中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作存在的問題及對策分析

宋燕華

摘 要：學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，主要包括入學(xué)時(shí)間，入學(xué)成績，擔(dān)任職務(wù)，學(xué)籍變更以及相關(guān)社會(huì)時(shí)間精力等等，所以學(xué)習(xí)檔案對學(xué)生非常重要。本文主要針對中職學(xué)校學(xué)生的檔案管理工作存在的問題進(jìn)行研究，并且根據(jù)存在的問題提出相關(guān)解決方案和對策，以提高檔案管理的工作效率和水平。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；解決方案

檔案管理記錄學(xué)生的入學(xué)到在校期間參與社會(huì)實(shí)踐的經(jīng)歷，在學(xué)生日后的求職工作中，檔案都具有非常重要的作用。同樣的，學(xué)生檔案在用人單位雇傭面試者來說也是一個(gè)非常重要的參考。隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，中職學(xué)校更好的管理學(xué)生檔案，更加有效的為用人單位和學(xué)生更好的服務(wù)。所以應(yīng)該更好的認(rèn)識(shí)解析中職學(xué)校在學(xué)生檔案管理中的問題，能夠提出更加有效的解決方案。

1 中等職業(yè)學(xué)校檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理機(jī)制的不健全

檔案管理相對于科研工作，就會(huì)顯得較為繁瑣冗長了一些，就不會(huì)具有很大的吸引力，也不會(huì)引起很大的注意力。對于檔案管理的工作，普遍認(rèn)為是收集資料，整理和管理資料的勞作型工作，不需要技術(shù)含量的工作。這種錯(cuò)誤的意識(shí)就導(dǎo)致了在中職學(xué)校的建設(shè)管理中，對檔案管理的重視程度不夠，缺乏有效的管理措施，造成檔案管理機(jī)制的不健全，體制不完善等問題。

1.2 查閱借閱檔案服務(wù)功能的不健全

檔案屬于學(xué)生最為原始的記錄材料，在很多學(xué)習(xí)和工作過程中，都要對檔案進(jìn)行查閱和借閱。學(xué)生的檔案由學(xué)校的管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，這就造成檔案管理的隨意性和不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶攸c(diǎn)，會(huì)導(dǎo)致檔案在記錄時(shí)會(huì)出現(xiàn)很多差錯(cuò)，例如在因?yàn)楦鞯亟y(tǒng)計(jì)的不規(guī)范，紙張的不同意，日期的不準(zhǔn)確等原因，這些錯(cuò)誤漏洞在檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)。當(dāng)相關(guān)人員進(jìn)行查閱和借閱檔案時(shí)，由于統(tǒng)計(jì)的失誤或者資料的不完整，就會(huì)使造成很多問題，不能更好的為學(xué)生和學(xué)校更好的服務(wù)。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)殘次不齊

對于檔案的管理，管理人員有著至關(guān)重要的作用。但是應(yīng)為學(xué)校在雇傭管理人員時(shí)，并沒有過度關(guān)注管理人員的素質(zhì)，具有專業(yè)管理技能的工作人員很少，這就導(dǎo)致了管理人員素質(zhì)殘次不齊，部分檔案管理人員是由教師或者行政管理人員在任職中途轉(zhuǎn)職為檔案管理人員，這種情況就導(dǎo)致有些管理人員對檔案管理工作的理論知識(shí)，管理技巧等都掌握不熟練，工作時(shí)不認(rèn)真負(fù)責(zé)，態(tài)度不端正，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，由于受到相關(guān)制度的約束，造成檔案的收集、歸檔和保管工作出現(xiàn)錯(cuò)誤，有時(shí)甚至?xí)a(chǎn)生檔案丟失的這種情況。

