論檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性

韓麗秋

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，各行業(yè)開(kāi)始向著信息化方向轉(zhuǎn)變，檔案管理工作同樣步入信息化。但與其他行業(yè)不同，檔案作為記錄人類(lèi)以及社會(huì)活動(dòng)經(jīng)歷的重要措施，在社會(huì)中占據(jù)重要地位，紙質(zhì)檔案是檔案資料數(shù)據(jù)的載體，有多重表現(xiàn)形式，利用紙和筆進(jìn)行記錄，在漫長(zhǎng)發(fā)展過(guò)程中充分體現(xiàn)其便利性。雖然信息化檔案管理形式逐漸成為主流，但紙質(zhì)檔案的存在依然具有必要性，是電子檔案的重要依據(jù)。因此在當(dāng)代檔案管理工作中要提高紙質(zhì)檔案管理重視程度，促進(jìn)管理水平提升。本文針對(duì)檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案管理方式進(jìn)行分析，闡述其重要性，為整體檔案管理水平提升提供參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；檔案管理；信息化

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展令檔案管理方式發(fā)展轉(zhuǎn)變，信息化管理模式逐漸普及，促進(jìn)了檔案管理工作的數(shù)字化，而信息化發(fā)展情形下紙質(zhì)檔案是否具有存在必要成為關(guān)注重點(diǎn)。在信息化發(fā)展過(guò)程中，電子檔案的出現(xiàn)為檔案管理水平提升提供了條件，使管理效率得到提升，與紙質(zhì)檔案相比占據(jù)空間資源小、易修改、存儲(chǔ)傳輸便捷，占有明顯應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。但事物發(fā)展具有兩面性，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間實(shí)踐應(yīng)用發(fā)現(xiàn)，正因?yàn)殡娮訖n案易于更改、修復(fù)的特性導(dǎo)致其數(shù)據(jù)真實(shí)性受到質(zhì)疑，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用令檔案信息安全性存在一定影響。因此電子檔案不能完全代替紙質(zhì)檔案，為促進(jìn)檔案管理水平提升，保證檔案數(shù)據(jù)安全性與真實(shí)性，需要提高紙質(zhì)檔案重視程度，促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案二者同時(shí)進(jìn)步，從而使檔案管理效用得到充分發(fā)揮，檔案信息化管理水平得到有效提升。

1 紙質(zhì)檔案

1.1 紙質(zhì)檔案概述

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)記錄方式，應(yīng)用紙作為檔案載體，以筆為工具進(jìn)行記錄，使用文字或圖表表達(dá)檔案內(nèi)容，從而形成檔案以實(shí)現(xiàn)保存。檔案建設(shè)是對(duì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中過(guò)去經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)并且為未來(lái)發(fā)展提供參考，是促進(jìn)發(fā)展水平提升的重要措施。紙質(zhì)檔案應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng)，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平提升與社會(huì)進(jìn)步中起著重要作用。

1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)分析

（1）信息與載體間聯(lián)系緊密。應(yīng)用紙張進(jìn)行信息記錄，其信息與載體間統(tǒng)一性較強(qiáng)，能夠保障信息具有原始性，是促進(jìn)信息真實(shí)性、可靠性提升的重要方式。紙質(zhì)檔案信息存儲(chǔ)具有可靠性，信息對(duì)介質(zhì)具有較強(qiáng)依附性，載體與信息間聯(lián)系極為緊密，不易對(duì)信息進(jìn)行修改，因此保證了信息的穩(wěn)定性與安全性。信息與載體間密不可分，令檔案信息可靠度提升，依據(jù)所記載內(nèi)容進(jìn)行信息提取能夠有效避免誤差出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。

（2）充分表達(dá)了檔案的原始憑證性。紙質(zhì)檔案的記錄是對(duì)于歷史發(fā)生時(shí)間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準(zhǔn)確客觀的表達(dá)一個(gè)時(shí)間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內(nèi)容。

（3）信息存儲(chǔ)的介質(zhì)耐久性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，其可存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)，不會(huì)輕易受到損傷，可以進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存。只要在進(jìn)行保管的過(guò)程中較少其化學(xué)反應(yīng)發(fā)生條件，就可以很好地確保紙質(zhì)檔案的使用壽命。

1.3 紙質(zhì)檔案劣勢(shì)分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，電子檔案出現(xiàn)在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質(zhì)檔案更加簡(jiǎn)單，所以也就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢(shì)，主要如下：

（1）紙質(zhì)檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進(jìn)行記錄、歸檔以及裝盒的時(shí)候都需要付出較多的時(shí)間，并且還需要許多人共同完成，同時(shí)還不能保證工作效率，造成了資源浪費(fèi)。

（2）信息獨(dú)占性較為明顯，并不支持多人同時(shí)閱讀，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行閱讀或者借閱的時(shí)候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。

2 紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質(zhì)檔案原始憑證可確保檔案的真實(shí)性

檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對(duì)檔案來(lái)說(shuō)，完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應(yīng)用就必須解決好電子檔案的真實(shí)性及其法律效力兩個(gè)問(wèn)題。紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過(guò)程中，因?yàn)檎鎸?shí)性在電子檔案中的難以確定性，對(duì)于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質(zhì)檔案來(lái)使其真實(shí)性和法律效力有可靠的保證。

2.2 紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性可確保檔案信息安全性

因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)及信息存儲(chǔ)的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來(lái)，電子檔案在傳輸、存儲(chǔ)和利用中的安全性就相對(duì)比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行信息安全防護(hù)。很多存在于電子檔案中的信息安全問(wèn)題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗(yàn)都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開(kāi)發(fā)和應(yīng)用諸多類(lèi)型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強(qiáng)檔案信息保存與利用價(jià)值的永久性

因?yàn)殡娮游募仨氃诠獗P(pán)、磁盤(pán)等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲(chǔ)，就不可避免地被存儲(chǔ)載體、技術(shù)條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實(shí)體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)載體和使用設(shè)施保管的要求更為苛刻。對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠(yuǎn)離自然災(zāi)害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過(guò)一千年以上的長(zhǎng)期壽命。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的方法

3.1 促進(jìn)檔案管理人員觀念的更新

長(zhǎng)期以來(lái)，紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個(gè)無(wú)法避免的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求檔案管理人員面對(duì)現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢(shì)盡快使自己的思想觀念實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，以全面型檔案管理人才的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，與時(shí)代的要求合拍，科學(xué)管理電子檔案。進(jìn)一步強(qiáng)化自我創(chuàng)新能力，才能樹(shù)立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

檔案信息化管理離不開(kāi)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定著檔案信息的質(zhì)量，合格的數(shù)據(jù)格式必須將相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)建立和完善。同時(shí)，還要推進(jìn)新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等項(xiàng)目。因此，必須將完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度建立起來(lái)，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案信息化管理趨勢(shì)明顯，要求提高檔案信息化管理水平，電子檔案應(yīng)用范圍開(kāi)始擴(kuò)大。但在檔案管理工作中，仍然不能忽視紙質(zhì)檔案管理工作，作為可靠性高、真實(shí)性好的傳統(tǒng)檔案記錄方式，紙質(zhì)檔案仍然無(wú)法被電子檔案完全取代。電子檔案的出現(xiàn)促進(jìn)了整體檔案管理水平提升，但為了保證檔案數(shù)據(jù)的充分發(fā)揮，提高檔案應(yīng)用真實(shí)性，需要重視紙質(zhì)檔案應(yīng)用，在促進(jìn)電子檔案管理水平提升的同時(shí)也要不斷發(fā)展紙質(zhì)檔案管理制度。

參考文獻(xiàn)

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