疾控中心檔案管理工作中存在的問題與應(yīng)對(duì)

摘 要：疾控中心檔案管理工作是疾控中心工作人員的重要工作之一。疾控中心檔案包括了各種疾病的治療方法，以及對(duì)人類具有重要意義的文字、圖片、視頻等形式的資料。當(dāng)疾控中心開始對(duì)社會(huì)中出現(xiàn)的流行性病毒，各種傳染病進(jìn)行預(yù)防、分析以及治療時(shí)，都需要用到這些檔案資料。這些資料對(duì)疾控中心的工作有著重要作用，同時(shí)關(guān)系著社會(huì)大眾的生命健康問題。因此，疾控中心在做好本職工作的同時(shí)，還要重視檔案管理工作。本文針對(duì)關(guān)于疾控中心檔案管理工作中存在的問題與應(yīng)對(duì)方法進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；問題；應(yīng)對(duì)方法

在疾控中心的檔案管理中，檔案信息的收集、整理、歸類、儲(chǔ)存對(duì)于日后使用資料內(nèi)容具有十分大的幫助，有利于促進(jìn)對(duì)新病情的分析效率，早日得到解決難題的方法。但是經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)各個(gè)地方的疾控中心對(duì)檔案資料的管理沒有統(tǒng)一的方法，管理方式十分混亂，而有些地方甚至沒有檔案管理資料室。檔案都是分放在各個(gè)科室中，這對(duì)于未來(lái)使用檔案提出了難題。對(duì)于這樣的現(xiàn)狀，疾控中心應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，保障衛(wèi)生防疫工作的順利進(jìn)行。

1 疾控中心檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理工作意識(shí)不高

檔案管理工作并沒有表面上那么簡(jiǎn)單，其實(shí)這是一項(xiàng)繁雜又細(xì)致的工作。在檔案管理的工作中嚴(yán)格要求工作人員以嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)心的態(tài)度展開工作，這項(xiàng)工作需要工作人員不怕繁瑣，不怕勞累，默默地為社會(huì)大眾服務(wù)。因此，該工作原則上對(duì)工作者的要求很高。但是就目前的檔案管理工作而言，由于疾控中心的工作是為人們提供衛(wèi)生防疫工作，是公益性機(jī)構(gòu)，檔案工作人員無(wú)法得到自身利益，因此疾控中心的檔案管理工作只是把各類檔案歸各個(gè)科室進(jìn)行存放和管理，并沒有達(dá)到真正意義上的管理。有時(shí)疾控中心會(huì)招聘假期社會(huì)實(shí)踐者讓實(shí)踐人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是假期社會(huì)實(shí)踐者基本上都是大學(xué)生，他們對(duì)檔案了解少，對(duì)于檔案的整理工作也只是達(dá)到初級(jí)工作水平。這些情況都將導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，檔案使用效率低下，不利于疾控中心未來(lái)的發(fā)展。

1.2 檔案管理不規(guī)范

在目前的疾控中心檔案管理中缺少有關(guān)的管理?xiàng)l律，沒有規(guī)范性。根據(jù)調(diào)查，我國(guó)各個(gè)地方的疾控中心沒有統(tǒng)一的檔案管理?xiàng)l律，一般都是根據(jù)自己的想法對(duì)檔案進(jìn)行管理，十分隨意。這種情況使得檔案隨意堆放在科室的角落或者雜亂地放在儲(chǔ)藏室，當(dāng)日后分析某些疾病時(shí)需要使用有關(guān)檔案資料時(shí)就要尋找很久，或者找不到。大大降低了檔案資料的利用效率，導(dǎo)致疾控中心在分析疾病時(shí)沒有參照資料，給病情的治療增加難度。

1.3 檔案管理信息化程度低

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)給人們的生活帶來(lái)許多便利。如今，信息技術(shù)的運(yùn)用范圍已經(jīng)普及到每個(gè)家庭中，而疾控中心也應(yīng)當(dāng)采用當(dāng)前信息化技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。但是根據(jù)調(diào)查顯示，雖然目前疾控中心已經(jīng)逐步使用檔案信息化管理，但是該項(xiàng)技術(shù)的系統(tǒng)功能不完善，實(shí)用性并不是想象中那樣好。許多檔案整理工作人員認(rèn)為親手查閱和整理有關(guān)資料比較方便，由此可見現(xiàn)如今的檔案信息化管理技術(shù)并沒有達(dá)到相應(yīng)的水平，檔案管理信息化程度較低。

