淺析如何有效提高高校檔案管理成效

楊凡

摘 要：高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)與發(fā)展過程中的信息記錄的綜合，有效的對(duì)高校檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對(duì)于高校的健康、穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義。當(dāng)前，隨著高校的進(jìn)一步擴(kuò)招，專業(yè)的進(jìn)一步細(xì)分等，對(duì)高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理提出了更高的要求。本文筆者就當(dāng)前教學(xué)單位二級(jí)學(xué)院檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合自身的想法和認(rèn)識(shí)，談?wù)勅绾斡行ё龊酶咝６?jí)教學(xué)單位檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；二級(jí)教學(xué)單位；管理；發(fā)展；

1 什么是檔案管理

亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。

2 高校檔案管理工作的作用

高校的檔案管理涵蓋了高校所有行為信息的綜合，在二級(jí)教學(xué)單位中的檔案管理，一般包過教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)管理、學(xué)術(shù)研究等等相關(guān)的內(nèi)容，對(duì)二級(jí)教學(xué)單位的發(fā)展具有重要的作用。

1、教學(xué)評(píng)估

高校二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)評(píng)估與考量，是衡量高校二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)成果的重要標(biāo)準(zhǔn)。這一切的評(píng)估工作，離不開的就是教學(xué)檔案的全面化與細(xì)致化，這些細(xì)化的材料不僅僅是高校開展教學(xué)評(píng)估的重要基礎(chǔ)和內(nèi)容，也是今后高校在改革與發(fā)展過程中的重要借鑒材料，有利于高校在不斷發(fā)展的過程中，自我反思、自我管理、自我提高。

2、改革與發(fā)展

近年來，針對(duì)高校教學(xué)與管理的改革工作一直在不斷的建設(shè)和完善過程中，涉及到高校教學(xué)體制、模式、管理等方方面面的問題。改革的前提和基礎(chǔ)是基于對(duì)高校發(fā)展的全面認(rèn)識(shí)和深入研究，而這一切的來源就是檔案資料與信息。

3、科研活動(dòng)

高校的存在不僅僅是在育人，更是組織各種類型的科研活動(dòng)，為國家的發(fā)展提供內(nèi)在的動(dòng)力。衡量一所高校能力高低與否，不僅僅是看畢業(yè)生的就業(yè)率，更是要衡量高校在科研方面的能力和結(jié)果。而高校檔案則為科研活動(dòng)提供了更多的開展經(jīng)驗(yàn)和研究基礎(chǔ)，幫助更多的科研人員進(jìn)行更深入的科研活動(dòng)。

4、轉(zhuǎn)變教學(xué)思維與模式

中國地域廣大，高等教育發(fā)展不平衡，中西部在師資配備、教育資源整合等整個(gè)教育水平方面屬于相對(duì)落后狀態(tài)。利用高校檔案信息資源，借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)渠道，可以更加廣泛深入地開展電視遠(yuǎn)程高等教育，對(duì)于發(fā)揮東部高水平的教育資源，推進(jìn)中西部教育發(fā)展，具有其他方面不可替代的作用。

3 當(dāng)前高校檔案管理中存在的問題

1、相關(guān)檔案管理人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

一部分的高校檔案管理人員，尤其是教學(xué)單位二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員，對(duì)于檔案管理的重要性和意義缺乏一定的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際的工作過程中無法充分的履行自己的職責(zé)，也沒有完全發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性，這些因素都嚴(yán)重的制約了高校檔案長效提高的可能。

2、現(xiàn)代化的檔案管理體系還沒有完善

雖然近年來，現(xiàn)代檔案管理的不斷發(fā)展，對(duì)高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出了重要的貢獻(xiàn)。然而，在很多高校中，現(xiàn)代化的檔案管理體系和模式還沒有建設(shè)和完善，存在一些高校二級(jí)教學(xué)單位仍然“紙上談兵”，制約了現(xiàn)代化檔案管理成效的發(fā)展。

3、制度與規(guī)范還需要進(jìn)一步的建設(shè)和完善

很多高校在檔案管理工作缺乏一定的工作規(guī)范與制度，檔案工作人員崗位職責(zé)與職能不明確。雖然高校在檔案管理的崗位上有大的體系和制度，然而在細(xì)化的崗位職責(zé)和職能上缺乏有效的劃分。

