試析數(shù)字檔案管理中的知識發(fā)現(xiàn)與知識服務(wù)

董唯

摘 要：在新時代，檔案的管理工作已經(jīng)邁進了數(shù)字化的時代。相較于傳統(tǒng)檔案，數(shù)字檔案所儲存的信息量更加的龐大，其內(nèi)容也從傳統(tǒng)檔案的單一的文字、圖片形式，發(fā)展到了數(shù)字化檔案的影音、圖像、文字、視圖多種儲存模式。而且無論是傳統(tǒng)檔案還是新時代下的電子檔案，其中都蘊含著數(shù)量巨大的信息資料，這就要求檔案管理人員不僅能夠妥善保管檔案資料，更能夠依托巨大的檔案資源，在其中發(fā)現(xiàn)有價值的資源，以更好的服務(wù)社會。本文就數(shù)字檔案管理中的知識發(fā)現(xiàn)與知識服務(wù)進行了分析研究，以期能夠為同行業(yè)工作者提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案管理；知識發(fā)現(xiàn)；知識服務(wù)

電子科技、網(wǎng)絡(luò)信息、大數(shù)據(jù)等等方面的高速發(fā)展，也使得我國檔案管理進入了數(shù)字化的新時代?，F(xiàn)階段，我檔案管理工作，正在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上通過整理、整合，對整體檔案資源進行數(shù)字化的檔案管理建設(shè)，我國歷史悠久、人口眾多，也就導(dǎo)致了我國檔案資料的數(shù)量巨大。面對如此巨大的檔案資源，各地方管理機構(gòu)也在根據(jù)自身特點，積極的進行數(shù)字檔案管理工作的摸索，展開多種形式的管理及服務(wù)。各地方管理中作進程中，都秉持著以實現(xiàn)現(xiàn)有資源共享的目的，逐漸摸索出一套行之有效的知識發(fā)現(xiàn)與服務(wù)的工作方式。

1 知識服務(wù)的所面對的困難

檔案管理數(shù)字化的進程，使得人們有了更為豐富的方式對檔案工作進行有效的管理和服務(wù)，相對于傳統(tǒng)的檔案管理、查詢工作發(fā)生了質(zhì)的飛躍，依托現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、電子科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。能夠在數(shù)據(jù)庫之中快速并且精確的的索引到自己所需要的電子檔案信息。但是，用戶在實際操作中，如果用戶想要根據(jù)自身所遇到的具體困難尋找解決方案的信息則并不簡單，檔案信息儲藏量又浩如煙海，使得這項工作的工作量也隨之巨增。并且用戶所獲的到的信息往往會和要解決的問題存在一定的偏差，會附帶出較多冗雜的其他信息資源，這也使得人們對于現(xiàn)代的電子檔案管理工作有了更高的要求。簡言之，現(xiàn)代的用戶已經(jīng)不僅僅滿足與檔案的查尋功能，而是更加迫切的需要在知識服務(wù)之下能夠在海量的檔案信息之中，找到對于當(dāng)前所面對問題最有效的解決方案信息資源。

2 相關(guān)概念解析

2.1 知識發(fā)現(xiàn)概念的解析

知識發(fā)現(xiàn)這個概念已經(jīng)在人類歷史出現(xiàn)了很長時間，這一概念最早是在二十世紀(jì)八十年代一個國際學(xué)術(shù)交流會中提出的，這個學(xué)術(shù)交流會是在美國底特律召開的，從某個角度來說這次國際學(xué)術(shù)交流會推動了人類知識發(fā)現(xiàn)的進程。知識發(fā)現(xiàn)的進程開展的速度并不算快，這一個概念施時隔六年之后，才又一次被人人們在加拿大的一個同類型學(xué)術(shù)交流會上提及并且對這一概念做出了進一步說明，但在人們的普遍工共識中，知識發(fā)現(xiàn)這一概念是由自由學(xué)者fayyad在上個世界九十年代所提出的。在大多數(shù)人們的認(rèn)知中，知識發(fā)現(xiàn)的這一概念就是在在浩如煙海的檔案中通過技術(shù)手段找到有價值的知識，而檔案往往都是以數(shù)據(jù)的形式儲存起來的，所以要想找到關(guān)鍵的知識首先要把數(shù)據(jù)變成知識。而這一認(rèn)知從一個側(cè)面描述了知識發(fā)現(xiàn)，但是不夠全面。全面來講，知識發(fā)現(xiàn)不是一個具體的動作或者行為，它是一個過程，轉(zhuǎn)化的過程，知識發(fā)現(xiàn)是信息挖掘、信息綜合、信息挑選、信息轉(zhuǎn)化的綜合表現(xiàn)，其目的是通過知識發(fā)現(xiàn)過程的處理嗎，能夠?qū)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成知識供人們直接使用。

