論事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

王芳

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的速度不斷加快，事業(yè)單位改制工作逐漸深入，提高人事檔案的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，能夠有效促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。同時(shí)，這也是事業(yè)單位人事部門面臨的一項(xiàng)重要難題。為了促進(jìn)檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理充分發(fā)揮人事檔案的積極作用，應(yīng)積極地將檔案管理技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)通過事業(yè)單位人事檔案有機(jī)的結(jié)合起來。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號：R197.324 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）12-0236-01

進(jìn)入21世紀(jì)，經(jīng)濟(jì)的競爭，實(shí)際上就是人才的競爭，只有科學(xué)有效地管理人才，才可以增強(qiáng)事業(yè)部門的核心競爭能力，所以，事業(yè)部門必須強(qiáng)化對人事資料檔案的存放及管控工作。因?yàn)楝F(xiàn)在很多社會部門在管控人事資料檔案的工作環(huán)節(jié)中重視程度不夠，其中很多的管理細(xì)節(jié)工作在執(zhí)行上存在缺失，因此引發(fā)職責(zé)劃分混濁不清，最后引發(fā)相關(guān)責(zé)任達(dá)不到圓滿的旅行。檔案資料管控業(yè)者業(yè)務(wù)素養(yǎng)欠佳，沒有進(jìn)行過專門的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，大大阻礙了事業(yè)部門檔案資料管控品質(zhì)的增強(qiáng)。沒有完善建立有效的人事資料檔案管控制度體系亦為制約人事型檔案資料管控訊息化、正規(guī)化及精準(zhǔn)化的關(guān)鍵性因素。在此就怎樣增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理進(jìn)行了分析。

1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度

構(gòu)建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規(guī)化、科學(xué)化的軌道有序運(yùn)行，這是搞好檔案工作的關(guān)鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機(jī)構(gòu)及運(yùn)作機(jī)制是實(shí)施檔案管理工作的基本保障。長期的檔案資料管理工作過程提醒我們，在所有建檔部門內(nèi)部設(shè)立完整的檔案管理室，設(shè)置檔案管理工作的分管負(fù)責(zé)人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門職責(zé)，且依照單位內(nèi)部設(shè)置的具體機(jī)構(gòu)組成狀況配設(shè)備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網(wǎng)絡(luò)化機(jī)制，其是完全滿足現(xiàn)階段檔案管理部門工作現(xiàn)實(shí)需求的。

2 增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識

當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)訊息化技術(shù)使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質(zhì)、快節(jié)奏的發(fā)展道路，然而其亦給現(xiàn)實(shí)的檔案資料管理過程造成了一些安全缺陷?，F(xiàn)階段，一些單位在開展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現(xiàn)出極為的淡薄狀態(tài)，往往出現(xiàn)檔案訊息資料的遺失及暴露，并由此帶來巨大的組織功能隱患。并且對電子型檔案資料保管中實(shí)施的升格式版本的非兼容品質(zhì)及不能辨認(rèn)性，存放檔案材料以及其承載軟件的易受損等問題的輕視，時(shí)?？梢l(fā)對珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對訊息參數(shù)庫內(nèi)儲存的相關(guān)價(jià)值性數(shù)據(jù)依照運(yùn)作權(quán)限范圍實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)容分類及加密處理，須精細(xì)處置好訊息檔案資料的保管和運(yùn)用的關(guān)系，不但須消除只求穩(wěn)定、不思創(chuàng)新的保守思想，還應(yīng)防范隨意變更、沒有規(guī)則的馬虎思想。

3 采用公文制發(fā)的方式

檔案是由公文逐漸發(fā)展轉(zhuǎn)化而來的。所以，公文制發(fā)的質(zhì)量，就會對以后的檔案的質(zhì)量產(chǎn)生重要的影響。這就需要我們在公文制發(fā)的時(shí)候，應(yīng)該認(rèn)真遵從正規(guī)化及精準(zhǔn)化的模式展開制發(fā)工作，進(jìn)而大幅度提升檔案資料管理品質(zhì)，促使檔案資料管理過程可以更加精準(zhǔn)化及正規(guī)化。第一，需真正實(shí)現(xiàn)檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說要使紙張和質(zhì)量相一致，而且其格式必須統(tǒng)一，完美遵照國家的統(tǒng)一控制基準(zhǔn)。第二，須審查在編制發(fā)布公文的過程中是否滿足正規(guī)的操作程序，公文材料的樣式及其內(nèi)容是否屬實(shí)。第三，須確保編制公文材料的字跡規(guī)范清晰，使用規(guī)定的文種。這樣，才能夠使日后的檔案資料管控過程能夠真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

4 實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

其總體任務(wù)是達(dá)到檢索運(yùn)用簡潔化、案卷規(guī)整化以及應(yīng)用價(jià)值的最高化的檔案保管目標(biāo)。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護(hù)。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時(shí)又要分清主次，掌握重點(diǎn)。

5 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案管理工作在很大程度上都會取決于管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)，其承擔(dān)的責(zé)任是非常重要的。所以，想要加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就需要不斷地加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，要注重培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能。同時(shí)，還需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)乃枷氲赖陆逃蛊渚哂幸欢ǖ恼斡X悟，形成一定的管理意識。

6 結(jié)語

總之，事業(yè)單位人事檔案管理工作對于單位的發(fā)展有著重要的影響。這就需要事業(yè)單位能夠認(rèn)清自身擔(dān)負(fù)的責(zé)任，應(yīng)該努力學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以高度的責(zé)任心和態(tài)度來開展檔案管理工作。首先，應(yīng)該把所有的檔案輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行有效地管理。這樣能夠使信息資源更加豐富。

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