企業(yè)合同管理工作存在的風(fēng)險(xiǎn)研究

鄧月銳++任澤坤++劉秀云++鄭梅姣++楊眉

[摘 要] 企業(yè)合同是當(dāng)事人之間達(dá)成的承諾和協(xié)議，規(guī)定了當(dāng)事人間的合作內(nèi)容、價(jià)款、權(quán)利和職責(zé)。合同管理貫穿了整個(gè)合同談判、調(diào)研、簽訂、履約、合同后期等整個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都存在管理風(fēng)險(xiǎn)和漏洞，需要企業(yè)及合同管理人員引起充分重視。

[關(guān)鍵詞] 合同管理；魚刺圖；風(fēng)險(xiǎn)分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 047

[中圖分類號(hào)] F715.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）13- 0112- 02

0 引 言

合同是平等主體的自然人、法人及其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的意思表示一致的協(xié)議，是反映交易的法律形式，合同以設(shè)立、變更或終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系為目的和宗旨。各方當(dāng)事人通過合同以明確條款方式約定當(dāng)事人之間達(dá)成一致的條款協(xié)議以及各方的權(quán)利和義務(wù)。

合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行談判、訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱，具有全過程性、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。

1 合同管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)分析

1.1 前期工作及合同談判階段

1.1.1 合同項(xiàng)目論證工作不到位或未做論證合同管理人員

對(duì)項(xiàng)目工作未做充分的論證，或論證不充分，對(duì)合同的擬約定工作內(nèi)容、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款支付、違約、權(quán)利和責(zé)任等主要條款無一個(gè)清晰的概念和準(zhǔn)確把握，這些問題都會(huì)給擬簽訂項(xiàng)目合同帶來質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

1.1.2 資歷和資信調(diào)研未開展對(duì)擬參與談判單位的調(diào)研工作

合同實(shí)施單位未有效審查參與談判單位的資歷，對(duì)其業(yè)務(wù)范圍是否符合招標(biāo)要求，技術(shù)條件是否具備，是否具有履約能力，企業(yè)的資信是否存在問題等情況沒有調(diào)研清楚，信息收集不夠，最終導(dǎo)致合同目的不能實(shí)現(xiàn)，有可能導(dǎo)致企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失。

1.1.3 招投標(biāo)工作不規(guī)范，有的企業(yè)怕麻煩而減少工作量

簡(jiǎn)化招標(biāo)工作和環(huán)節(jié)或干脆繞過招投標(biāo)過程，直接內(nèi)定合同單位，導(dǎo)致合同存在重大缺陷；某些企業(yè)出于項(xiàng)目工作內(nèi)容的特殊性或工作內(nèi)容的延續(xù)性考慮，談判工作存在擬合作單位內(nèi)定，采取陪標(biāo)方式進(jìn)行操作，不符合合同管理規(guī)范要求，也會(huì)導(dǎo)致合同存在重大缺陷。

1.1.4 合同談判未做充分的溝通

談判過程中，項(xiàng)目實(shí)施方與參與談判單位未做有效的溝通，忽略合同關(guān)鍵細(xì)節(jié)和問題，對(duì)合同報(bào)價(jià)的可調(diào)控空間把握不好，無法掌握談判的主動(dòng)權(quán)，將為項(xiàng)目帶來不必要的支出和經(jīng)濟(jì)損失，也對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)控審查帶來風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 合同審查和訂立階段

1.2.1 合同審查流于形式

合同文本不規(guī)范，導(dǎo)致合同內(nèi)容存在重大缺陷，某些企業(yè)由于合同管理水平不高，對(duì)合同內(nèi)容的重視不夠，又沒有統(tǒng)一、規(guī)范的合同范本，因此在合同文本的選擇上多比較被動(dòng)，習(xí)慣使用對(duì)方提供的合同文本，在合同關(guān)鍵條款上處于弱勢(shì)一方，一旦出現(xiàn)合同糾紛，很容易陷入被動(dòng)的局面；有些企業(yè)雖有合同文本，但其內(nèi)容沒有經(jīng)過專業(yè)人員審核或?qū)贤瑢彶椴涣?，未?duì)合同文本進(jìn)行詳細(xì)分析，關(guān)鍵條款缺失，或表述不清，缺乏可操作性，容易導(dǎo)致將來發(fā)生履行困難，責(zé)任難以界定的尷尬局面。

1.2.2 合同簽訂行為不規(guī)范

許多企業(yè)在經(jīng)濟(jì)交往中，只是將簽訂合同行為當(dāng)成一種形式，簡(jiǎn)單地用電腦打上幾句話做個(gè)約定就算簽訂合同，結(jié)果往往造成合同條款不完善，責(zé)、權(quán)、利表述不正確或不清，意思表達(dá)模糊，極易引起合同糾紛。

1.2.3 不簽訂正式的書面合同

企業(yè)的一切經(jīng)營活動(dòng)，書面合同是非常重要的，它是當(dāng)事人之間約定的重要憑據(jù)，它是雙方發(fā)生糾紛時(shí)最直接、最明顯的證據(jù)，規(guī)范、詳盡的項(xiàng)目合同能起到有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的作用，不簽訂正式的書面合同而采用口頭協(xié)議或其他方式代替會(huì)為企業(yè)或單位帶來嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)漏洞，不符合現(xiàn)代企業(yè)的內(nèi)部控制管理規(guī)范，缺少了有效的書面合同的支撐，哪怕你其他方面做到滴水不漏，也無法通過內(nèi)部控制審查。

