如何提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量

牛瀟

摘 要：由于種種原因，醫(yī)院檔案管理工作很薄弱，而醫(yī)院檔案管理者的檔案管理能力直接影響著醫(yī)院的檔案質(zhì)量，文中闡述了制約醫(yī)院檔案管理水平的原因及提高醫(yī)院檔案管理水平的措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案管理；管理措施；醫(yī)院管理學(xué)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)人員和職工在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)活動(dòng)中，凝聚而成具有保存和應(yīng)有價(jià)值的檔案資料。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，是辦好醫(yī)院和衡量醫(yī)院管理水平的標(biāo)志之一。醫(yī)院檔案管理工作包括黨政、醫(yī)療技術(shù)、儀器設(shè)備、藥品管理、聲像、人事、財(cái)務(wù)、基建等八項(xiàng)檔案的管理。現(xiàn)就如何做好醫(yī)院檔案管理工作加以探討。

1 醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足

1、對(duì)醫(yī)院檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠。有的醫(yī)院重醫(yī)療輕檔案，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，沒有把醫(yī)院檔案管理工作提到工作議事日程上。有的醫(yī)院對(duì)醫(yī)院檔案管理工作未給予充分重視，只是把部分醫(yī)院檔案交由行政辦公室某一個(gè)科員負(fù)責(zé)管理，沒有建立醫(yī)院專門檔案室，亦沒有委派專業(yè)性檔案管理人員負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作。有的醫(yī)院檔案如病歷檔案、科研檔案、病理切片檔案等分別由病案室、科教科、病理科分別管理，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理分散，缺乏統(tǒng)一管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的局面。這就造成了信息溝通不順暢，亦不利于醫(yī)院檔案的查詢工作。由于醫(yī)院檔案是由非專業(yè)性管理人員負(fù)責(zé)，其專業(yè)知識(shí)又未曾受到正規(guī)培訓(xùn)，其管理水平顯然亦不高，這就大大限制了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

2、醫(yī)院檔案管理工作制度不夠健全。醫(yī)院檔案管理工作的前提是，醫(yī)院必須重視建立和強(qiáng)化一個(gè)完善的醫(yī)院檔案管理工作制度。但是，近年來(lái)許多醫(yī)院的檔案管理工作，都處在自我需要、自行其事的狀況，沒有一個(gè)統(tǒng)一的、科學(xué)的有章可循的制度來(lái)遵照?qǐng)?zhí)行，而使得醫(yī)院的管理工作不理想，不完善。沒有建立健全一整套的醫(yī)院檔案管理工作制度、檔案管理人員工作職責(zé)和獎(jiǎng)懲制度等，致使醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展不快、甚至停滯不前，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，始終處于較低水平。

3、醫(yī)院檔案信息化相對(duì)滯后。

大部分醫(yī)院沒有認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的必要性，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的人力、物力投資不足，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也沒有得到普遍應(yīng)用，從而制約了醫(yī)院檔案管理工作水平的提高，影響了醫(yī)院檔案資料的有力開發(fā)和廣泛應(yīng)用。醫(yī)院檔案管理沒有納入醫(yī)院整體信息管理系統(tǒng)之中，檔案信息化沒有跟上醫(yī)院整體信息化的發(fā)展，檔案信息化的滯后反過來(lái)也制約了醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展。

4、醫(yī)院缺少對(duì)檔案管理專業(yè)人員的培訓(xùn)。

大部分醫(yī)院忽視了對(duì)醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。認(rèn)為醫(yī)院檔案管理工作不能與醫(yī)院醫(yī)療工作的重要性相提并論，只有具備一定文化知識(shí)的人，哪怕中專水平就可勝任其工作，沒有從科學(xué)角度來(lái)看醫(yī)院檔案管理工作的重要性和其對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的重要作用。因此，有些醫(yī)院安排的檔案管理工作人員，大多是非檔案管理的專業(yè)人員或者沒有接受過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)。具有大專以上的學(xué)歷者很少，檔案管理的專業(yè)知識(shí)掌握程度不高，又不能得到及時(shí)的進(jìn)修和培訓(xùn)，這樣難以促進(jìn)檔案管理人員積極研究或引進(jìn)檔案管理工作的新技術(shù)、新技能，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作水平的提高。

2 對(duì)提高醫(yī)院檔案管理工作水平的建議

1、提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。要想把醫(yī)院檔案管理工作抓好抓實(shí)，使其適應(yīng)醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的要求，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療改革工作的順利開展，必須要做好以下兩點(diǎn)，即提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)和加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要從思想上提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，這是做好醫(yī)院檔案管理工作的根本保障。只有有了較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，才能將醫(yī)院檔案管理工作提到醫(yī)院管理工作的議事日程上。還有必要通過會(huì)議、院報(bào)的形式向醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)人員和職工宣傳醫(yī)院檔案管理工作的意義，讓他們充分了解醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院管理中的地位。同時(shí)還要教育檔案管理工作人員努力學(xué)習(xí)檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，克己奉公、盡職盡責(zé)，完成本職工作，使醫(yī)院檔案為院內(nèi)外有關(guān)單位和個(gè)人提供適時(shí)、周到的服務(wù)。

2、建立建全醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度。

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把醫(yī)院檔案管理規(guī)章納入正規(guī)，首先參照《檔案法》、《醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理辦法》、《病歷書寫基本規(guī)范》，結(jié)合醫(yī)院管理工作的實(shí)際情況，來(lái)建立符合自身需要的，有利于檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。如《檔案管理工作制度》、《檔案管理考核制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案管理人員職責(zé)》等。讓醫(yī)院檔案管理工作人員有章可循，按規(guī)矩辦事，形成一套具有現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系。

3、努力實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化。

目前各個(gè)醫(yī)院的當(dāng)務(wù)之急就是要加快醫(yī)院檔案信息化步伐，早日實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化。要做到這一點(diǎn)就必須建立一支即要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，又要深入了解現(xiàn)代信息化、網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院檔案管理知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍。只有具有切實(shí)掌握檔案先進(jìn)技術(shù)的專業(yè)人才，才能使醫(yī)院檔案管理達(dá)到科學(xué)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化的要求，從而使醫(yī)院檔案管理水平穩(wěn)步上升。在具體工作中，要將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，利用先進(jìn)技術(shù)引領(lǐng)醫(yī)院檔案管理工作，不斷提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和水平，改變傳統(tǒng)的管理方式，這樣才能適應(yīng)信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的需要。

4、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。

醫(yī)院檔案管理工作要更好更快地發(fā)展，離不開高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才。對(duì)這些人才要像培養(yǎng)臨床醫(yī)師那樣，加強(qiáng)思想教育，促使其熱愛檔案管理工作，增強(qiáng)其檔案管理的意識(shí)，讓其充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院檔案管理工作崗位是光榮的崗位。醫(yī)院要采取相應(yīng)培訓(xùn)措施，如選派檔案管理人員到著名的檔案管理良好的醫(yī)院進(jìn)修、學(xué)習(xí)，請(qǐng)專家來(lái)院講學(xué)指導(dǎo)，醫(yī)院組織培訓(xùn)班以及鼓勵(lì)自主學(xué)習(xí)等，想方設(shè)法提高醫(yī)院檔案管理人員的管理知識(shí)和職業(yè)素質(zhì)。以更好地勝任自己的本職工作。

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