總包模式下文件前端控制探究

摘 要：要實(shí)現(xiàn)良好的文件管控，需要解決文檔體系不完備、文檔不同步等一系列問題。通過實(shí)現(xiàn)前端控制，可以優(yōu)化電子文件系統(tǒng)的作用，提高文件流轉(zhuǎn)和檔案歸檔質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：前端控制；文件；檔案；電子系統(tǒng)

近年來，核電行業(yè)的建設(shè)腳步逐漸加快，核電領(lǐng)域再次回暖。為保證工程建設(shè)的穩(wěn)步進(jìn)行，核電工程總包的模式越來越廣泛的推廣開來，成為各電站建設(shè)的主流方式。相對于二代核電成熟的管理體系，三代核電技術(shù)AP1000堆型電站面臨更多的技術(shù)難題，作為工程建設(shè)必不可少的一部分，文件控制和檔案管理愈發(fā)突顯其重要性。

要管控好項(xiàng)目工程文件，就必須保證文件從產(chǎn)生到歸檔過程中的正常流轉(zhuǎn)和有效利用。在新的歷史條件下，文件的前端控制越發(fā)顯得越發(fā)重要。

1 前端控制概念

所謂文件的前端控制，是指針對文件（或在工作中形成的各種載體的文字記錄）的管理，要從文件形成之時(shí)甚至形成之前（即文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段）就對文件形成一直到歸檔整個(gè)過程給予通盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。對于核電項(xiàng)目來說，核電站的建設(shè)，涉及暖通、建筑、結(jié)構(gòu)等多個(gè)專業(yè)，需要不同單位在建設(shè)的各個(gè)周期通力合作，方可圓滿完成項(xiàng)目建設(shè)。作為總包方，對這些文件進(jìn)行前端控制，可以保證文件流轉(zhuǎn)的準(zhǔn)確性，也可以保證檔案體系的完整和利用效率的提高。

之所以對文件進(jìn)行前端控制，主要包括以下幾點(diǎn)原因：

1. 避免紙質(zhì)與電子文件收集不同步造成的管理困難

在文件流轉(zhuǎn)過程中，有效利用文件的同時(shí)保證文件信息原始性和文件載體安全性，是文件實(shí)現(xiàn)功能的基本要求，也是文件控制工作必須履行的職責(zé)。文檔部門對工程建設(shè)產(chǎn)生的大量技術(shù)文件進(jìn)行檢查、著錄、傳遞、分發(fā)。在信息化推廣階段，現(xiàn)場產(chǎn)生的項(xiàng)目控制文件，編制和關(guān)閉仍然需要在線下完成，原始信息保留在紙質(zhì)形式中，電子文件承載著優(yōu)化檢索，方便信息傳遞的職責(zé)。這就造成了一份文件同時(shí)具有紙質(zhì)和電子兩種形式。在文件完成使命轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)，這些紙質(zhì)文件如果具有保存價(jià)值，就要轉(zhuǎn)化成檔案。

但在實(shí)際工作中，由于文件控制管理不到位，體現(xiàn)文件原始性的紙質(zhì)文件，沒有得到有效保存，在文件歸檔環(huán)節(jié)，編制文件的責(zé)任方向文檔部門移交紙質(zhì)文件，出現(xiàn)文件內(nèi)容不完整，電子文件與紙質(zhì)文件不一致，原始文件丟失等情況。而前端控制就是要明確文檔工作的管理體制，從事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂?，事中控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑翱刂?。將文檔管理從后端推至前端，從管理體系上保證工程文件的安全，以及項(xiàng)目檔案素材收集的完整。

2.加強(qiáng)文檔一體化的有效銜接

所謂文檔一體，是從文件管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文件到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。具體來說，包括以下幾點(diǎn)：

首先，文件與檔案的傳承關(guān)系需要文件一體化。建設(shè)項(xiàng)目文件具有分散性，多樣化特點(diǎn)，項(xiàng)目檔案的優(yōu)劣，很大程度上取決于文件形成質(zhì)量的好壞，以及文件內(nèi)容的是否完整、齊全。如果在前期階段，文件的管控不嚴(yán)格，后期就會(huì)無法滿足檔案管理的歸檔要求，從而直接影響檔案歸檔的及時(shí)性和有效性，妨礙檔案的整體驗(yàn)收。

其次，文件的真實(shí)性與原始性需要文檔一體化。檔案的原始性決定了檔案資料不能隨意的替代和修補(bǔ)。而電子文件具有不穩(wěn)定和易于修改的特點(diǎn)，通過技術(shù)手段，對電子文件進(jìn)行修改、增刪，且不留下痕跡是可以實(shí)現(xiàn)的，這就給檔案的原始性和安全性帶來了挑戰(zhàn)。檔案不能真實(shí)反映工程建設(shè)的建設(shè)情況，就失去了它的意義。前端控制技術(shù)，可以借助電子系統(tǒng)，對文件的流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行監(jiān)督，保證系統(tǒng)中的電子介質(zhì)能真實(shí)反映文件形成、流轉(zhuǎn)的整個(gè)生命周期。

