基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式研究

聶寓聆

摘要：教育系統(tǒng)在建立檔案管理期間，不僅要具有優(yōu)秀的管理理念，還要具有良好的管理技術(shù)。所以基于服務(wù)的檔案管理模式成為主要的發(fā)展趨勢(shì)。本文根據(jù)知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的相關(guān)含義和意義，闡述這種模式的構(gòu)建形式。

關(guān)鍵詞：知識(shí)服務(wù)；檔案管理；研究

引言：基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式主要以知識(shí)編碼以及人性化的服務(wù)理論為主要依據(jù)的。在管理期間，主要為用戶實(shí)現(xiàn)良好的服務(wù)方式為主要目的。根據(jù)相關(guān)知識(shí)的編碼方式，實(shí)現(xiàn)人性化的發(fā)展理念，從而構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理模式。

一、基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式中的含義和意義

基于服務(wù)的檔案管理模式主要是建立在相關(guān)的管理形式和相關(guān)制度上的，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行編碼，使管理流程在這種簡(jiǎn)化形式下滿足客戶之間的需求。檔案管理模式的實(shí)施和管理是以服務(wù)為主要模式建立的，不僅能為用戶提供高效的、優(yōu)質(zhì)的管理形式，還能保障管理工作的質(zhì)量服務(wù)，與傳統(tǒng)的檔案管理不同，它在進(jìn)行數(shù)據(jù)管理期間，是對(duì)整個(gè)知識(shí)進(jìn)行管理，以用戶的服務(wù)為主要基礎(chǔ)形式，在互聯(lián)網(wǎng)形式上滿足用戶之間的互動(dòng)方式。所以對(duì)該系統(tǒng)的建立實(shí)施優(yōu)化對(duì)教育系統(tǒng)的發(fā)展具有重要作用。因?yàn)檫@種管理過(guò)程的實(shí)施是以電子設(shè)備為主要基礎(chǔ)建設(shè)的，它能對(duì)各個(gè)知識(shí)模塊實(shí)現(xiàn)編碼以及加工等過(guò)程，是根據(jù)用戶需要以及用戶的相關(guān)利益來(lái)實(shí)現(xiàn)的。所以說(shuō)，基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式轉(zhuǎn)化了傳統(tǒng)檔案在積累以及評(píng)價(jià)等服務(wù)形式，實(shí)現(xiàn)了檔案在管理期間的功能擴(kuò)展。盡管在管理期間會(huì)投入相關(guān)的人力、物力，但為了滿足用戶在實(shí)際工作中的滿意程度，保障其在信息資源上的有效利用，就要實(shí)現(xiàn)知識(shí)支撐形式。

二、基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式構(gòu)建

（一）總體布局

基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式在總體布局方式上主要是根據(jù)動(dòng)力基礎(chǔ)以及目標(biāo)成效來(lái)實(shí)現(xiàn)構(gòu)建方式的。在動(dòng)力基礎(chǔ)實(shí)施形式上，首先，教育系統(tǒng)要建立相關(guān)的管理機(jī)制，因?yàn)楣芾頇C(jī)制的建立是教育系統(tǒng)在發(fā)展檔案管理模式期間的基礎(chǔ)條件，它能將相關(guān)的文化理念、管理制度以及組織的相關(guān)結(jié)構(gòu)進(jìn)行構(gòu)建，并實(shí)現(xiàn)整個(gè)管理工作在運(yùn)行期間的規(guī)范性。還要在教育檔案管理中建設(shè)監(jiān)督機(jī)制，在整個(gè)管理過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)良好的監(jiān)督效果才能實(shí)現(xiàn)良好的保障工作，因?yàn)楸O(jiān)督機(jī)制的建立對(duì)整個(gè)管理過(guò)程具有約束作用，它能夠針對(duì)相關(guān)的管理問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出合理的解決對(duì)策。整個(gè)檔案管理工作中，最主要的就是管理流程，其中不僅要對(duì)檔案中的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理，還要進(jìn)行相關(guān)的檢索以及服務(wù)等過(guò)程。對(duì)于目標(biāo)成效來(lái)說(shuō)，最主要的目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)動(dòng)力基礎(chǔ)，能夠?yàn)榻逃龑?shí)現(xiàn)的戰(zhàn)略目標(biāo)建立相關(guān)戰(zhàn)略以及產(chǎn)品，使學(xué)習(xí)組織以及客戶之間的響應(yīng)形式連接起來(lái)，并促進(jìn)其在成效目標(biāo)上的實(shí)現(xiàn)。