1.2.4 合同所規(guī)定的條款可執(zhí)行性弱

合同中只規(guī)定原則條款，而沒有規(guī)定具體的操作性條款，導(dǎo)致合同所規(guī)定的條款可執(zhí)行性弱或執(zhí)行難度大，給合同履約帶來難度，也會(huì)給合同雙方當(dāng)事人對(duì)同一件事，同一個(gè)問題帶來不同的理解，履約方無法達(dá)到項(xiàng)目要求，最終出現(xiàn)不必要的糾紛。

1.3 合同履約階段

1.3.1 合同工期不可控

一方面，履約方為了按時(shí)完成合同規(guī)定內(nèi)容，偷工減料，加班加點(diǎn)，為項(xiàng)目帶來重大的安全風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；另一方面，存在履約方由于自身原因，不按照合同規(guī)定和要求履行合同約定，故意拖延工期，給項(xiàng)目方造成經(jīng)營損失。

1.3.2 合同轉(zhuǎn)承包造成合同履約不可控

未經(jīng)項(xiàng)目方批準(zhǔn)和同意，履約方將合同內(nèi)容私自轉(zhuǎn)承包第三方，缺乏有效的分包合同管理，承包方與第三方之間的合同界面不清，責(zé)、權(quán)、利不明確，就會(huì)造成整個(gè)合同的履約無法得到有效監(jiān)控。

1.3.3 合同不合理變更

合同一旦簽訂后，避免反復(fù)地變更合同工作內(nèi)容或條款，尤其是不合理變更。因?yàn)楹贤牟缓侠碜兏浅霈F(xiàn)在無法完成項(xiàng)目任務(wù)而降低工作要求和標(biāo)準(zhǔn)，變更工作內(nèi)容，最終結(jié)果往往是違背項(xiàng)目實(shí)施方的初衷和想要達(dá)到的目的。

1.3.4 完成質(zhì)量不好，履約不理想

合同簽訂后需要通過履約才能實(shí)現(xiàn)交易目的，合同簽訂得再完美，若得不到履行人員的嚴(yán)格、有效地執(zhí)行，也只是一紙空文。除人為因素外，合同履行中存在著部門的交叉風(fēng)險(xiǎn)，投資、法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等部門的協(xié)同不夠帶來風(fēng)險(xiǎn)；尤其在一些履行期間較長(zhǎng)的合同中，可能時(shí)常發(fā)生合同談判簽約部門人員與實(shí)際履行部門人員不一致，原合同履行部門人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)與實(shí)際履行部門、人員交接不到位造成合同履行出現(xiàn)斷檔等情況。最終導(dǎo)致合同實(shí)際履行情況遠(yuǎn)沒有達(dá)到合同實(shí)施方想要的效果。

1.4 合同監(jiān)管工作

1.4.1 未建立有效健全的合同管理規(guī)章制度體系

企業(yè)合同管理制度是合同管理的關(guān)鍵；構(gòu)建合同管理體系，建立適合企業(yè)的合同管理制度是科學(xué)化合同管理的關(guān)鍵。有些企業(yè)合同管理制度不完備，缺乏合同風(fēng)險(xiǎn)控制能力，也不具備應(yīng)對(duì)合同糾紛和維權(quán)處理的能力；有些企業(yè)雖然有合同管理制度，但僅限于制度層面，未得到有效執(zhí)行和落實(shí)，以上情況往往導(dǎo)致企業(yè)合同管理失控、混亂。

1.4.2 無完善的合同管理機(jī)制

企業(yè)如果沒有專門的合同管理機(jī)構(gòu)，隨意找人或不相關(guān)部門承擔(dān)，這些人或部門往往會(huì)忽視合同管理的重要性；如果未建立有效的合同管理機(jī)制，不能明確合同管理中各部門的職責(zé)和任務(wù)，就不能有效督促各相關(guān)的業(yè)務(wù)部門落實(shí)自身工作，通力合作，共同防范合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

1.4.3 合同管理人員素質(zhì)不夠高

合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接影響著合同管理的質(zhì)量，必須加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的合同法律知識(shí)和簽約技巧方面的培訓(xùn)。企業(yè)應(yīng)該重視合同管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，堅(jiān)持專人專崗，避免兼職，讓其充分投入到合同管理工作中，更加深入細(xì)致地開展和研究合同管理工作，避免合同管理的失誤。

1.4.4 管理意識(shí)淡薄、管理手段落后

對(duì)合同履行情況的監(jiān)控力度不夠，在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的形勢(shì)下，合同已經(jīng)成為企業(yè)管理的必要手段。但是許多企業(yè)卻并沒有合同的監(jiān)管意識(shí)，未建立相關(guān)的合同管理機(jī)構(gòu)和制度，無法很好地規(guī)范企業(yè)的簽約行為，也不能在企業(yè)履行合同的過程中起到很好的監(jiān)督作用。

2 結(jié) 語

企業(yè)合同管理就是為了降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)自身合法權(quán)益，促使企業(yè)經(jīng)濟(jì)朝著健康的軌道發(fā)展。企業(yè)要強(qiáng)化法律意識(shí)，充分重視合同規(guī)范性和重要性，切實(shí)做好合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析和評(píng)價(jià)，警惕合同履行過程中的各文本和行為的風(fēng)險(xiǎn)情況。

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