2.2 知識服務(wù)

知識服務(wù)這一觀念的提出要比發(fā)現(xiàn)知識要晚，是在1999年一篇論文中提出的，論文的作者是任俊為。知識服務(wù)的重點是服務(wù)，而且是利用信息服務(wù)，在開展服務(wù)的前提就是能夠豐富的信息資源去支持服務(wù)，而且在服務(wù)的時候，也要使用一定的技術(shù)，包括智能技術(shù)，這樣可以幫助人們在眾多的信息資源中，找到有效的信息。從這種觀念中，我們可以看出來，知識服務(wù)是信息服務(wù)的發(fā)展?，F(xiàn)階段，人們對知識服務(wù)的觀念有不同的看法，一部分人認(rèn)為，知識服務(wù)是為需要的人提供有用的信息資源，將信息提取、重組任何開發(fā)服務(wù)。

3 改進措施

3.1 數(shù)字檔案信息空間

開展數(shù)字檔案管理中的知識服務(wù)，首先要明確數(shù)字檔案信息空間的概念。數(shù)字檔案信息空間是宏觀信息空間中的子空間，是由數(shù)字檔案數(shù)據(jù)空間、軟件空間、硬件空間、時間空間、技術(shù)空間、網(wǎng)絡(luò)空間和服務(wù)空間等構(gòu)成的空間集合。信息空間概念的運用始于對計算機應(yīng)用系統(tǒng)的描述。對計算機應(yīng)用系統(tǒng)而言，信息是對客觀事物運動過程的描述，數(shù)據(jù)則是對信息的編碼。應(yīng)用系統(tǒng)運行過程中，系統(tǒng)的功能和信息管理是通過對數(shù)據(jù)的加工和處理來完成的。這時，包括硬件、軟件和數(shù)據(jù)在內(nèi)的計算機系統(tǒng)構(gòu)成一個完整的信息空間。

3.2 數(shù)字檔案信息空間組織模式

數(shù)字檔案信息空間的組織模式是指系統(tǒng)的運行環(huán)境、內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及相互間的關(guān)系模式。數(shù)字檔案信息空間的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)結(jié)合數(shù)字檔案與知識服務(wù)的特點，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系、數(shù)據(jù)管理體系、應(yīng)用和服務(wù)體系、標(biāo)準(zhǔn)體系和安全體系等，從而構(gòu)成一個高效運行的有機整體。一般說來，數(shù)字檔案信息空間應(yīng)當(dāng)包括數(shù)據(jù)管理空間、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用空間、知識服務(wù)空間三個組成部分。

3.3 基于數(shù)字檔案信息空間的知識服務(wù)系統(tǒng)

3.3.1 數(shù)字化管理

數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的主要功能是將經(jīng)過加工處理的各類非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息轉(zhuǎn)換成能被數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進行處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息。這個功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導(dǎo)入功能加以實現(xiàn)的。數(shù)字信息存取的主要功能是建立數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫和相關(guān)鏈接，建立檔案信息資源組織體系，實現(xiàn)檔案信息資源的集成、組織、存儲、更新與管理。

3.3.2 知識服務(wù)

知識服務(wù)需要在數(shù)字管理上進行，而且數(shù)字檔案可以按照自身的種類該分類，并且知道用戶需要的信息，在分類的時候，為用戶提供服務(wù)。數(shù)字化檔案的體系可以有以下4種分類，一種是資源分類；第二種是為用戶建立模型；第三種是處理反饋信息；第四種是知識推薦。資源分類是將整體的信息資源分成若干個部分，每個部分要有順序以保證能夠提供更多的信息，使其成為信息建設(shè)的基礎(chǔ)。建立模型，主要是以用戶的喜好為主，這樣可以保證能夠方便開展知識服務(wù)。反饋處理，主要是處理用戶在接受服務(wù)所反饋的信息，包括評價等等。然后根據(jù)反饋信息重新改正，以保證為用戶推送的信息都能夠滿足用戶需要。

結(jié)束語

信息的高速發(fā)展，給人們的生產(chǎn)生活帶來了巨大的便利。但在信息發(fā)展的過程中，也產(chǎn)生了很多的無用信息干擾了人們對于知識的發(fā)現(xiàn)與服務(wù)，給人生活造成了一定程度的影響。這也就給數(shù)字檔案管理工作帶來了新的要求，要求檔案管理能夠與時俱進，積極的吸收先進電子技術(shù)，的提高知識水平及專業(yè)水平，促進國家電子檔案知識發(fā)現(xiàn)與服務(wù)取得更好的成績。

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