人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案電子信息化建設(shè)與管理

張夢婷

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)、新媒體的興起，各行各業(yè)的業(yè)態(tài)發(fā)生了較大的變化，市場化進程的加深增強了人才流動性，進而催生了人才服務(wù)機構(gòu)的發(fā)展。人才服務(wù)機構(gòu)在人事檔案管理方面受到數(shù)字化浪潮的影響，管理模式有待轉(zhuǎn)變。本文旨在分析人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)之上，提出人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案管理電子信息化建設(shè)管理意義，并提出人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案電子信息化建設(shè)與管理發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；人才服務(wù)機構(gòu)

1 引言

近年來，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)的興起，新領(lǐng)域的不斷活躍，市場對人才的需求增強，崗位也更佳多樣化，導(dǎo)致人才流動規(guī)模不斷擴大。各地人才服務(wù)機構(gòu)管理的流動人員人事檔案數(shù)量也隨著不斷增加。據(jù)武漢市人才服務(wù)中心對全市流動人員檔案調(diào)查，2014年全市現(xiàn)有流動人員人事檔案近54萬份中，因國企改制而下崗失業(yè)人員人事檔案約15萬份，占28%；回生源地就業(yè)及未就業(yè)應(yīng)往屆畢業(yè)生檔案15.7萬份，占29%；新經(jīng)濟組織和新社會組織及專業(yè)技術(shù)人員、國企代理人員18萬份，占33%；出國留學(xué)、國企管理等其他人員5.3萬份，占10%；據(jù)統(tǒng)計，近年每年轉(zhuǎn)入人才服務(wù)中心的流動檔案在4萬份左右，轉(zhuǎn)出約1萬份，每年新增檔案3萬份。

人事檔案是社會公共信息一個非常重要的組成部分，通過檔案可以查實個人的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)技能職稱、社會關(guān)系、過往獎懲等情況。無論對企業(yè)人力資源開發(fā)管理還是人們的工作生活都有重要的影響，人才服務(wù)機構(gòu)做好人事檔案管理工作對個人、單位以及人才資源開發(fā)都有極其重要的作用。

但是，由于人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案管理的政策、手段相對滯后，流動人才人事檔案現(xiàn)存的管理模式出現(xiàn)資源時效性弱、整合度不高、檢索利用開發(fā)不足等問題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)的興起，人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)潮流，從側(cè)重實物靜態(tài)管理向電子信息化建設(shè)管理的動態(tài)管理邁進，從傳統(tǒng)手工到充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，逐步實現(xiàn)人事檔案管理的電子信息化建設(shè)。

2 人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 管理觀念落后

受到市場環(huán)境因素和用人單位需求的影響和制約，人才服務(wù)機構(gòu)的人事檔案管理還處于粗放型的發(fā)展階段，沒有體現(xiàn)在人才的市場化運作之中。比如檔案的查詢、借閱、提取、轉(zhuǎn)存還是需要檔案當(dāng)事人現(xiàn)場辦理或者代為辦理，雖然很多信息可以通過互聯(lián)網(wǎng)查詢，仍然與人事檔案信息化、智能化管理差距較大。

2.2 整體轉(zhuǎn)變建設(shè)難度大

互聯(lián)網(wǎng)時代用戶獲取信息的方式發(fā)生了極大的變化，信息獲取日益方便、快捷，打破了時空限制，人才服務(wù)機構(gòu)的人事檔案管理體系要向著信息化方向轉(zhuǎn)變，不單單是一個單一部門的責(zé)任和工作，必須從管理決策層進行判斷和決策，層層推進，才能逐步實現(xiàn)電子信息化建設(shè)與管理。而且在轉(zhuǎn)變過程中，還要覺察市場發(fā)展和技術(shù)發(fā)展動向，邊改變邊修正，難度較大。