1.4 歸檔案卷質(zhì)量低

目前，歸檔案卷質(zhì)量低也成為了疾控中心檔案管理的一大問題。在檔案管理的工作中，有些工作人員不負(fù)責(zé)任，在工作中忽視對(duì)檔案時(shí)間、負(fù)責(zé)人、編號(hào)等的記錄，使得有些檔案資料內(nèi)容不齊全，缺頁(yè)漏頁(yè)，影響檔案的使用效率。并且有些重要檔案文件仍然是由手寫的，并沒有改成打印形式。這不利于對(duì)于信息內(nèi)容的提取，并不利于信息的保存，從而影響檔案的使用效率。

2 增加疾控中心檔案管理的方法

2.1 建立統(tǒng)一的檔案管理制度

疾控中心的檔案資料都是重要的歷史資料，對(duì)于現(xiàn)代疾病的預(yù)防工作具有重要的意義。這些檔案資料基本上都只有一份，不可復(fù)制，因此疾控中心應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的管理，以備未來(lái)的使用。在檔案管理中應(yīng)設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理制度，讓工作人員按照國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行處理，使檔案管理更加清晰、方便。對(duì)于檔案資料的收集需要注意隨時(shí)收集、定期收集等，以便不放過任何一個(gè)資料，讓檔案資料齊全，同時(shí)在檔案資料缺少時(shí)要及時(shí)補(bǔ)全，防止日后信息丟失無(wú)法再次整理。此外，檔案管理人員還要督促各科室加強(qiáng)對(duì)信息的收集和整理，豐富檔案的內(nèi)容。并且對(duì)于整理好的檔案資料要定期檢查，防止檔案在損壞后得不到及時(shí)處理。

2.2 聘用專業(yè)人才管理檔案

為了加強(qiáng)檔案的管理工作，疾控中心應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案管理部門進(jìn)行相關(guān)工作，同時(shí)聘用專業(yè)的人才對(duì)檔案進(jìn)行管理。聘用專業(yè)的人才對(duì)檔案進(jìn)行管理能夠大大加強(qiáng)檔案的管理效率以及未來(lái)的使用效率。專業(yè)的檔案管理人員必定是經(jīng)過了正規(guī)了檔案管理教育，他們對(duì)于檔案管理有著清晰的思路和簡(jiǎn)便的方法，大大減少了檔案管理的難度。同時(shí)又把檔案整理得井井有條，方便日后能夠及時(shí)查閱有關(guān)資料。同時(shí)檔案管理工作具有保密性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)，保護(hù)好國(guó)家的歷史醫(yī)療資源。

2.3 提高檔案管理信息化水平

已知目前檔案管理信息化水平較低，信息技術(shù)管理系統(tǒng)能力不高，因此，疾控中心應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息管理系統(tǒng)的運(yùn)用能力，不斷創(chuàng)新和開發(fā)管理系統(tǒng)的功能，讓檔案管理在信息管理系統(tǒng)的輔助下更加快捷方便。同時(shí)疾控中心要加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn)，讓他們能夠及時(shí)了解到信息管理系統(tǒng)的功能以及操作方法，及時(shí)處理有關(guān)文件，做好檔案管理工作。

2.4 提高案卷質(zhì)量

案卷質(zhì)量的提高有利于檔案資料的完整性以及檔案的管理。提高案卷的質(zhì)量要求工作人員做好信息的收集工作，及時(shí)督促和要求工作人員對(duì)有關(guān)內(nèi)容做好記錄和信息處理，并定期對(duì)信息記錄內(nèi)容進(jìn)行檢查，看是否有遺漏的地方。同時(shí)對(duì)于答案資料的保存時(shí)間要分為三個(gè)等級(jí)，分別為低級(jí)、中級(jí)和高級(jí)，把能夠保存時(shí)間較短的資料放在低級(jí)，把能夠保存時(shí)間一般的放在中級(jí)，把能夠保存時(shí)間較長(zhǎng)的放在高級(jí)。設(shè)定一定期限對(duì)三個(gè)等級(jí)的檔案進(jìn)行重新整理，確保信息不會(huì)受到損害，保障資料的完整性。

3 結(jié)語(yǔ)

疾控中心中的檔案管理工作對(duì)于人們的健康發(fā)展具有重要的意義。雖然檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，但是有關(guān)部門應(yīng)了解到該項(xiàng)工作的重要性，聘用優(yōu)秀的人才對(duì)檔案進(jìn)行仔細(xì)的管理。這將有利于檔案資料的使用率，為未來(lái)研究新疾病的對(duì)抗方法提供完備的資料。

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作者簡(jiǎn)介

祝琳，研究生，湖北省疾病預(yù)防控制中心。