，最終損毀和遺失。然而信息化時(shí)代的人事檔案壽命既不會(huì)受到時(shí)間和空間的影響，也能夠給大量的檔案材料節(jié)約空間，而且還可以存放到優(yōu)盤(pán)、軟盤(pán)、光盤(pán)中進(jìn)行復(fù)制，也大大解決了資料存儲(chǔ)意外的發(fā)生。

2 健全和完善醫(yī)院人事檔案信息化管理系統(tǒng)

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)代化意識(shí)

由于這幾年信息化科技的迅速席卷，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理已經(jīng)不適合現(xiàn)代的發(fā)展需求。然而很多領(lǐng)導(dǎo)都還存有以前傳統(tǒng)的思想，對(duì)信息化計(jì)算機(jī)并沒(méi)有一個(gè)很好的了解。對(duì)于醫(yī)院的信息系統(tǒng)，附加的功能也比較多，所以是一個(gè)及其復(fù)雜的任務(wù)。隨著新員工的進(jìn)入，很多的科室把需要用到計(jì)算機(jī)操作的工作都交給了年輕人，那些老員工更是不再學(xué)習(xí)現(xiàn)代化工具，這樣很不利于醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)及發(fā)展。這就需要領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化現(xiàn)代化意識(shí)，在醫(yī)院進(jìn)行全面的信息化人事檔案管理培訓(xùn)，根據(jù)掌握的新知識(shí)新技能進(jìn)行人事管理的創(chuàng)新和開(kāi)發(fā)。每一個(gè)醫(yī)院都應(yīng)該有自己內(nèi)部的系統(tǒng)，這樣才能方便信息查閱和提高工作效率。現(xiàn)在已有很多醫(yī)院已經(jīng)考慮到了自身的經(jīng)濟(jì)效益問(wèn)題，開(kāi)發(fā)出符合自身發(fā)展的軟件系統(tǒng)，以減少人事管理部門(mén)日益增加的工作量，給醫(yī)院人事部門(mén)一個(gè)高效的、可靠的、低成本的可持續(xù)發(fā)展的人事管理平臺(tái)。

2.2 增強(qiáng)安全意識(shí)

俗話(huà)說(shuō)的好，科技是第一生產(chǎn)力?？墒侨耸聶n案的信息化雖然提高了效率，但在某些層面上也帶來(lái)了很多安全性問(wèn)題。這些可能會(huì)受到黑客的入侵和破壞，也可能受到同行或者有心人士的攻擊和竊取，這就需要信息部門(mén)運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的管理技術(shù)保障一切可能涉及到的數(shù)據(jù)安全、軟件安全、網(wǎng)絡(luò)安全、運(yùn)行安全和防病毒安全等等隱患。建立屬于醫(yī)院自己的數(shù)據(jù)庫(kù)中心，就要本著防止醫(yī)院技術(shù)人員科研內(nèi)容被非法獲取、人事檔案被非法篡改和復(fù)制的情況。這就需要醫(yī)院在人事檔案的管理上要有一個(gè)嚴(yán)格的規(guī)章制度。要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的保護(hù)甚至保密工作，就需要對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)的技能知識(shí)培訓(xùn)和道德上的規(guī)范，這兩者之間是相輔相成、缺一不可的。同時(shí)還要設(shè)置不同的人只能進(jìn)入自己相關(guān)的職務(wù)范圍系統(tǒng)，不可僭越?？萍挤?wù)于生活，也來(lái)源于生活；魔高一尺就道高一丈，雖然存在著很多的安全問(wèn)題，只要大家明確職責(zé)共同維護(hù)這片綠色的信息化環(huán)境，就能保持醫(yī)院的良性發(fā)展，推動(dòng)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益更快提高。

2.3 重視人事檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)

現(xiàn)代化的信息時(shí)代，人事檔案系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)，這就需要人事管理部門(mén)最大作用的發(fā)揮它的作用。首先，要確保信息錄入的完整性，只有信息資源完整，才能在以后的維護(hù)中更加的方便，保證軟件系統(tǒng)的順利運(yùn)行；其次，要保證信息的準(zhǔn)確性，因?yàn)楹玫臋n案就是一個(gè)醫(yī)院的靈魂所在，是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)狀況的合理分析，是醫(yī)院人才成長(zhǎng)的重要標(biāo)志，是醫(yī)院綜合實(shí)力的有效體現(xiàn)。這就需要信息數(shù)據(jù)有更高的準(zhǔn)確性，這樣在以后的查詢(xún)和維護(hù)工作中，才能有著更高的意義；最后，在對(duì)以前的信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性核對(duì)后，要不斷的對(duì)醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，根據(jù)時(shí)間和信息的變化及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，保證醫(yī)院人事檔案的時(shí)效性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性。這樣才可以從一定的以上保證了其數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，也增加了可信度及其使用率。確保人事檔案的資料齊全，保證人事檔案的安全性和準(zhǔn)確性，進(jìn)一步為醫(yī)院人事檔案管理工作起到一個(gè)推動(dòng)性的作用。

3 總結(jié)

隨著社會(huì)的進(jìn)步，醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院的靈魂所在，具有著重要的意義和價(jià)值體現(xiàn)。醫(yī)院采用信息化的人事管理方式，在很大的層面上也把人事的工作從人工化推向了智能化、自動(dòng)化的轉(zhuǎn)變，節(jié)約了材料的浪費(fèi)，還有人力和時(shí)間，從而節(jié)約了成本。同時(shí)也要保證醫(yī)院人事檔案系統(tǒng)信息的安全性和準(zhǔn)確性，這樣在后期的維護(hù)中才能更具意義和實(shí)用價(jià)值，才能為以后的人力資源管理建設(shè)創(chuàng)造更好的條件。

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