2.3 缺乏有效的專業(yè)團隊和考核機制

傳統(tǒng)的檔案管理以手工人力為主，現(xiàn)代化的人事檔案管理逐步向信息化方向發(fā)展。人才服務(wù)機構(gòu)面對的檔案管理較之于其他機構(gòu)流動性更頻繁、數(shù)量更大、種類更多，傳統(tǒng)的團隊在檔案管理方面有優(yōu)勢，但在人事檔案電子信息化進程中就缺乏有效的專業(yè)團隊合作。加上對于檔案管理人員的素質(zhì)考核制度一定程度上還停留在傳統(tǒng)階段，對電子信息化建設(shè)管理進程中的考核制度還不夠完善。

3 人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案電子信息化建設(shè)意義

3.1 有利于人事檔案資料的有序管理和高效利用

人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案是數(shù)量龐大的資料，且流動性高，存取頻率高，實現(xiàn)人事檔案電子信息化建設(shè)與管理可以讓人才服務(wù)機構(gòu)的檔案管理不再費時費力。實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需要一次錄入即可多次利用，可以實現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享，提高工作效率，也便于用戶與阿成查閱檢索。

3.2 有利于人才服務(wù)機構(gòu)電子信息化建設(shè)與管理的標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)

人才服務(wù)機構(gòu)要實現(xiàn)電子信息化建設(shè)與管理，人事檔案管理必須實現(xiàn)信息化，這是實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的必經(jīng)之路。檔案管理涉及流動人才的檔案進、管、出的全過程，只有通過電子信息化技術(shù)建設(shè)與管理才能使得人才服務(wù)機構(gòu)了解實時數(shù)據(jù)、優(yōu)化管理模式，并約束和規(guī)范從業(yè)人員，將人的不統(tǒng)一因素最大限度縮小，規(guī)范操作流程。

4 人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案電子信息化建設(shè)與管理發(fā)展方向

4.1 人事檔案向著電子化方向發(fā)展

人事檔案電子化即數(shù)字化，是人才服務(wù)機構(gòu)開展人事檔案電子信息化建設(shè)工作的重要內(nèi)容。一方面人才服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)將人事檔案的基本信息和日常管理信息通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)進行收集，以便于人事檔案信息的聯(lián)網(wǎng)檢索、統(tǒng)計分析；另一方面機構(gòu)要將現(xiàn)存的傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案通過掃描、錄入等方式轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于遠程檢索查閱，最終形成數(shù)字檔案庫。

4.2 管理手段向著信息化方向發(fā)展

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶獲取信息、處理資料的方式和手段都有很大的變化。人才服務(wù)機構(gòu)服務(wù)的對象是流動人才，他們的人事檔案流動性大、檢索使用頻繁，管理手段借助現(xiàn)代化技術(shù)實現(xiàn)信息化管理，有助于提高人事檔案的利用率，且能夠最大限度的保護傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，避免其受到不必要的損害。還有助于保障人事檔案的真實性和時效性，使得檔案管理與存放更加系統(tǒng)規(guī)范，便于查閱利用。

4.3 人事檔案管理團隊向著專業(yè)全能化方向發(fā)展

現(xiàn)代化的人事檔案管理人才是人才服務(wù)機構(gòu)實現(xiàn)人事檔案電子信息化建設(shè)與管理的保證。目前來看，大部分檔案管理工作人員對檔案管理的管理知識不夠深入，加上現(xiàn)代化、信息化工作的開展，更是會遇到較大阻礙，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作開展不利。要改變這種狀況，人事檔案管理團隊必須向著專業(yè)全能化方向發(fā)展，既有檔案管理工作知識，也有電子信息化建設(shè)技能，才能使得人才服務(wù)機構(gòu)的人事檔案管理發(fā)展邁上一個新臺階。

5 總結(jié)

綜上，人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案電子信息化建設(shè)與管理是實現(xiàn)信息化人事信息管理模式的必要工作內(nèi)容，對實現(xiàn)整個機構(gòu)的信息化社會服務(wù)模式有非常重要的現(xiàn)實意義。同時，這也是一項長期而艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，機構(gòu)相關(guān)部門務(wù)必要認清形勢，積極應(yīng)用信息化技術(shù)創(chuàng)造條件，促進人事檔案管理的根本變革。

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