關(guān)于學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量提升的研究

夏楊

摘 要：檔案管理是各級(jí)學(xué)校行政管理中不可或缺的重要內(nèi)容，隨著信息化改革的不斷深入，提高對(duì)檔案管理中的信息的使用程度成為學(xué)校數(shù)據(jù)利用能力和服務(wù)能力提升的重要手段。對(duì)此筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析，提出了學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量提升的幾點(diǎn)建議，希望通過(guò)本文的拋磚引玉，帶動(dòng)學(xué)校檔案管理工作效率和質(zhì)量的進(jìn)一步提高。

關(guān)鍵詞：檔案管理；質(zhì)量提升；信息化

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的重要管理項(xiàng)目，關(guān)系到所在學(xué)校的各項(xiàng)基本信息的留存和使用。近年來(lái)隨著我國(guó)教育改革的不斷發(fā)展，各級(jí)學(xué)校的數(shù)量和在校師生的人數(shù)在不斷增加，學(xué)生和教師的數(shù)量日益提升，在這個(gè)大的背景下，學(xué)校檔案管理準(zhǔn)確性和檔案的綜合利用效率成為當(dāng)前階段檔案管理改革所研究的新課題。

1 學(xué)校檔案管理工作的重要意義

1.1 記錄學(xué)校歷史

當(dāng)前階段學(xué)校檔案管理最終要的作用在于建立和完善學(xué)校的綜合信息基礎(chǔ)。檔案管理是對(duì)學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的各個(gè)階段的有價(jià)值的信息的記錄與留存，是學(xué)校發(fā)展的縮影，也是學(xué)校管理的重要組成。檔案中的信息不僅包括學(xué)校教師、學(xué)生和管理工作人員的基本信息、工作學(xué)習(xí)狀況和成績(jī)，還包括學(xué)校歷史沿革和學(xué)校舉辦并參與的各項(xiàng)活動(dòng)以及所取得的獎(jiǎng)項(xiàng)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。

1.2 為師生和政府組織提供服務(wù)

檔案管理的重點(diǎn)在于信息的記錄和保存，檔案管理的目的在于提高歷史信息的利用效率。學(xué)校檔案管理有其特殊的一面，不僅能夠完善的記錄師生以及管理人員在各個(gè)階段的基本信息，還能對(duì)師生以及政府組織提供力所能及的幫助。比如在實(shí)際工作中，可以利用學(xué)校檔案，為社會(huì)和各用工單位提供畢業(yè)生原始的學(xué)籍信息和學(xué)歷證明，為教職工的職稱(chēng)評(píng)定、各類(lèi)評(píng)先評(píng)優(yōu)、退休教師住房貨幣補(bǔ)貼等提供最具可靠性的第一手資料證明，有效的起到服務(wù)教職工的作用。

1.3 為信息化改革打下數(shù)據(jù)基礎(chǔ)

當(dāng)前學(xué)校改革的重要方向是辦公的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理可以為其提供基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)，因此檔案管理的準(zhǔn)確性和真實(shí)性就成為學(xué)校信息化改革的關(guān)鍵因素之一。信息化建設(shè)需要建立完善并且真實(shí)的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)學(xué)校各方面的信息進(jìn)行覆蓋和整合。但是人員的流動(dòng)性使得學(xué)校信息化完善前期的各方面數(shù)據(jù)難以有效的統(tǒng)計(jì)，必須借助檔案管理的數(shù)據(jù)來(lái)補(bǔ)充和完善，可見(jiàn)檔案管理是學(xué)校的信息化建設(shè)的重要奠基。

2 現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 學(xué)校檔案管理重視程度有待提高

當(dāng)前，檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量與管理者的重視程度有著重要的關(guān)系。但是很多學(xué)校對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，首先體現(xiàn)在對(duì)檔案管理嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)上，缺少對(duì)于檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，對(duì)于檔案信息的真實(shí)性核實(shí)程度明顯不夠；其次對(duì)于檔案管理成果的檢查頻率較低，在日常工作中對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)大多局限在將資料裝訂成冊(cè)、分類(lèi)整理、錄入電腦等基礎(chǔ)性工作上，缺少長(zhǎng)遠(yuǎn)的檔案管理和利用規(guī)劃。

2.2 現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備投入不夠，管理效率較低

在檔案的現(xiàn)代化管理過(guò)程中，檔案的信息化保存成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。但是在檔案信息的巨大需求面前，用于檔案管理的現(xiàn)代化管理設(shè)備相對(duì)不足。包括檔案原件掃描儀、檔案管理服務(wù)器、檔案自動(dòng)裝訂儀等方便檔案整理、裝訂分類(lèi)查詢(xún)的現(xiàn)代化儀器并沒(méi)有全部就位，大部分管理設(shè)備老舊，工作效率較低，難以完成信息的現(xiàn)代化儲(chǔ)存要求。

2.3 學(xué)校檔案管理人員信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)開(kāi)展較少