（二）構(gòu)建原則

1實(shí)現(xiàn)目標(biāo)原則

教育系統(tǒng)在發(fā)展中的主要目的就是實(shí)現(xiàn)相關(guān)利益和學(xué)習(xí)，所以建立的服務(wù)檔函也要與相關(guān)的利益與學(xué)習(xí)為主要方向。雖然在檔案管理中，不能為教育生產(chǎn)實(shí)現(xiàn)較大利益，但可以將這種整理形式實(shí)現(xiàn)良好的價(jià)值體現(xiàn)，并努力實(shí)現(xiàn)其在發(fā)展與建設(shè)中的利益，從而保障教育目標(biāo)在實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的方便性和便捷性。檔案管理在管理期間，隨著外界的不斷變化而變化發(fā)展的，在管理過(guò)程中，要隨著時(shí)代的不斷變化為發(fā)揮創(chuàng)新性，避免傳統(tǒng)的管理方式。所以說(shuō)，檔案管理在實(shí)施過(guò)程中，檔案管理部門(mén)要根據(jù)相關(guān)的目標(biāo)意識(shí)建立一定的實(shí)施方案，不僅要實(shí)現(xiàn)管理人員的積極性，還要掌握整個(gè)管理過(guò)程的規(guī)范性和監(jiān)督性，從而保障其在長(zhǎng)遠(yuǎn)利益上的實(shí)現(xiàn)。

2集成系統(tǒng)原則

檔案管理在實(shí)施過(guò)程期間，主要對(duì)知識(shí)進(jìn)行服務(wù)管理。不僅要在體制建設(shè)中實(shí)現(xiàn)有效性，還要處理管理機(jī)制與管理過(guò)程之間的關(guān)系，并創(chuàng)建系統(tǒng)集成方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作。首先，要實(shí)現(xiàn)堅(jiān)持與被堅(jiān)持的發(fā)展原則，在檔案管理過(guò)程中，檔案管理過(guò)程要與教育的實(shí)施戰(zhàn)略聯(lián)系起來(lái)，為了實(shí)現(xiàn)它的積極目標(biāo)，就要在管理體制上積極建立。保證整個(gè)過(guò)程的實(shí)施和了解，還要在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)分層次以及分跨度管理模式，不僅要滿足上級(jí)管理提出的相關(guān)要求，在管理職位選擇上，還要根據(jù)它的發(fā)展要求來(lái)建立，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值發(fā)展。然后，還要遵循指導(dǎo)與被指導(dǎo)方式，檔案工作在管理期間，相關(guān)的管理機(jī)制發(fā)揮著指導(dǎo)作用，所以，要實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部管理與檔案管理工作之間的統(tǒng)一、協(xié)調(diào)，就要保證檔案工作與組織之間的良好關(guān)系，不僅要在這種關(guān)系建立中實(shí)現(xiàn)良好的交流與溝通，還要實(shí)現(xiàn)教育資源之間的整合與利用方式。

3整合資源原則

資源在整合期間，教育系統(tǒng)檔案管理部門(mén)不僅要實(shí)現(xiàn)有序化的管理形式，還要實(shí)施資源整合形式。檔案管理部門(mén)在實(shí)施期間，要以良好的思維建設(shè)實(shí)施資源管理工作。首先，檔案管理部門(mén)要注重檔案在生成、流通以及歸檔等過(guò)程的實(shí)施，并保證各個(gè)部門(mén)之間的管理行為、監(jiān)督行為以及指導(dǎo)行為。這樣在實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展管理中，才能實(shí)現(xiàn)教育的良好競(jìng)爭(zhēng)力。還要對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)收集、整理以及檢索等服務(wù)形式，根據(jù)檔案在層次之間的管理，學(xué)校能針對(duì)發(fā)展的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)其在發(fā)展期間的經(jīng)濟(jì)效益和檔案管理的優(yōu)化工作。

結(jié)論：知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的建設(shè)對(duì)教育發(fā)展具有重要作用，因?yàn)樵诎l(fā)展過(guò)程中，沒(méi)有將檔案管理工作放在重要位置，檔案管理部門(mén)在學(xué)校發(fā)展中沒(méi)有實(shí)現(xiàn)較高地位。不僅人員在實(shí)際工作中沒(méi)有一定的積極意識(shí)，服務(wù)發(fā)展也存在一定變化。所以，由于教育系統(tǒng)的檔案管理工作，不僅改善了教育系統(tǒng)的管理與服務(wù)，也促進(jìn)了它在發(fā)展目標(biāo)上的實(shí)現(xiàn)。