第三，提高文件控制與檔案管理工作效率需要文檔一體化。文件由產(chǎn)生到永久保存是一個(gè)動(dòng)態(tài)的整體運(yùn)動(dòng)的過程。然而，這個(gè)過程往往不能有效銜接，文件與檔案的界限劃分的過于明顯，造成一份信息在流轉(zhuǎn)和保存的不同階段，屬性信息被重復(fù)檢查，浪費(fèi)了有限的人力資源。所以前端控制的介入，可以有效的保證檔案材料歸檔前屬性真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

3.規(guī)范文件傳遞原則

文檔管理不是文檔部門一方的責(zé)任，想要做好文檔工作，需要責(zé)任部門和其它參建單位通力合作。核電工程周期長、體系龐大，涉及勘察、設(shè)計(jì)、建設(shè)、施工監(jiān)理等多個(gè)環(huán)節(jié)，不同種類的文件需要總包方統(tǒng)一管理按需傳遞。如果沒有明確的文件遞交原則，就會(huì)造成文件信息傳遞不準(zhǔn)確，格式要求不規(guī)范。因此，文檔部門必須制定明確的文件遞交原則，協(xié)調(diào)各方按照正確的渠道傳遞文件，保證文件各個(gè)的流轉(zhuǎn)狀態(tài)出于控制范圍之內(nèi)。前端控制技術(shù)，可以保證文件在各個(gè)流轉(zhuǎn)過程符合文件遞交的屬性要求，保證文件質(zhì)量要求。

2 前端控制的實(shí)施措施

1.加強(qiáng)電子文件和紙質(zhì)文件管控同步性

目前，電子文檔系統(tǒng)廣泛應(yīng)用，無紙化辦公成為文檔今后發(fā)展的趨勢，但在一段時(shí)間內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件仍會(huì)同時(shí)流轉(zhuǎn)。為解決電子介質(zhì)和紙質(zhì)介質(zhì)同步問題，保證文件歸檔的原始性，我們可以在接收電子文件的同時(shí)，注意紙質(zhì)文件的收集。通過電子系統(tǒng)跟蹤兩種介質(zhì)文件的保存情況。如果電子文件處于已關(guān)閉狀態(tài)，需要對其進(jìn)行歸檔，文控必須確保紙質(zhì)版文件同時(shí)移交至文檔中心。這樣，文件的不同介質(zhì)形式都可以得到有效控制。如果出現(xiàn)未歸檔情況，文控也可以根據(jù)“誰編制，誰負(fù)責(zé)”的原則，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題源頭，與責(zé)任方溝通協(xié)調(diào)，保證文件完整性。

2.優(yōu)化文檔系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，整合系統(tǒng)功能

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。建立便捷的檔案管理系統(tǒng)，離不開電子文件的收集和整理。目前，檔案電子系統(tǒng)的構(gòu)建大都在文件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上構(gòu)建的，文件的元數(shù)據(jù)仍然保留在文件系統(tǒng)中。如果依據(jù)文件類型建立過多的電子文件系統(tǒng)，會(huì)給檔案系統(tǒng)屬性的設(shè)置造成困擾，從而影響檔案查詢的便捷。所以，筆者認(rèn)為，為實(shí)現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)的方便利用，文件系統(tǒng)應(yīng)整合系統(tǒng)功能，將具有相似流程的文件類型整合在同一個(gè)電子系統(tǒng)中，以方便檔案人員在電子組卷時(shí)搜素和篩選信息。

3.建立電子文件預(yù)歸檔制度

由于文件始終處于流轉(zhuǎn)過程，所以一份電子文件通常保留了不同的流轉(zhuǎn)狀態(tài)。在歸檔時(shí)，只有已關(guān)閉或已終結(jié)流轉(zhuǎn)狀態(tài)的文件才會(huì)被歸檔，而其他過程性文件則不需要。文件歸檔時(shí)，檔案人員不僅要判斷文件的狀態(tài)已關(guān)閉，還要檢查文件的著錄屬性是否與實(shí)際相一致。如果建立文件預(yù)歸檔制度，將文件檢查的工作由歸檔的事后控制，推前至文件形成階段的事中控制，就可以提高歸檔的效率。文件在關(guān)閉狀態(tài)由文控人員審核，確保流轉(zhuǎn)狀態(tài)符合歸檔需求，文件屬性填寫完整、準(zhǔn)確。檔案人員歸檔電子文件時(shí)，就無需對文件的屬性和狀態(tài)進(jìn)行再次確認(rèn)，從而提高歸檔效率。

4.制定長期的監(jiān)督管理機(jī)制

前端控制將對文件的管控進(jìn)度提前，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須建立一個(gè)完善的責(zé)任監(jiān)督體系保證實(shí)施。文檔部門納入到監(jiān)管體系中，通過專項(xiàng)檢查、質(zhì)保聯(lián)合檢查，查找電子文件形成過程中監(jiān)管下游單位的文件流轉(zhuǎn)不暢造成的原因，并及時(shí)提出反饋意見，保證文件的過程的有效利用，避免因人為原因破壞文件原始性，修改文件相關(guān)屬性的情況發(fā)生。

前端控制是當(dāng)前項(xiàng)目文檔工作實(shí)現(xiàn)高效率、集約化管理的有效途徑，為實(shí)現(xiàn)文檔一體化，保證項(xiàng)目檔案系統(tǒng)化提供了新的思路和方法。

作者簡介

楊聲鍵（1988-），男，江蘇連云港人，就職于國核工程有限公司，主要從事文件控制及檔案管理工作。