1.4 畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞、交接工作不完善

在中職學(xué)生畢業(yè)以后，學(xué)生的檔案通常有以下幾種結(jié)果：跟隨繼續(xù)升學(xué)深造的學(xué)生進(jìn)入新的學(xué)校被管理，對于未就業(yè)的學(xué)生檔案將進(jìn)入生源地人才交流中心被統(tǒng)一管理，而對于已經(jīng)就業(yè)的學(xué)生，其學(xué)生檔案將被學(xué)生入職公司或部門統(tǒng)一管理。但是在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中因?yàn)闄n案工作人員的不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)，將投遞地址填錯(cuò)，或者接收人員的失誤等等都將造成檔案的丟失。

2 加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理對策

2.1 樹立正確的管理理念

檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的重要性以及檔案管理的重要意義。通過宣傳教育，加強(qiáng)師生對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使學(xué)校和師生重視檔案管理的工作，讓師生認(rèn)識(shí)到，學(xué)生檔案管理是關(guān)乎中職學(xué)生畢業(yè)就業(yè)的重要環(huán)節(jié)。師生應(yīng)該尊重檔案管理人員。同樣，檔案的管理應(yīng)該由專業(yè)人士提出正確的管理理念，有學(xué)校對管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，樹立正確的檔案管理理念。強(qiáng)化管理意識(shí)，加強(qiáng)管理機(jī)制，做到在思想上，人員上的落實(shí)，真正做到在思想和理念上的改革。

2.2 規(guī)范檔案管理制度

檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，主要體現(xiàn)在一下幾個(gè)方面。首先，應(yīng)該建立完善的檔案管理制度。定期對檔案的數(shù)目，位置進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，檢查，及時(shí)查找丟失檔案。規(guī)范檔案材料，是檔案內(nèi)容統(tǒng)一，避免學(xué)習(xí)經(jīng)歷不同而檔案的內(nèi)容差異性較大，沒有可比性等現(xiàn)象。在檔案的記錄紙張，墨水顏色等都應(yīng)該進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一。只有在一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的管理制度下才能對學(xué)生檔案更加有效的管理。

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)信息化的發(fā)展，要求檔案管理人員具有更高的整體素質(zhì)。首先，學(xué)校在錄用管理人員時(shí)，應(yīng)優(yōu)先錄用具有專業(yè)背景和專業(yè)技能的人才。在對已經(jīng)錄用的工作人員，要加強(qiáng)素質(zhì)教育，首先要對其進(jìn)行大量的培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的管理方式。另一方面，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，提高工作人員對網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的掌握，能過通過無線網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行高效系統(tǒng)的管理。管理隊(duì)伍上，應(yīng)該設(shè)立一支素質(zhì)高，責(zé)任心重，有能力、有素質(zhì)的高效的檔案管理的核心隊(duì)伍。

2.4 嚴(yán)格管理畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度

對于畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)該實(shí)施跟蹤落實(shí)制度。一方面根據(jù)檔案的轉(zhuǎn)遞順序，嚴(yán)格跟進(jìn)專遞進(jìn)度。對于檔案為到達(dá)目的地的情況，要實(shí)行責(zé)任追查制，在各個(gè)關(guān)節(jié)嚴(yán)格審查，保證檔案安全完整到達(dá)目的地。對于存放在學(xué)校的檔案，要認(rèn)真統(tǒng)計(jì)整理，在相關(guān)網(wǎng)站及時(shí)更新檔案所在地，便于學(xué)生和工作單位的查找，檔案進(jìn)行嚴(yán)格密封，未經(jīng)允許，要避免有些畢業(yè)生對檔案進(jìn)行涂改弄虛作假，涂改成績的現(xiàn)象發(fā)生。

3 小結(jié)

學(xué)生檔案作為學(xué)生的一個(gè)重要的記錄標(biāo)志，對學(xué)生意義重大。檔案管理作為中職學(xué)?；A(chǔ)工作的一部分，也具有很重要的作用。做好檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷學(xué)習(xí)，建立更加規(guī)范、合理的檔案管理制度，提供更好的檔案管理質(zhì)量，為學(xué)生提供更好的服務(wù)。

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