檔案信息化建設(shè)與檔案管理的若干思考

王佳

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對其實(shí)際應(yīng)用的范圍也在逐漸擴(kuò)大。將信息技術(shù)有效的應(yīng)用于檔案管理工作中，不僅可以提高相應(yīng)的工作效率，而且能夠通過一定的技術(shù)將檔案工作中的難點(diǎn)進(jìn)行有效解決，在很大程度上促進(jìn)檔案工作的長效，穩(wěn)定發(fā)展。因此，本文將從檔案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)管理狀及存在問題進(jìn)行入手分析，進(jìn)而給出具體的改善措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；檔案管理；存在問題

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）015-00-01

前言

檔案對國家的發(fā)展和建設(shè)具有重要意義。隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸發(fā)展，檔案管理工作的實(shí)施面臨著革新。要想跟進(jìn)時代的進(jìn)步，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的管理發(fā)展，就應(yīng)該大力發(fā)展電子檔案。但是從檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀來看，相關(guān)的管理工作還存在一定的問題，需要工作人員根據(jù)問題的存在，展開具體的改善，進(jìn)而提高管理水平，促進(jìn)行業(yè)發(fā)展。

一、存在問題

1.數(shù)據(jù)異構(gòu)性

發(fā)展信息化檔案建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子版，能夠促進(jìn)檔案的管理安全性，提高工做效率。但是在企業(yè)對這項(xiàng)工作進(jìn)行具體開展的過程中，由于各個企業(yè)都采用這種模式，導(dǎo)致檔案資料庫中的檔案眾多，難以進(jìn)行有效的分類，使工作開展面臨著一定難題。而且，對檔案的內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行整體，其過程較為復(fù)雜，為工作的具體展開帶來了難題。不同檔案之間存在一定差異，無法將他們進(jìn)行有效的分類，是現(xiàn)在發(fā)展檔案信息化所面臨的重點(diǎn)難題。需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

2.具有分散性

在對檔案信息發(fā)展現(xiàn)狀作具體分析的過程中，高度的分散性是阻礙它發(fā)展的另一個難題。工作人員在對檔案工作進(jìn)行管理的過程中，不同地區(qū)所使用的管理方法和對應(yīng)的管理水平存在一定的差異性，使得國家無法見他們進(jìn)行規(guī)劃統(tǒng)一，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對它實(shí)施管理。這為檔案的建設(shè)工作帶來了一定的發(fā)展難題。而促進(jìn)檔案信息化發(fā)展的首要前提就是加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)管理的規(guī)范化進(jìn)行。

二、改善措施

1.提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)

發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)的管理工作，首先應(yīng)該加強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對他們的管理，對操作人員提出一定的能力技術(shù)要求。要求相應(yīng)的工作人員不僅要有過強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，而且具備相應(yīng)的思想精神。面對著快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會，工作者要明確自己的工作性質(zhì)，迎接時代的挑戰(zhàn)，將自己的思路進(jìn)行強(qiáng)化，培養(yǎng)勇于探索的精神，從而使自己的綜合素質(zhì)得以不斷的提高，為相關(guān)檔案工作貢獻(xiàn)一份力量，這也是工作的必要需求。也就是說，相關(guān)的檔案管理部門，要想順應(yīng)時代的發(fā)展，促進(jìn)自身的進(jìn)步，就要對相關(guān)的工作人員提出更高的要求，競爭意識和生存危機(jī)的雙面夾擊，就會在很大成度上促進(jìn)員工不得不做好自身發(fā)展，對技術(shù)技能進(jìn)行強(qiáng)化，自身素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)。從而使得工作質(zhì)量被得以有效提高的同時，極大地促進(jìn)了促進(jìn)人員綜合素質(zhì)的全面提升。

2.提高工作質(zhì)量

促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的管理，需要將檔案的管理質(zhì)量進(jìn)行提高。堅(jiān)持一定的管理原則，對檔案進(jìn)行歸類和整體，促進(jìn)檔案的分化。在具體的工作過程中，相應(yīng)的管理人員要遵照檔案管理工作進(jìn)展的相應(yīng)原則，促進(jìn)檔案管理水平的不斷提高。根據(jù)具體的管理方法和管理水平，將所有信息化的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，促進(jìn)水平的一體化標(biāo)準(zhǔn)。要能夠?qū)④浖l(fā)展和硬件發(fā)展進(jìn)行并重提高，能夠在進(jìn)行信息資源整合的同時，將調(diào)整智能工作進(jìn)行捋順，與此同時，在發(fā)展農(nóng)村應(yīng)用管理的同時，帶動企業(yè)和事業(yè)單位的共同進(jìn)步，并注意將管理工作和安全意識想結(jié)合。在這樣的發(fā)展過程中，要對相關(guān)的工作人員素質(zhì)提出要求，對服務(wù)水平和技術(shù)技能定出標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)工作人員能力的增加。

3.加強(qiáng)電子文件歸檔管理

要想促進(jìn)檔案工作的信息化發(fā)展，需要將思想進(jìn)行開放，促進(jìn)電子文件的歸檔管理，將檔案信息化管理水平進(jìn)行提高。在進(jìn)行信息化發(fā)展的過程當(dāng)中，應(yīng)該加強(qiáng)對各地區(qū)的管理工作，促進(jìn)他們將工作重點(diǎn)放在管理方面上，嚴(yán)格遵循相關(guān)工作的工作原則，針對不同類型的檔案信息載體，要進(jìn)行一定的轉(zhuǎn)化和處理。并且要嚴(yán)格限制工作時間。然后要加強(qiáng)對自身檔案的信息化流程的質(zhì)量管理，對文件積累進(jìn)行監(jiān)管，加強(qiáng)對文件鑒定的權(quán)限，促進(jìn)電子檔案的真實(shí)性和完整性。這對檔案工作管理制度的開展具有重要影響，它不僅關(guān)乎著檔案的質(zhì)量，而且影響著檔案信息化的后期發(fā)展。

三、結(jié)語

促進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)和管理，需要對發(fā)展現(xiàn)狀中存在的不足進(jìn)行分析，將它們具有針對性的解決，促進(jìn)工作人員的工作技能和整體素質(zhì)，提高工作本身的工作質(zhì)量，加強(qiáng)電子文件的歸檔管理。促進(jìn)檔案工作的信息化發(fā)展，提高工作質(zhì)量，使檔案信息化管理工作水平得到不斷的提升，為國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

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作者簡介：王 佳（1986-），女，漢族，黑龍江依蘭縣人，本科，助理館員，主要從事檔案管理研究。