4 提高高校檔案管理成效的幾點(diǎn)思考

1、深化思想認(rèn)識(shí)，提高工作成效

想要提高高校檔案管理成效，最重要的就是對(duì)于每一個(gè)檔案管理人員自身的管理。高校應(yīng)該重視檔案管理人員的思想教育工作，充分激發(fā)每一個(gè)檔案管理人員參與管理、科學(xué)處理、強(qiáng)化過程的檔案管理工作過程，以主動(dòng)積極的工作作風(fēng)和認(rèn)識(shí)投入到高校檔案管理工作中去。

2、細(xì)化崗位職責(zé)，激發(fā)崗位職能

檔案工作是高校工作的有機(jī)載體，要細(xì)化崗位職責(zé)，在原來大的部門規(guī)章制度和崗位職責(zé)要求基礎(chǔ)上，進(jìn)一步的區(qū)分崗位的內(nèi)容和職責(zé)，細(xì)化工作內(nèi)容與職責(zé)，進(jìn)一步的提高檔案管理工作的工作成效，堅(jiān)決避免“當(dāng)一天和尚，撞一天鐘”，或者“一個(gè)和尚有水喝，三個(gè)和尚沒水喝”的現(xiàn)狀，進(jìn)一步的提高檔案管理人員自身的主動(dòng)性和積極性的工作。

3、重視對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的投入

現(xiàn)代化的檔案管理離不開現(xiàn)代化的辦公設(shè)施和軟件配套。所以，高校在檔案管理現(xiàn)代化的過程中，應(yīng)該切實(shí)的重視對(duì)基礎(chǔ)辦公設(shè)施、硬件、軟件配套的投入，加快高校檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)行，推動(dòng)數(shù)字化、信息化檔案管理模式的建設(shè)和完善，推動(dòng)現(xiàn)代高校檔案管理的長足發(fā)展，為全面的提高高校檔案管理成效打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4、科學(xué)的對(duì)每一個(gè)檔案管理人員進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)

人是檔案管理的核心，高校應(yīng)該切實(shí)的重視對(duì)檔案管理人員的考核與評(píng)價(jià)工作。在對(duì)每一個(gè)檔案管理人員的考核過程中，應(yīng)該切實(shí)的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案工作中粗狂、簡單的評(píng)價(jià)體系，科學(xué)的把關(guān)乎到檔案管理全部過程的內(nèi)容都納入到檔案管理的考核體系中去，全面有效的對(duì)每一個(gè)檔案管理人員進(jìn)行公平、公正的考核，并且把考核的內(nèi)容和結(jié)果與每一個(gè)檔案管理人員自身的待遇掛鉤，激勵(lì)每一個(gè)檔案管理人員充分的發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性，推動(dòng)高校檔案管理成效的穩(wěn)定發(fā)展。

5、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)與發(fā)展

最后，高校應(yīng)該切實(shí)的加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，定期或者不定期的開展各種類型的檔案管理工作培訓(xùn)或者講座，重視對(duì)每一個(gè)檔案管理人員自身思想教育，樹立良好的工作思維和情操，推動(dòng)高校檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與發(fā)展，為全面推動(dòng)現(xiàn)代化高校檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]《科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)》2005年第15卷總目次（總第94～117期）[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì).2005（24）

[2]信息時(shí)代如何加強(qiáng)高校檔案管理工作[J].張瑩.北京交通管理干部學(xué)院學(xué)報(bào).2005（02）

[3]試論高校合并后檔案管理工作的整合與創(chuàng)新[J].戴典芬.金陵科技學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2005（01）

[4]淺談高校基建檔案的現(xiàn)代化管理[J].杜映池，陳堅(jiān).山西高等學(xué)校社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào).2004（S1）

[5]高?？萍紮n案管理工作與高?？蒲泄ぷ鱗J].孫曉云.黑龍江高教研究.2004（08）

[6]高校科技檔案規(guī)范管理及情報(bào)開發(fā)[J].王少君.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì).2004（05）