當(dāng)前學(xué)校檔案管理需要與信息化建設(shè)相對(duì)接，因此檔案管理工作人員需要定期進(jìn)行當(dāng)管理的培訓(xùn)。同時(shí)，檔案管理工作又是一項(xiàng)旨在服務(wù)教師和學(xué)生的工作，必須對(duì)檔案的整理技巧進(jìn)行定期的改進(jìn)和針對(duì)性的革新。但是在當(dāng)前的工作中，對(duì)于檔案管理工作技術(shù)的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)工作開(kāi)展較少，檔案管理工作長(zhǎng)期延續(xù)以往的固定套路，工作中缺少創(chuàng)新的必要條件。在檔案信息需求日益增加的今天，傳統(tǒng)的檔案管理方式在工作效率上稍顯落后。對(duì)此，學(xué)校檔案管理人員需要進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升檔案管理的工作質(zhì)量。

3 提升學(xué)校檔案管理質(zhì)量的具體措施

3.1 制定有效獎(jiǎng)懲機(jī)制，調(diào)動(dòng)工作積極性

制度是組織高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證，檔案管理工作也不例外。提升學(xué)校檔案管理工作人員工作質(zhì)量和工作積極性的重要方式就是建立一套行之有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作被認(rèn)為是學(xué)校管理中較為“枯燥”的一部分，并且其工作的成果難以深入檢驗(yàn)，所以對(duì)于檔案管理工作人員只能從工作時(shí)間、完成檔案整理數(shù)量、檔案整理進(jìn)度等角度進(jìn)行績(jī)效考核。對(duì)此，學(xué)校的管理層應(yīng)當(dāng)從檔案管理的有效應(yīng)用角度建立檔案管理人員的獎(jiǎng)懲機(jī)制，每學(xué)期前制定檔案整理的整體任務(wù)計(jì)劃書(shū)，對(duì)檔案整理的工作內(nèi)容、進(jìn)度目標(biāo)、整理方式以及日常工作任務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃，并根據(jù)同行業(yè)的完成進(jìn)度制定獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰標(biāo)準(zhǔn)以及具體的獎(jiǎng)勵(lì)方式，定期抽查檔案整理質(zhì)量果。讓檔案整理人員能夠根據(jù)進(jìn)度目標(biāo)調(diào)整工作狀態(tài)，消除“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的消極心態(tài)。并且根據(jù)檔案整理工作的具體數(shù)量和人員配置設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)，關(guān)心檔案人員的身體、生活狀況，改善工作環(huán)境，暢通職稱(chēng)、職務(wù)晉升渠道，調(diào)動(dòng)工作積極性。

3.2 提高檔案整理要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，必須嚴(yán)格規(guī)范學(xué)校檔案管理的相關(guān)流程，根據(jù)流程和標(biāo)準(zhǔn)整理學(xué)校的檔案資料。在學(xué)校的檔案管理中，并不是所有的資料都需要備份存檔。因此，檔案管理的前提就是細(xì)分學(xué)校檔案資料留存的標(biāo)準(zhǔn)，并分發(fā)到各個(gè)科室及管理部門(mén)。檔案提交前在一線進(jìn)行初步的規(guī)整，實(shí)現(xiàn)檔案資料的初級(jí)分類(lèi)。在檔案資料提交上來(lái)之后，再根據(jù)詳細(xì)的檔案裝訂技術(shù)規(guī)范和流程裝訂、裝盒。檔案裝訂和保管主要分為兩部分，分別是檔案的裝訂技術(shù)要求和管理的制度要求。前者包括檔案的修整、裝訂、上架；后者包括檔案管理基本信息的標(biāo)準(zhǔn)，包括保存年限、檔案目錄、檔案性質(zhì)（全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、類(lèi)別名稱(chēng)（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題））等。通過(guò)修整，將不全的檔案資料按照固定格式退回重整，合格的檔案按照編號(hào)整理上架入冊(cè)。實(shí)現(xiàn)對(duì)于歸檔檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，減少檔案中的缺失漏項(xiàng)，提高檔案管理的整體質(zhì)量。

3.3 完善電子化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息管理一體化

檔案管理信息化就是通過(guò)編寫(xiě)計(jì)算機(jī)軟件，完善信息數(shù)據(jù)庫(kù)，借助掃描等方式，將紙質(zhì)版信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式，實(shí)現(xiàn)檔案信息之間的聯(lián)網(wǎng)。在筆者的實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案的半電子化，即通過(guò)主要信息檢索，紙質(zhì)信息查檔。在師生需要檔案信息幫助的時(shí)候可以迅速定位，快速找到紙質(zhì)版檔案原件。但是這并不能夠滿(mǎn)足未來(lái)信息檔案的服務(wù)需求。對(duì)此筆者建議加大投入，加快辦公設(shè)備現(xiàn)代化、自動(dòng)化進(jìn)程，推進(jìn)整理進(jìn)度，盡快完成以往存檔信息的電子化轉(zhuǎn)換，最終實(shí)現(xiàn)所有檔案資料的電子化存檔?？梢栽陔娔X上找到掃描件原件，進(jìn)一步加快檔案的搜尋速度和精度，并為遠(yuǎn)距離師生的檔案資料需求提供可靠地電子版資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息管理一體化改革。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理的信息化是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，檔案作用的提升也成為學(xué)校未來(lái)建設(shè)的必然趨勢(shì)。將浩如煙海的檔案信息準(zhǔn)確的進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，是每一個(gè)檔案管理者所需要研究的重要課題。相信隨著電子信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，以及檔案管理者工作素質(zhì)的不斷提升，學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量必將會(huì)邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

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